Não é segredo para ninguém que as reuniões de trabalho são peças-chave de uma gestão e uma oportunidade para os profissionais mostrarem o seu talento. Isso, é claro, quando bem preparadas, conduzidas e habilmente utilizadas pelo líder. Mas, muitos ainda têm dúvida sobre a importância das reuniões informativas. Será que elas são realmente necessárias?

Para responder a esta pergunta, é essencial entender que este tipo de encontro objetiva exclusivamente a comunicação e a troca de conhecimento. Por exemplo: o gestor reúne o grupo na intenção de dividir o que aprendeu durante o período em que atuou em uma das filiais fora do país ou para apresentar a dificuldade enfrentada pela companhia e a decisão tomada a respeito.

De maneira geral, as reuniões de informação devem permitir que os colaboradores executem com maior eficácia as suas tarefas e que conheçam e compreendam melhor as necessidades e as metas da empresa, ao situá-los com relação ao andamento dos trabalhos. Consequentemente, isso ajudará no sentimento de integração, tanto com a equipe, como com a corporação.

Dessa forma, a ferramenta não se restringe em apenas notificar com fins estritamente operacionais, ela atua como um dos instrumentos da política de informação, que fomenta a participação. Isso porque tais assembleias satisfazem a necessidade e a legitimidade dos profissionais de querer saber a respeito da vida da companhia em que trabalham (projetos, crises, rumos a serem tomados…) e de aprender pelo compartilhamento de experiências.

Entretanto, este efeito depende da correta condução e da sucessão da regra básica: nenhuma questão deve ser abordada, tampouco, solucionada durante a ocasião. Mas, caso algum ponto extra seja levantado, vale lembrar que é muito mais produtivo e eficaz examiná-lo posteriormente e tratá-lo em um novo ensejo, pois uma discussão necessita de uma preparação e uma condução diferente de uma pura exibição de dados.