A preparação de uma reunião começa com o questionamento: para que ela serve?

Grande parte dos profissionais já entrou em reuniões inúteis, feitas na hora errada, com ausência de um objetivo ou foram convocados sem razão alguma para participar. Infelizmente, tais erros são mais frequentes do que deveriam, pois, durante a preparação, líderes se esquecem de questionar a si mesmo, à sua equipe e à própria ocasião: esta reunião é realmente importante?

Todos nós sabemos que o encontro de colaboradores é uma peça imprescindível de uma gestão e que ela, inclusive, faz parte da cultura de muitas empresas. Diversas pessoas juntas em uma mesma sala podem se transformar em uma verdadeira “orquestra de ideias e soluções”, que culminarão no sucesso em vários sentidos.

No entanto, seja pela correria do dia a dia, seja pela falta de preparo dos próprios responsáveis, esta ferramenta quando mal preparada pode se tornar um grande fiasco e perda de tempo e de dinheiro. Não é à toa que em qualquer organização, sempre existe aquele time que torce o nariz só de ouvir a palavra. Por isso, elencamos algumas perguntas, cujas respostas podem norteá-lo na elaboração da reunião, ajudando a tornar o encontro mais produtivo e relevante.

Para que deve servir esta reunião?

A resposta deve se enquadrar em categorias como: informação, discussão, decisão, solução de problemas, mudanças…

O objetivo está bem claro e definido?

Se ainda existem dúvidas, faltam informações, não há clareza sobre o que se pretende atingir ficará muito mais difícil direcionar a conversa a fim de alcançar os resultados.

Este é o único meio ou a melhor forma de conquistar o objetivo?

Lembre-se que fazer os colaboradores pararem seus afazeres desnecessariamente pode gerar um problema muito maior.

É o momento certo?

Por exemplo: vamos realizar uma reunião de informação e comunicar a decisão tomada pela diretoria. Mas, esta deliberação ainda não está completamente madura. Será que é conveniente dizer agora ou melhor esperar até que se esteja tudo certo?

Se não fizer esta reunião, quais seriam as consequências?

Uma lista de prós e contras juntamente com um estudo sobre o assunto pode auxiliar nesta análise.