Como preparar uma reunião eficaz

Como preparar uma reunião eficaz

5 passos para organizar o encontro e colocar em prática as discussões e as soluções propostas

Muitas empresas perdem tempo promovendo encontros que poderiam ser rápidos e produtivos, mas, na prática, são cansativos e demorados. Para evitar que isso aconteça, preparamos este guia com cinco passos básicos sobre como preparar uma reunião eficaz.

1º Passo: objetivo

Comece a preparar a reunião definindo claramente o seu objetivo. Caso contrário, corre-se o risco de não chegar a conclusão alguma, além de desviar o foco dos colaboradores, que pararam seus afazeres sem saber o porquê, o que acaba se tornando perda de tempo e de dinheiro. Por isso, pense exatamente aonde quer chegar e reflita se a ocasião é realmente importante. Afinal, outra vez, se o assunto pode ser resolvido com um simples e-mail, não há razão para realizá-la.

2º Passo: pauta

Após certificar-se da necessidade, é hora de preparar a pauta – um documento base para distribuir aos participantes e nortear o encontro. Liste todos os assuntos a serem discutidos e ordene-os de acordo com a prioridade, colocando as questões mais urgentes primeiro.

3º Passo: participantes

O ideal é evitar reuniões muito cheias, pois a troca de informação e a participação de todos podem ser prejudicadas, assim como a mediação do debate. Pondere as pessoas que verdadeiramente precisam estar lá e os graus de envolvimento em cada tema da ocasião. Assim, cada um saberá a hora de ouvir e a de falar e o encontro ganhará fluidez.

4º Passo: local e material

Zelar por uma sala organizada, previamente arrumada e equipada agrega agilidade. Frequentemente, perde-se um tempo precioso arrumando as mesas, parando as discussões para buscar algo, instalar uma ferramenta ou testar um material audiovisual, enquanto a equipe já está reunida. São movimentos que dispersam a atenção e fazem com que se leve mais tempo para chegar às soluções.

5º Passo: ata

A qualidade e a eficiência de uma reunião são julgadas pela ata, que inclui a definição de quem fará o quê e quando. A discussão precisa ser bem redigida para que se torne o instrumento da continuidade daquele evento, e não mera burocracia. É a partir dela que partem as ações, responsabilidades, novas metas, soluções, prazos e os passos da caminhada em busca do sucesso. Lembre-se: reuniões são estratégicas, e o que deve resultar delas são as ações!

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