Consultoria

Reuniões são peças-chave da gestão

 As reuniões são encaradas de diversas formas, desde aqueles que torcem o nariz quando ouvem esta palavra até os que acreditam que elas devem ser feitas diariamente. O fato é que elas podem exercer um papel chave no sucesso de uma boa gestão, desde que sejam bem conduzidas e tenham um objetivo claro para tirar os profissionais de seus afazeres no intuito de realizar este encontro.

 Por isso, separamos três razões essenciais para comprovar a eficácia das reuniões, que servirão como dicas básicas de como extrair o máximo dos participantes e fazer com que os colaboradores encarem os encontros tendo como meta o seu próprio desenvolvimento.

 Equipe

A ocasião cria ou reforça uma equipe ao reunir profissionais qualificados, que já se conhecem ou que são apresentadas no ato, formando um grupo com a finalidade de atingir um objetivo em comum.

• Colaboradores: tome consciência da sua importância dentro do conjunto e da sua atuação na conquista da meta, e também, dos seus colegas. Sua individualidade deve ser mantida, mas é a “união que faz a força”. Tenha isso em mente e assuma o seu posto no andamento da conversa.

• Gestor: a reunião é uma oportunidade para conquistar os seus colaboradores, ser reconhecido e/ou aceito como chefe, não só por sua posição hierárquica, mas também, por suas competências. Gerir a discussão sem desviar do objetivo, trazendo a participação de cada componente ali presente, traz segurança e crença no líder de que o trabalho está sendo guiado no rumo certo por alguém que sabe o que está fazendo.

Compromisso

Como efeito da conscientização de fazer parte de um grupo e conhecer as responsabilidades que cada um ali possui, as reuniões podem ser utilizadas para melhor explanação do alvo a ser buscado, de forma a criar um compromisso entre todos os envolvidos com o objetivo, a empresa e a equipe.

• Colaborador: para assumir com êxito o seu papel dentro da equipe, envolva-se e faça parte do encontro. Quem entra em uma sala apenas para marcar presença, sem se expressar, perde tempo e a oportunidade de alçar novos voos. Por isso, prepare-se e apresente ideias, informações, pesquisas e dados adicionais.
• Gestor: o compromisso que os colaboradores e o grupo em si terão frente ao trabalho proposto está diretamente ligado à forma como o gestor irá conduzir a reunião. O envolvimento dos integrantes dentro do assunto acontecerá conforme o espaço que o líder fornecer para que todos possam participar do desenvolvimento e o poder de decisão a eles dado. Vale ressaltar que quando um indivíduo participa da resolução de uma questão e na elaboração de uma solução aceita por todos, ele se sente responsável e útil por aquilo.

Sinergia

Se cada membro traz consigo uma história, vivências pessoais e profissionais, conhecimentos e informações, a reunião deve ser um intercâmbio de experiências e conteúdo, onde todos podem aprender – inclusive o líder – e alcançar um bem comum.

•  Colaborador e Gestor: a troca de ideias é o fator essencial da eficácia, pois permite a cada indivíduo executar a sua função de maneira mais inteligente e também, porque a soma da criatividade do grupo é superior à criatividade pessoal. Logo, estão nas reuniões os momentos mais propícios ao efeito sinergia, que se traduzem pelo surgimento de insights ou soluções de problemas com maior qualidade que em um trabalho individual. Ou seja, mais uma razão para que os gestores estimulem o engajamento dos profissionais e ofereçam mais espaço para que eles interajam. Ao mesmo tempo, colaboradores devem se inteirar sobre o assunto e encarar a reunião como algo construtivo e não como uma perda de tempo.