Como estabelecer prioridades

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“Não basta estar ocupado. A questão é: estamos ocupados com o quê?”. A frase foi proferida pelo escritor Henry Thoreau no século passado. No entanto, ela é tão atual que parece ter sido dita ontem. Afinal, vivemos numa era em que nunca temos tempo para nada devido à correria do dia a dia. Mas, será mesmo que estamos dedicando esforços para o que realmente importa?

 Muitas pessoas cometem erros por não saberem como priorizar suas atividades, ou por simplesmente não fazerem isso. No trabalho, um bom exemplo é ver profissionais optarem por fazer o que mais gostam antes, sem se atentar que estão procrastinando assuntos que precisam ser finalizados já. Quase sem querer, acabam realizando aquela planilha com pouca maestria ou não conseguem cumprir prazos.

 No âmbito pessoal, é comum as pessoas trocarem encontros familiares ou amistosos, aos quais desejam ir, por questões que talvez não tenham tanta relevância, simplesmente por não prestarem atenção à sua própria agenda. O pior é que, ao perceberem, encontram uma série de culpados, menos a si mesmo.

 Para evitar que isso aconteça e ainda ganhar mais produtividade e eficiência, é fundamental estabelecer prioridades dentro de seu planejamento, e de acordo com o seu objetivo. Confira nossas dicas:

 Listar

Separe alguns minutinhos para se programar e faça disso uma rotina. Comece elencando as suas tarefas e analise o tempo necessário para realizá-las – levando em consideração recursos, métodos, entregas e metas. O ideal é que você consiga preencher apenas 60% do seu dia com elas e separar os outros 40% para imprevistos e interrupções – nós bem sabemos que acontecem com mais frequência do que gostaríamos.

 Avaliar

Avalie os afazeres listados e atribua graus de importância a cada um seguindo três frentes:

  • Afetiva: quando há prazer em executar a tarefa
  • Instrumental: quando há utilidade em fazer a tarefa
  • Moral: quando há sentido de dever (tenho que fazer).

 Em seguida, confronte com os níveis de urgência:

Muito importante e muito urgente: devem ser feitas imediatamente, caso não queira sofrer consequências ruins.

Muito importante e pouco urgente: ao contrário dos “incêndios”, essas são as atividades que são feitas porque são benéficas a você.

Pouco importante e muito urgente: embora sejam para ontem, não te levam a lugar nenhum – e são as mais comuns de aparecerem.

Pouco importante e pouco urgente: costumam ser atividades mais agradáveis, entretanto, sem benefício algum.

 Agir

Conhecendo as suas ocupações e os valores que cada uma delas possui, é hora de agir. Organize-se para ter um cronograma largo para as entregas, comece o dia com aquilo que for prioritário, e delegue funções, principalmente, as operacionais. No fim do dia, reveja o que fez, falhas e acertos, e planeje o seguinte. Você perceberá seus dias fluindo com mais eficiência e qualidade!

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