Organização, arrumação, limpeza, padronização e disciplina proporcionam um ambiente limpo, agradável, seguro e com maior produtividade e qualidade

Fim de ano é tempo de reflexão, confraternizações e renovações. É tempo também de realizar aquela faxina, descartar inutilidades, organizar as coisas. Então, que tal aproveitar esta época para conhecer um programa que tem tudo a ver com este clima e ainda traz vantagens? 5S ou Housekeeping envolve um conjunto de técnicas que buscam otimizar o local de trabalho e aumentar a produtividade e a qualidade.

Criado no Japão, o conceito propõe a organização, arrumação, limpeza, padronização e disciplina (que são os 5S) como um plano estratégico para alcançar o sucesso. Inicialmente realizada nas casas, a ideia foi inserida nas empresas transformando a cultura e o comportamento dos profissionais, desenvolvendo o espírito de equipe, prevenindo acidentes, reduzindo custos e eliminando desperdícios.

Para que a adesão seja satisfatória, o primeiro passo é sensibilizar a todos para estimular o comprometimento. Por isso, é fundamental envolver todas as esferas hierárquicas da empresa, assim como estabelecer gestores e comitês para facilitar a implementação e manutenção do programa.

1. SEIRI – Organização

Primeiro, precisamos identificar a utilidade de cada objeto ou dado. Depois, vamos organizar todo esse material, alocando-o de acordo com o senso de utilização. Por exemplo, o que é usado diariamente fica na própria estação de trabalho e o que tiver menor frequência de uso vai para o almoxarifado. Tudo aquilo que for desnecessário deve ser descartado – mas, é claro, com cautela para não perder nada importante.

Vantagens: libera espaço, diminui riscos e elimina itens inúteis.

2. SEITON – Arrumação

Após o Seiri, é hora de arrumarmos as coisas de maneira inteligente para que sejam acessadas facilmente. A chave aqui é simplificar, disponibilizando móveis, materiais e dados próximos aos colaboradores. Além disso, ajeitar os pertences de cada um em sua própria mesa confere mais agilidade ao cotidiano.

Vantagens: economia de tempo, facilidade para encontrar o que precisa, redução de acidentes e pontos “perigosos” no ambiente.

3. SEISO – Limpeza

Esta palavra significa limpeza. Todo o lixo deve ser extinto do chão ao teto, passando por gavetas e estantes. É necessário ainda investigar agentes que agridem ou atrapalham a atmosfera, como a causa daquela sujeira, má iluminação, odores, ventilação excessiva ou insuficiente e, obviamente, solucioná-las. Ou seja, é um cuidado com o ambiente como um todo.

Vantagens: ambiente limpo e agradável, conservação dos materiais, menos desperdício, maior segurança.

4. SEIKETSU – Padronização

Agora, vamos à padronização. As atividades e as responsabilidades diárias de cada um devem ser detalhadas. Todos devem estar conscientes da importância destas ações para manter a organização, arrumação e limpeza. Quando o recinto se torna limpo e agradável com um clima de cooperação, os colaboradores tendem a segui-lo, até para não destoar do grupo. Vale ressaltar que uma dose de perseverança será necessária para provocar a mudança no comportamento e na rotina das pessoas e, consequentemente, transformar os 5S em um hábito.

Vantagens: equilíbrio físico e mental, melhora no local de trabalho, nas áreas comuns, e nas condições de segurança.

5. SHITSUKE – Disciplina

A última etapa ditará se o programa foi consolidado ou não através da disciplina, do cumprimento e do comprometimento de cada um nas fases anteriores. É quando os colaboradores seguem os 5S sem a necessidade de serem lembrados ou fiscalizados. A dica aqui é envolver as pessoas na discussão e na elaboração das normas de procedimento adotadas pelo 5S.

Vantagens: trabalho diário agradável, qualidade, produtividade e segurança no trabalho, melhora nas relações entre colegas, cumprimento dos procedimentos operacionais e administrativos, valorização do ser humano.