Hoje há vários tipos de comunicação, assertiva, personalizada, ascendente, descendente, lateral, entre outras. Mas, todas elas convertem às duas partes: ao emissor (ou locutor) e o receptor (ou interlocutor), que varia dependendo da situação. Pode ser entre líder e equipe, líder e um membro da equipe, líder e superior, superior e colaborador, a empresa e cliente e, assim, por diante. Na verdade, a forma como nos comunicamos é que faz toda diferença.
Uma das maiores tendências atualmente no mercado é a comunicação personalizada, um conceito referente ao modo como as empresas interagem com seus clientes.
Como é fácil conhecer seus públicos a partir do uso de dados, ampliou-se a possibilidade de aprimorar a abordagem, conseguindo uma interação bem mais próxima, mais pessoal, principalmente por meio das redes sociais.
Cada cliente apresenta um perfil e exige formas específicas de comunicação. Reconhecendo a característica de cada cliente é possível ter mais assertividade na comunicação. Podemos trabalhar 4 estilos de comunicação: Despertar, Aconselhar, Envolver e Trocar. A maneira como lidamos com cada um destes estilos é que torna a comunicação mais eficaz.
Despertar – este perfil é quando o cliente tem pouco conhecimento sobre o assunto que será abordado ou, se mostra resistente para falar, cabe ao locutor conquistar a sua confiança quebrando essa barreira e despertando a sua necessidade. Quando isto acontece, pode ser o início de uma relação futura.
Aconselhar – é o contrário do perfil “despertar”, o cliente tem competência sobre o assunto que será tratado, mas quer conhecer melhor a respeito ou encontrar uma solução para sua necessidade específica. Nesse caso, o locutor tem que se preparar bem e fornecer todas as informações e explicações que o cliente precisa, fazendo com que ele se sinta atendido e confiante na relação. Aqui o foco deve estar voltado para solução e na relação.
Envolver – é o mesmo do perfil “aconselhar”, o cliente conhece o assunto a ser tratado, sabe que temos capacidade de encontrar a solução que necessita, mas, a princípio, não está motivado a nos dar essa oportunidade. Nesse caso é importante envolvê-lo ao máximo para provocar nele o desejo de ação, agir. Aqui são importantes a relação e a competência do locutor para encontrar uma solução.
Trocar – o cliente tem competência sobre o assunto a ser tratado e, está disposto, demonstra vontade em falar a respeito ou de procurar soluções. Nesse caso, o importante é deixá-lo escolher os meios e colocar em prática seus conhecimentos, para favorecer ao propósito de ambos.
Para o melhor entendimento e maior assertividade na comunicação com o cliente é preciso levantar qual o perfil e estilo de comunicação a ser adotada. Usando a informação para ter assertividade e conseguir se comunicar com clareza e dinâmica, criando um canal aberto que permite o diálogo entre as partes, confiança e entendimento.
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A Dynargie oferece solução de Comunicação Personalizada, para situações de negociação e vendas, apresentando estruturas simples e práticas que transformam a comunicação eficaz entre o locutor e o interlocutor, com a dinâmica adequada para geração de resultados e uso sustentável da energia, contribuindo para maior produtividade e equilíbrio no clima.
Atuamos no human side of business com o propósito de transformar comportamentos e impactar resultados. Nossas soluções estão em linha com as necessidades atuais de formação e desenvolvimento e fazem parte de nosso DNA. Em nossos programas, antes das técnicas, abordamos a importância da mentalidade adequada para lidar com esse novo contexto de mundo.
Secretária bem-sucedida é um perfil que o mundo corporativo deseja. Isso porque secretárias, secretários e assistente executivos são vitais em empresas de todos os portes e setores. São esses profissionais que zelam por cada detalhe para que a administração e a execução de seus assessorados e suas equipes tenham êxito. Ou seja, das reservas no restaurante à negociação com clientes, lá estão eles organizando, planejando e deixando tudo certinho para que os negócios (e a empresa) decolem. Assim, diante de tamanha responsabilidade, destacamos 4 dicas para uma secretária executiva ser bem-sucedida!
Secretária bem-sucedida compreende a profissão e o seu papel
Para se tornar uma secretária bem-sucedida é preciso compreender o seu papel e as mudanças no setor. Com efeito, ao longo dos anos, a profissão evoluiu bastante. Basta ver que há décadas aquele que já foi o símbolo da profissão, a máquina de escrever, ficou para trás. A evolução tecnológica e os novos tempos têm exigido pessoas versáteis para atuar no ramo. Hoje, secretárias, secretários e assistentes executivos conquistaram inúmeras responsabilidades. A carreira ganhou um tom de liderança. Por isso, fazer a triagem entre o que deve ou não ser levado à chefia se tornou sinônimo da habilidade de orquestrar diversos setores.
Essa evolução gera grandes exigências para ser uma secretária executiva bem-sucedida. Portanto, mais que um curso de datilografia, como no passado, é preciso graduação, especialização, experiência, idiomas, entre outros. Esses profissionais continuam cuidando dos compromissos de seus assessorados, inclusive da vida pessoal. Mas hoje a demanda vai além e exige conhecimento para que possam comandar equipes, trazer filiais do exterior, auxiliar líderes estrangeiros que passam a atuar no país etc. Isso sem falar que são secretárias, secretários e assistente executivos que resolvem questões e se adiantam às contingências – e sem deixar faltar aquele café, claro!
A entrada dos homens no mercado de trabalho
Se antes a profissão era exercida somente pelas mulheres, na atualidade, os homens vêm transformando esse perfil. Inevitavelmente, a presença masculina no secretariado executivo é uma mostra desse novo cenário da profissão e da pluralidade do mundo. Muitas empresas estão atentas à importância da diversidadee como isso pode ajudar no desenvolvimento corporativo. Ainda que a massiva maioria ainda seja feminina, a entrada deles ressalta essas mudanças e como isso pode colaborar para o setor.
Uma secretária bem-sucedida busca autoconhecimento
Após entender o seu papel, a próxima dica de como ser uma secretária executiva bem-sucedida é buscar o autoconhecimento. Assim sendo, é importante fazer uma viagem ao seu próprio interior e provocar reflexões sobre si mesma. De forma honesta, crítica e justa, analise quem você é. Observe hábitos, atitudes, pensamentos, fraquezas, conquistas, entre outros. Para facilitar, escreva! Vale fazer um diário, uma planilha, mindmap etc., elencando também qualidades, pontos a melhorar, personalidade, entre outros.
Visualizar tudo isso deve ser como se olhar no espelho e conhecer quem é aquela pessoa que quer ser uma secretária bem-sucedida. O autoconhecimento é fundamental para tomar decisões com mais segurança, reconhecer o que é preciso melhorar e cultivar os pontos fortes. E quando tiramos isso da mente e transportamos para o plano físico, somos capazes de enxergar melhor e identificar o que precisamos desenvolver. Vale reforçar que a proposta é ver aquilo que nos incomoda como algo a melhorar ao invés de encarar como um “defeito”. De fato, entender as razões dessa necessidade de aprimoramento nos move ao aperfeiçoamento.
Tenha uma
visão exterior
Em um segundo momento desse processo de autoconhecimento, peça ajuda de pessoas próximas. Saber o que elas pensam sobre você traz ótimas dicas de como ser uma secretária bem-sucedida. Assim, você pode ter insights, comprovar o que você já sabia ou repensar algumas opiniões. Imagine a seguinte situação: “Joana é uma pessoa tímida e reservada. No entanto, ela aparenta ser extrovertida. Por conta da simpatia e da habilidade de comunicação, muitos nem notam a timidez”.
Desse modo, a dica para ser uma secretária bem-sucedida é ouvir com a mente aberta e refletir depois. No caso da ilustração da Joana, algumas características são mais fortes que outras. Ou talvez ela use tais atributos para disfarçar a própria timidez. As conclusões e as reflexões são pessoais, porém, enriquecedoras para quem busca ser uma secretária bem-sucedida. É importante explicar também que chefes, colegas de trabalho, amigos e familiares podem trazer pontos de vista bastante divergentes um do outro. Afinal, podemos ser um pouco mais sérias no ambiente de trabalho do que em casa.
Autoconhecimento,
autoestima e desenvolvimento
O autoconhecimento é um caminho importante para melhorar a autoestima e promover o desenvolvimento. Então é só colocar a mão na massa para amadurecer e evoluir de forma saudável. Isso faz com que você ganhe mais confiança em almejar e conquistar a ascensão. Inegavelmente, se tornar uma secretária executiva bem-sucedida será apenas uma consequência disso.
Uma
secretária bem-sucedida desenvolve a sua comunicação
Uma das melhores dicas para ser uma secretária bem-sucedida é investir e desenvolver a sua comunicação. Isso ajuda alavancar a carreira, melhorar relacionamentos e o ambiente de trabalho, além de auxiliar na execução do trabalho em si, entre outros benefícios. Por isso, destacamos alguns quesitos fundamentais.
Comunicação oral
Para ser uma secretária bem-sucedida não basta apenas falar, mas saber como, quando, com quem e o que falar. Ter ciência disso dá um poder maior ao seu domínio da oralidade e da sua expressão. Por isso, é preciso ganhar a atenção do interlocutor, pensar antes no que dizer e usar o momento certo para tal.
Expressão corporal
Quando nos comunicamos, usamos todos os músculos da face e do corpo. Uma secretária bem-sucedida precisa dominar e usar todos esses recursos para que a mensagem seja perfeitamente compreendida. Isso mostra que tom de voz, gestos e expressões importam. Por exemplo, ao dizer de forma sincera que a pessoa pode contar com você, que tal dar um sorriso?
Linguagem
Saber adequar a sua linguagem de acordo com o público é uma habilidade imprescindível para ser uma secretária bem-sucedida. Como a profissão exige o contato com pessoas de dentro e fora da empresa, é preciso usar as palavras certas com cada perfil. Afinal, para que tanta formalidade para falar com a geração Z, que adora uma gíria?
Escuta receptiva
Saber escutar receptivamente é essencial para uma boa comunicação, especialmente para uma secretária bem-sucedida. Neste ponto, é preciso ir além de ouvir, mas dedicar atenção, querer saber o que outro tem a dizer, demonstrar interesse e, sobretudo, estar de coração e mente abertos.
Secretária
bem-sucedida tem atitudes positivas
Ter atitudes positivas é fundamental para quem quer ser uma secretária executiva bem-sucedida. A dica é importantíssima porque transforma o ambiente de trabalho, gerando mais proatividade, um clima mais amistoso e equipes mais colaborativas. E basta uma única pessoa para influenciar a empresa toda. Então, por que não começar com você?
Atitudes
positivas nos relacionamentos
Para a carreira, a atitude positiva de forma mais universal é benéfica em diversos aspectos. Nos relacionamentos, isso ajuda não só a construir, como também, a fortalecer relações. A forma como enxergamos o mundo ganha mais compreensão e empatia. Por essa razão, as pessoas se relacionam de forma mais saudável.
Atitudes
positivas no cotidiano
Para ser uma secretária executiva bem-sucedida é preciso enfrentar obstáculos. Um milhão deles todos os dias. Dessa forma, com uma visão mais positiva, mesmo diante do estresse, conseguimos enxergar a situação sob uma ótica mais positiva. Isso quer dizer que ao invés de nos desesperarmos ou resmungarmos, usamos essa energia para transformar o problema em solução. Esse comportamento também ajuda a desmontar qualquer mau humor que possa tentar nos deter.
Atitude
positiva: saber se afirmar
Um dos grandes desafios de uma secretária executiva é saber se afirmar. Isso porque a forma como nos comunicamos é fundamental para a harmonia das relações e do trabalho. Se agimos de maneira passiva demais, acabamos sucumbindo nossas vontades e nossa própria proatividade. No outro extremo, quando tentamos impor a todo custo as nossas ideias, acabamos desconsiderando o interlocutor.
Eis que o comportamento mais afirmativo acaba sendo mais adequado para quem quer ser uma secretária bem-sucedida. Mas o que é isso? Trata-se de se expressar, levando em consideração os direitos dos outros. Ao invés de responder rispidamente “tanto faz” ou “não gostei”, que tal dialogar, explicando o seu ponto de vista e se mostrar aberto a entender a visão do outro? É possível chegar a um acordo, mostrar o que está certo ou que está errado. Assim, todos os envolvidos conseguem evoluir nesse processo e evitam mágoas.
Atitude
positiva: saber dizer não
Outra grande dificuldade a ser superada para ser uma secretária bem-sucedida é saber dizer não. Uma tarefa quase impossível, sabemos bem. Mas esse exercício é crucial tanto para a sua carreira, como para o próprio bem-estar. Afinal, quantas vezes abraçamos mais uma tarefa quando já estávamos atoladas de coisas para fazer? Certamente fazemos isso pelo simples medo de negar. A questão é que essa sobrecarga pode acarretar baixa qualidade do serviço para dar conta. E aquele “sim” pode sair bem caro para a nossa ascensão e desenvolvimento.
Saber dizer não é uma arte
É claro que isso não significa recusar qualquer coisa a qualquer hora. Para aprender a dizer não, uma secretária bem-sucedida deve ser organizada e ter planejamento para avaliar a situação. Então, leve em consideração a urgência, importância e necessidade das suas atividades primeiro. Depois, analise o pedido com esses mesmos critérios e estude como ele pode ser incluído em sua lista de tarefas. Caso seja necessário refutar, você o fará com mais segurança. Também irá aprender quando e o que é preciso aceitar ou não.
Posteriormente, é hora aprender a verbalizar o não. Isso porque não adianta tentar contornar, responder com um talvez ou dar uma desculpa. Muitas vezes é preciso deixar claro a impossibilidade. E uma boa dica aqui é explicar o porquê da negação. Isso ajuda o outro a compreender o seu lado, mostrar que não é por má vontade, e que existem outras prioridadesno momento. Só reforçará a sua credibilidade e comprometimento!
Saiba o que secretárias e secretários podem fazer para alavancar a carreira
Secretárias e secretários executivos são cada vez mais vitais em empresas de todos os portes. Afinal, são eles que salvam o escritório, o evento, a reunião e resolvem as mais variadas questões. São responsáveis por organizar, administrar e executar, sem deixar de lado detalhes como a reserva no restaurante para aquele importante almoço de negócios. Além disso, têm sempre uma solução para tudo e muitas vezes, parecem prever o futuro se adiantando em diversas ocasiões. Não é à toa que a profissão vem ganhando respaldo. Com isso, ser um secretariado executivo de sucesso se tornou um importante objetivo a ser alcançado.
Qual é o primeiro passo para o profissional de secretariado executivo alcançar o sucesso?
As mudanças no mundo corporativo, a evolução da carreira e as exigências do mercado têm transformado secretários e secretárias executivos. Por isso, a função ganha notoriedade, novas responsabilidades e poder de liderança. Mas para encarar esse desafio, é preciso ter plena consciência do seu papel enquanto profissional de secretariado executivo.
Reflita sobre o universo do secretariado executivo
O primeiro passo é refletir sobre todo o universo profissional que envolve o secretariado executivo. Isso significa ir além de apenas saber as suas funções e encargos, mas também descobrir como fazer a diferença. É ter um grande compromisso sobre o relacionamento com superiores, pares, subordinados e todo o networking que compõe a posição. Vale a pena pensar também a respeito da sua comunicação, atitudes, ações e reações diante das mais variadas situações e cenários.
Toda essa reflexão ajudará a ampliar a lucidez sobre cada ponto que envolve a sua carreira em secretariado executivo. Secretárias e secretários conhecerão melhor o seu papel frente a todo esse contexto. Por consequência, isso trará ainda outro benefício: o autoconhecimento, que é fundamental para o próprio desenvolvimento.
O autoconhecimento traz clareza à carreira em secretariado executivo
Com o autoconhecimento, se entende melhor o trabalho em secretariado executivo e a importância dentro do contexto corporativo. Ao mesmo tempo, você conhece um pouco mais quem é, como age e reage. Portanto, o próximo passo é analisar de forma honesta, crítica e justa todo esse rico autoconhecimento.
Observe hábitos, atitudes, pensamentos, fraquezas, conquistas, entre outros. Isso ajudará a identificar os pontos de desenvolvimento, o porquê do aprimoramento e como se aperfeiçoar. Daí em diante é só colocar a mão na massa para amadurecer e evoluir o que está aquém do esperado. Não esqueça também de reconhecer suas virtudes e qualidades e cultive-as.
Plano de carreira em secretariado executivo
Com essa reflexão, fica fácil colocar em prática o desenvolvimento em secretariado executivo. Para isso, reveja o seuplano de carreira e busque as suas realizações. Visualize o seu momento atual e aonde quer chegar. Lembre-se de colocar prazos para todas as metas, evitando procrastinaraquela pós-graduação ou aquele treinamento, por exemplo.
Caso não tenha um plano de carreira, este post pode te ajudar a planejar a sua jornada profissional. Assim, o dia a dia ganha outro sentido, a motivação aumenta e as pequenas conquistas te aproximam mais do sucesso.
Como desenvolver a carreira em secretariado executivo
O desenvolvimento envolve diversos processos até se concretizar. Cada pequena meta realizada ao longo da jornada ajuda a conduzir o profissional de secretariado executivo ao sucesso. Nesta etapa, com todo o seu autoconhecimento e planejamento, fica mais fácil se atentar aos três pontos importantíssimos que todo mundo que atua em secretariado executivo deve saber:
Atitude: o profissional de secretariado executivo de sucesso precisa de atitudes positivas Isso é universal, valendo desde a forma como você se expressa, como encara diferentes situações, até a maneira como lida com os mais diversos públicos, etc. Esta dica é importantíssima porque atitudes positivas são capazes de transformar o ambiente de trabalho. Além disso, as ações se transformam em proatividade para sugerir, buscar soluções e se adiantar.
Relacionamento: faz parte do trabalho em secretariado executivo ter boas relações com superiores, pares, subordinados e profissionais de fora da empresa. Por isso a comunicação e a gestão do relacionamento são primordiais. Nesse quesito, é importante se atentar à prática da escuta receptiva. Também é preciso comunicar-se melhor, falar de forma positiva e conseguir dizer não quando necessário.
Ferramentas: por fim, mas não menos importante, é imprescindível aprender a utilizar as ferramentas do secretariado executivo de modo eficaz. Na prática, isso é traduzido nos telefonemas e e-mails assertivos, planejamento de atividades e no conhecimento das condições para realizar uma reunião bem-sucedida. Vale acrescentar ainda a gestão do tempo, distinguir o que é importante do que é urgente e estabelecer prioridades.
Como acelerar o desenvolvimento e ter sucesso em secretariado executivo
Secretárias executivas, secretários executivos e assistentes podem e devem investir em educação para acelerar o seu desenvolvimento. Investir em si mesmo, reciclar-se ou aprender coisas novas são ações muito bem-vindas. A Dynargie Brasil oferece uma série de cursos e treinamentos que te ajudarão a evoluir e, consequentemente, alcançar o sucesso. Além disso, é também uma ótima oportunidade para ampliar o networking, conhecer novos pontos de vista e revigorar a sua própria motivação.
A Secretária e o Secretário têm papel fundamental na gestão e no apoio ao executivo – valorize-os!
O papel da Secretária e do Secretário mudou muito ao longo dos anos, evoluindo com a nova era. A datilografia foi deixada para trás para ser substituída pela tecnologia, assim como a pessoa que apenas redigia memorandos e atendia ao telefone deu lugar a um profissional mais independente e de liderança, responsável por tomadas de decisão e por orquestrar diversos setores, fazendo a triagem entre o que deve ou não ser levado à chefia.
Hoje, o serviço exige muito mais que um curso de digitação. É preciso graduação, especialização, experiência, idiomas, uma boa comunicação e muito jogo de cintura. Além disso, essas pessoas continuam zelando pelos compromissos de seus assessorados, muitas vezes, inclusive da vida pessoal, comandam equipes, trazem filiais do exterior para o país, resolvem questões e se adiantam às contingências, sem deixar o café esfriar.
A participação dos homens
Os novos tempos e as mudanças no ofício também trouxeram de volta os homens a esse mercado – os primeiros registros do cargo remontam às antiguidades do Império Egípcio, na figura dos escribas (do gênero masculino), responsáveis por escrever documentos administrativos e sobre a vida dos Faraós. Aos poucos, eles ocupam um espaço cada vez mais evidente e quebram paradigmas de profissões restritas a um único gênero, como consequência de algum contexto histórico.
A função ganhou força durante a Revolução Industrial e as mulheres conquistaram seu espaço com muito esforço e mesmo mediante a um pagamento inferior. No entanto, é durante a Primeira Guerra Mundial que ocorreu o maior estímulo para a entrada delas nos escritórios. Com a baixa no número de mão de obra masculina, elas responderam ao desafio de substituir os homens e assim o fizeram com maestria – repetindo a dose na Segunda Guerra. A prosperidade continuou mesmo no pós-guerra e segue até a atualidade.
No Brasil, entre as décadas de 1960 – 1980, a classe começava a se expandir e somente após muita luta, em 1985, foi conquistada a regulamentação da profissão. Não é à toa que 30 de setembro, aniversário de Lilian Sholes, foi a data escolhida para se tornar o Dia da Secretária. Lilian testou a primeira máquina de escrever, tornando-se a pioneira a utilizar a invenção, que revolucionaria muitos trabalhos. Por sua história, no centenário de nascimento, diversas fabricantes da máquina de datilografia promoveram comemorações e concursos para eleger a melhor datilógrafa.
É importante ressaltar que a data comemorativa, embora seja fortemente associada à figura feminina, é válida a todos, independentemente do gênero. A profissão é uma só e exercida por homens e mulheres que se desdobram e se esforçam diariamente para oferecer todo respaldo aos seus assessorados e a toda organização.
Nós somos maravilhosas: somos secretárias, secretárias-executivas ou super-heroínas, como achar melhor. Não, ainda não salvamos o mundo, mas diariamente salvamos o escritório, equilibradas elegantemente sobre um salto alto, seja quando nos antecipamos a um contratempo, seja na solução de uma questão. Às vezes, atuamos como bombeiras apagando enormes “incêndios” durante reuniões acaloradas, buscando partes sobreviventes de um projeto e evitando o colapso de campanhas em andamento.
Também somos ótimas investigadoras. Não precisamos nem entrar na sala de nosso assessorado ou assessorada para saber que o documento procurado está na segunda prateleira do armário ao lado da janela. Arquivamos, organizamos, arrumamos e encontramos o que for preciso! E ainda, se precisar, atuamos no operacional e no comando da tarefa sem pestanejar.
Também há quem diga que temos o dom de prever o futuro. Muitas vezes, antes mesmo de ser solicitado, o compromisso já foi agendado, o lanche está sobre a mesa e a negociação entrou na fase final. Mas, na verdade, não há premonição nenhuma. Sem querer nos gabar, isso se chama eficiência e comprometimento. 😉
É por isso que nossa função é ser multifuncional. Entendemos um pouco de tudo – da preferência do café aos relatórios financeiros, da disposição de cada documento sobre a mesa aos últimos avanços tecnológicos, dos melhores restaurantes da cidade aos aniversários de familiares e amigos. Conhecemos e acompanhamos todas as áreas, lidamos com as mais diversas pessoas, dentro e fora da companhia, e temos a resposta na ponta da língua para qualquer pergunta ou para instruir com maestria executivas, diretores, gerentes e presidentes.
Não é à toa que, orgulhosamente, conquistamos o papel de liderança com toda a nossa empatia, esforço, sensibilidade e, é claro, nossa feminilidade. Ok, há homens no setor também, porém somos massivamente a maioria e o poder das mulheres foi primordial para chegarmos aonde chegamos. Foi preciso muita inteligência emocional e resiliência para enfrentar todos os dias ruins e os “ciscos no olho”, sem deixar a maquiagem borrar, além de graduação, pós-graduação, treinamentos, experiência internacional e tantos outros fatores. Tudo isso combinado à nossa dupla, tripla, quádrupla jornada: ser mãe, esposa, amiga, dona de casa, irmã, namorada, filha, vizinha, aluna, profissional, ser nós mesmas.
Detalhe: tudo isso pode acontecer em um único dia de trabalho. É por tudo isso que não resta dúvida alguma: nós somos incríveis, não somos? Nós somos secretárias!
