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Como ser uma boa secretária executiva

30 setembro 2015

5 dicas para se destacar e ser uma profissional bem-sucedida

As secretárias têm adquirido cada vez mais relevância dentro de uma empresa por serem multifuncionais e pela carga de responsabilidade, muitas vezes, assumindo o papel de liderança e tomando importantes decisões. Hoje não basta apenas ser simpática e organizada, pois, quem busca ser uma boa secretária executiva precisa ir além dessas características e ser capaz de tratar e, sobretudo, resolver problemas.

Atitude positiva

É possível transformar todo o ambiente, tornando-o mais agradável, com atitudes positivas – mesmo diante de obstáculos –, pois esta energia é contagiante, quebrando qualquer mau humor. Na eficácia, esse comportamento oferece uma outra ótica frente às questões e ao estresse do dia a dia, implicando em pró-atividade e soluções mais ágeis e efetivas, ao invés de perder tempo entrando em desespero ou resmungando pelos cantos.

Relacionamento e comunicação

Ter um bom relacionamento com seu superior e com todos os colaboradores da empresa é fundamental – especialmente porque essas profissionais lidam com diferentes pessoas, dentro e fora da corporação. Para isso, é preciso desenvolver a sua comunicação em todos os sentidos: escutar receptivamente, ler nas entrelinhas, e saber se expressar, utilizando gestos, palavras e o tom de voz correto, de acordo com o perfil de seu interlocutor.

Planejar as atividades

É preciso saber administrar o tempo, tornando-o mais produtivo com um plano de atividades, distinguindo-as de acordo com seu grau de urgência e importância. O planejamento dá o domínio de suas tarefas, facilitando o cotidiano e deixando-a mais preparada para resolver qualquer situação ou imprevisto.

Saber afirmar-se e saber dizer não

Muitas pessoas se sentem desconfortáveis em ter de negar ou então, em ter de tomar uma atitude mais firme. Gostando ou não, tudo isso faz parte da vida profissional (e pessoal também). A grande diferença está em superar esses momentos, aprendendo a dizer não e sabendo afirmar-se, ao invés de se impor, mostrando respeito a si mesmo e ao outro.

Se você tem uma secretária, que tal investir no desenvolvimento e treinamento dessa colaboradora? É um presente que beneficiará a profissional e a empresa. Lembre-se que para conquistar seus objetivos e alçar voos cada vez maiores, o seu braço direito deve estar preparado para te acompanhar.

Reuniões são peças-chave da gestão

21 outubro 2014

Reuniões são peças-chave da gestão

As reuniões são encaradas de diversas formas, desde aqueles que torcem o nariz quando ouvem esta palavra até os que acreditam que elas devem ser feitas diariamente. O fato é que elas podem exercer um papel chave no sucesso de uma boa gestão, desde que sejam bem conduzidas e tenham um objetivo claro para tirar os profissionais de seus afazeres no intuito de realizar este encontro.

Por isso, separamos três razões essenciais para comprovar a eficácia das reuniões, que servirão como dicas básicas de como extrair o máximo dos participantes e fazer com que os colaboradores encarem os encontros tendo como meta o seu próprio desenvolvimento.

Equipe

A ocasião cria ou reforça uma equipe ao reunir profissionais qualificados, que já se conhecem ou que são apresentadas no ato, formando um grupo com a finalidade de atingir um objetivo em comum.

Colaboradores: tome consciência da sua importância dentro do conjunto e da sua atuação na conquista da meta, e também, dos seus colegas. Sua individualidade deve ser mantida, mas é a “união que faz a força”. Tenha isso em mente e assuma o seu posto no andamento da conversa.

Gestor: a reunião é uma oportunidade para conquistar os seus colaboradores, ser reconhecido e/ou aceito como chefe, não só por sua posição hierárquica, mas também, por suas competências. Gerir a discussão sem desviar do objetivo, trazendo a participação de cada componente ali presente, traz segurança e crença no líder de que o trabalho está sendo guiado no rumo certo por alguém que sabe o que está fazendo.

Compromisso

Como efeito da conscientização de fazer parte de um grupo e conhecer as responsabilidades que cada um ali possui, as reuniões podem ser utilizadas para melhor explanação do alvo a ser buscado, de forma a criar um compromisso entre todos os envolvidos com o objetivo, a empresa e a equipe.

Colaborador: para assumir com êxito o seu papel dentro da equipe, envolva-se e faça parte do encontro. Quem entra em uma sala apenas para marcar presença, sem se expressar, perde tempo e a oportunidade de alçar novos voos. Por isso, prepare-se e apresente ideias, informações, pesquisas e dados adicionais.
Gestor: o compromisso que os colaboradores e o grupo em si terão frente ao trabalho proposto está diretamente ligado à forma como o gestor irá conduzir a reunião. O envolvimento dos integrantes dentro do assunto acontecerá conforme o espaço que o líder fornecer para que todos possam participar do desenvolvimento e o poder de decisão a eles dado. Vale ressaltar que quando um indivíduo participa da resolução de uma questão e na elaboração de uma solução aceita por todos, ele se sente responsável e útil por aquilo.

Sinergia

Se cada membro traz consigo uma história, vivências pessoais e profissionais, conhecimentos e informações, a reunião deve ser um intercâmbio de experiências e conteúdo, onde todos podem aprender – inclusive o líder – e alcançar um bem comum.

Colaborador e Gestor: a troca de ideias é o fator essencial da eficácia, pois permite a cada indivíduo executar a sua função de maneira mais inteligente e também, porque a soma da criatividade do grupo é superior à criatividade pessoal. Logo, estão nas reuniões os momentos mais propícios ao efeito sinergia, que se traduzem pelo surgimento de insights ou soluções de problemas com maior qualidade que em um trabalho individual. Ou seja, mais uma razão para que os gestores estimulem o engajamento dos profissionais e ofereçam mais espaço para que eles interajam. Ao mesmo tempo, colaboradores devem se inteirar sobre o assunto e encarar a reunião como algo construtivo e não como uma perda de tempo.

Tenha uma Secretária Dinérgica!

23 setembro 2014

Ganhe eficiência e produtividade por meio do desenvolvimento de sua secretária

Responsável por assessorar o bom andamento da rotina de trabalho, a secretária é uma peça-chave para gerentes e diretores por organizar e coordenar atividades profissionais (e até pessoais), prestando suporte e apoio. Hoje em dia, costumam ser multifuncionais e, em muitos casos, assumem ainda o papel de liderança ou possuem plena liberdade para tomar importantes decisões, independente da presença ou não de seu superior.

As mudanças no universo dos negócios e a alta competitividade têm determinado o fim daquela assistente que só organiza os arquivos e atende ao telefone. Quem atua nesta função precisa ir mais adiante, assim como seus gestores devem se conscientizar da sua relevância. Isso porque a competência da secretária pode ser fator decisivo em determinar o êxito não só do executivo, mas também, de algumas áreas ou projetos.

Um dos segredos para garantir o grau de excelência desta profissional está no desenvolvimento de seu papel na relação com executivos e seus subordinados, bem como com outras secretárias e assistentes. Em outras palavras, ela precisa conhecer a si mesma, usar de maneira correta a comunicação, saber se relacionar, dominar ferramentas que envolvem equilíbrio emocional e a solução de contratempos.

No programa Secretária Dinérgica, as profissionais entendem como o fortalecimento das relações humanas pode ser o caminho do sucesso e a maneira de alcançá-lo pode ser a comunicação. E, nesse sentido, vale lembrar que é possível comunicar sem falar e falar sem comunicar. Um profissional precisa saber que, além das palavras e do tom de voz, a postura, os gestos, o sorriso, o olhar e as expressões também transmitem uma mensagem. Com essa consciência, ele é capaz de se comunicar com mais eficiência e assertividade.

Neste conceito de expressão, lidar com os colaboradores quando o pedido vem do chefe ganha mais facilidade e respeito. Outro ponto a ser destacado neste quesito, é quando é necessário “marcar presença”. Impor-se pode não ser a melhor saída. Ao invés disso, afirme-se e veja a diferença que isso pode trazer.

Saiba como afirmar-se em vez de impor-se.

Com uma atitude positiva frente aos obstáculos do dia a dia é possível transformar o ambiente e obter soluções de maneira mais ágil e eficaz. Para isso, é imprescindível o planejamento, que não é uma receita de bolo quando se quer algo realmente proveitoso. Reconhecer grau de prioridades e colocar metas a longo, médio e curto prazo são maneiras de ganhar tempo e evitar a procrastinação.

Dominando todos esses instrumentos de apoio, a secretária terá respaldo junto ao seu superior e contribuirá na formação de um time bem sucedido. Afinal, não é só um executivo que precisa se desenvolver para conquistar seus objetivos e alçar voos cada vez maiores: o seu braço direito precisa – e deve – acompanhá-lo.

Gestão Dinérgica®

16 julho 2014

O Programa Gestão Dinérgica^®aprimora as suas atitudes e torna a sua gestão mais produtiva

Administrar recursos não é o único papel de um gestor. Ele precisa fazer mais e melhor: liderar, inspirar e motivar para atender às exigências do cotidiano da companhia e de seus colaboradores. O Programa Gestão Dinérgica^®tem como objetivos tanto aprimorar as relações do gestor com os colaboradores, o superior hierárquico, colegas, pares, clientes e parceiros externos, como a utilização de técnicas de negociação, Lucky Jet.

O gestor de pessoas precisa de uma comunicação eficaz com os seus colaboradores para fazê-los progredir. É importante, por exemplo, saber determinar os objetivos, ter o controle, repreender, motivar e avaliar.

Saber agir positivamente frente ao seu superior hierárquico também é papel de um gestor eficaz. Você sabe se comunicar diante dos seus pares, superiores e clientes?

Como parte de uma equipe, é importante ter a consciência de que também são suas atribuições a preparação e o controle de reuniões. Otimize o tempo fazendo reuniões produtivas, reforçando o espírito de equipe e mantendo as pessoas motivadas e participativas.

Essas são apenas algumas atribuições de um gestor. Você tem o domínio sobre elas? Será que você está fazendo isso de maneira produtiva? Treinar situações é um ótimo caminho para exercer bem a sua função de gestor. Por isso, estamos aqui para te ajudar. Saiba como.

Os desafios de um gestor na prática

5 junho 2014

A convite da Daiichi Sankyo Brasil Farmacêutica, Dynargie apresenta sua metodologia de trabalho no Sindusfarma

Liderança na prática: liderar e gerir pessoas, discutir os desafios dos gestores para compatibilizar interesses, exercer uma influência positiva e obter resultados por meio das pessoas. Essa foi a temática abordada por Vanessa Perfeito, consultora da Dynargie, em palestra para público formado por profissionais de treinamento da Indústria Farma, no dia 21 de maio de 2014.

Uma boa comunicação é uma condição sine qua non para um líder. A premissa da Dynargie é a de que os três principais freios possuem suas condições correspondentes, que são essenciais para uma interação produtiva, conforme exemplificado na tabela abaixo:

Na prática, ao identificar os freios e aplicar as condições corretas, alguns desafios do cotidiano podem ser resolvidos mais facilmente, ajudando o gestor a desempenhar melhor o seu papel, de maneira mais incisiva e eficaz. Algumas atitudes podem ajudar:

Dar feedback, sabendo elogiar e “repreender”;
Distinguir o erro da falha, sabendo que o primeiro tem a ver com o gestor e com a competência, passando pela formação e informação para o liderado (que desconhece as regras e/ou o assunto), enquanto a falha refere-se ao não cumprimento das regras ou do combinado, estando ligada ao liderado e à motivação;
Saber dar autonomia e obter a responsabilidade e o engajamento;
Dar coaching;
Favorecer a participação;
Avaliar, fazendo balanço dos méritos e das deficiências e potencializando desempenhos futuros;
Ser o exemplo.

Saiba mais sobre o tema: Liderança sem alegoria

“É possível identificar três campos de interesse nas Organizações: os interesses da empresa, dos gestores e dos colaboradores. O desafio do gestor é alinhá-los. Somente a harmonia entre eles fará com que o relacionamento do gestor com seus diversos interlocutores contribua de forma eficaz para a sustentabilidade dos negócios, tornando-se um ativo essencial para a Organização. Um raciocínio fácil de entender, não de implementar. Afinal, estamos falando de pessoas”, explica.

A especialidade da Dynargie é preparar o gestor para atuar em um ambiente com essa complexidade, certificando-se de que ele estará apto a identificar, gerir e resolver as situações com empatia, coragem e atitude positiva. “A influência que esses campos de interesse exercem sobre o gestor nos levou a criar uma metodologia exclusiva: a Gestão Dinérgica®, a qual pressupõe que a eficácia de um gestor é determinada pela forma como ele se comunica com suas equipes e como aproveita, com dinamismo, o máximo da energia de cada um dos seus colaboradores”, completa Vanessa.

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