Ganhe eficiência e produtividade por meio do desenvolvimento de sua secretária
Responsável por assessorar o bom andamento da rotina de trabalho, a secretária é uma peça-chave para gerentes e diretores por organizar e coordenar atividades profissionais (e até pessoais), prestando suporte e apoio. Hoje em dia, costumam ser multifuncionais e, em muitos casos, assumem ainda o papel de liderança ou possuem plena liberdade para tomar importantes decisões, independente da presença ou não de seu superior.
As mudanças no universo dos negócios e a alta competitividade têm determinado o fim daquela assistente que só organiza os arquivos e atende ao telefone. Quem atua nesta função precisa ir mais adiante, assim como seus gestores devem se conscientizar da sua relevância. Isso porque a competência da secretária pode ser fator decisivo em determinar o êxito não só do executivo, mas também, de algumas áreas ou projetos.
Um dos segredos para garantir o grau de excelência desta profissional está no desenvolvimento de seu papel na relação com executivos e seus subordinados, bem como com outras secretárias e assistentes. Em outras palavras, ela precisa conhecer a si mesma, usar de maneira correta a comunicação, saber se relacionar, dominar ferramentas que envolvem equilíbrio emocional e a solução de contratempos.
No programa Secretária Dinérgica, as profissionais entendem como o fortalecimento das relações humanas pode ser o caminho do sucesso e a maneira de alcançá-lo pode ser a comunicação. E, nesse sentido, vale lembrar que é possível comunicar sem falar e falar sem comunicar. Um profissional precisa saber que, além das palavras e do tom de voz, a postura, os gestos, o sorriso, o olhar e as expressões também transmitem uma mensagem. Com essa consciência, ele é capaz de se comunicar com mais eficiência e assertividade.
Neste conceito de expressão, lidar com os colaboradores quando o pedido vem do chefe ganha mais facilidade e respeito. Outro ponto a ser destacado neste quesito, é quando é necessário “marcar presença”. Impor-se pode não ser a melhor saída. Ao invés disso, afirme-se e veja a diferença que isso pode trazer.
Saiba como afirmar-se em vez de impor-se.
Com uma atitude positiva frente aos obstáculos do dia a dia é possível transformar o ambiente e obter soluções de maneira mais ágil e eficaz. Para isso, é imprescindível o planejamento, que não é uma receita de bolo quando se quer algo realmente proveitoso. Reconhecer grau de prioridades e colocar metas a longo, médio e curto prazo são maneiras de ganhar tempo e evitar a procrastinação.
Dominando todos esses instrumentos de apoio, a secretária terá respaldo junto ao seu superior e contribuirá na formação de um time bem sucedido. Afinal, não é só um executivo que precisa se desenvolver para conquistar seus objetivos e alçar voos cada vez maiores: o seu braço direito precisa – e deve – acompanhá-lo.
