Confira 6 dicas que aumentam a efetividade da reunião informativa

“Conduzir uma reunião informativa é fácil, não tem erro”. Essa é a frase que muitos costumam dizer sobre o assunto. Pode até ser uma categoria sem grandes dificuldades de execução, mas nem por isso o tema perde a sua importância. Estar atento aos detalhes é fundamental para garantir a eficácia. Por isso, separamos seis dicas para te ajudar a obter resultados significativos.

Foco no objetivo

A reunião informativa acontece estritamente para a comunicação ou a troca de informações. O objetivo é proporcionar aos colaboradores maior produtividade na execução de suas tarefas e melhor compreensão sobre as necessidades e as metas da empresa, além de integrá-los nos assuntos relevantes e na própria corporação. Essa ferramenta ainda fomenta a gestão participativa ao reconhecer a legitimidade dos profissionais de tomar ciência dos fatos, fazendo com que se sintam parte da instituição em que trabalham.

Confira os dados

Estude bem o tema a ser tratado e confira minuciosamente cada dado de sua exposição. Por se tratar de informações puras, que possivelmente serão utilizadas no dia a dia dos participantes, pequenos erros podem se transformar em grandes “bolas de neve” de fracasso.

Prepare a exposição

Em uma reunião informativa, a tecnologia de recursos audiovisuais é útil para mostrar gráficos e comentários técnicos, por exemplo, tornando a apresentação mais agradável e de fácil entendimento. Além disso, vale a pena preparar um material complementar para ser entregue antes ou durante a ocasião, evitando uma apresentação maçante e longa.

Seja claro

O ideal é que a apresentação seja feita de forma clara, concisa, rigorosa e convincente. Explique ao público o tema e peça que guardem os questionamentos para o final.

Esclareça dúvidas

Após a exposição das informações, é hora de permitir que os profissionais questionem, tirem dúvidas ou façam comentários. Quando chegar este momento, anuncie que está pronto para responder às questões e fornecer informações adicionais. E, se por acaso a sala ficar em silêncio, tente encorajar uma pessoa, nomeando-a e solicitando uma pergunta.

Reunião informativa = Perguntas sem discussão

Siga a regra básica: nenhum problema deve ser abordado, tampouco, solucionado durante a ocasião. Mas, caso aconteça, vale ressaltar que é muito mais produtivo examiná-lo posteriormente e tratá-lo em outra oportunidade.