Como preparar uma reunião eficaz

27 abril 2016

5 passos para organizar o encontro e colocar em prática as discussões e as soluções propostas

Muitas empresas perdem tempo promovendo encontros que poderiam ser rápidos e produtivos, mas, na prática, são cansativos e demorados. Para evitar que isso aconteça, preparamos este guia com cinco passos básicos sobre como preparar uma reunião eficaz.

1º Passo: objetivo

Comece a preparar a reunião definindo claramente o seu objetivo. Caso contrário, corre-se o risco de não chegar a conclusão alguma, além de desviar o foco dos colaboradores, que pararam seus afazeres sem saber o porquê, o que acaba se tornando perda de tempo e de dinheiro. Por isso, pense exatamente aonde quer chegar e reflita se a ocasião é realmente importante. Afinal, outra vez, se o assunto pode ser resolvido com um simples e-mail, não há razão para realizá-la.

2º Passo: pauta

Após certificar-se da necessidade, é hora de preparar a pauta – um documento base para distribuir aos participantes e nortear o encontro. Liste todos os assuntos a serem discutidos e ordene-os de acordo com a prioridade, colocando as questões mais urgentes primeiro.

3º Passo: participantes

O ideal é evitar reuniões muito cheias, pois a troca de informação e a participação de todos podem ser prejudicadas, assim como a mediação do debate. Pondere as pessoas que verdadeiramente precisam estar lá e os graus de envolvimento em cada tema da ocasião. Assim, cada um saberá a hora de ouvir e a de falar e o encontro ganhará fluidez.

4º Passo: local e material

Zelar por uma sala organizada, previamente arrumada e equipada agrega agilidade. Frequentemente, perde-se um tempo precioso arrumando as mesas, parando as discussões para buscar algo, instalar uma ferramenta ou testar um material audiovisual, enquanto a equipe já está reunida. São movimentos que dispersam a atenção e fazem com que se leve mais tempo para chegar às soluções.

5º Passo: ata

A qualidade e a eficiência de uma reunião são julgadas pela ata, que inclui a definição de quem fará o quê e quando. A discussão precisa ser bem redigida para que se torne o instrumento da continuidade daquele evento, e não mera burocracia. É a partir dela que partem as ações, responsabilidades, novas metas, soluções, prazos e os passos da caminhada em busca do sucesso. Lembre-se: reuniões são estratégicas, e o que deve resultar delas são as ações!

Como aumentar a produtividade na área de pessoas?

1 março 2016

Planejamento workforce e redesenho organizacional tornam-se premissas da eficiência

Para debater como aumentar a produtividade na área de pessoas, o Comitê de Gestão de Pessoas da AMCHAM (American Chamber of Commerce for Brazil) reuniu diversos profissionais da área de Recursos Humanos. Sediado no Amcham Business Center, o evento aconteceu no dia 23 de fevereiro e contou com a participação de Nilma Ribeiro, Gerente Geral de Desenvolvimento Humano e Organizacional da Votorantim e Renato Ferrari, Gerente de consultoria do Hay Group.

Para Renato Ferrari, a perenidade de uma empresa está atrelada a três pilares: inovação, produtividade e alta performance, o que é possível por meio de uma cultura de inovação e voltada para o cliente, bem como clareza da estratégia e organização. A conexão desses pilares se faz pela gestão de desempenho, que, entre outras coisas, deve envolver engajamento, co-criação e análise de span of control (o número de subordinados que um líder tem).

Nesse cenário, o planejamento estratégico da força de trabalho vai além dos números e usa evidências baseadas em fatos para avaliar as funções, dimensionar as equipes e a capacidade da companhia, viabilizando a melhor entrega dos objetivos, não apenas no presente, mas também no futuro. Isso é crucial nos dias de hoje, em que o valor para o cliente muda cada vez mais rápido e os ciclos são cada vez mais curtos. Resta às corporações inovar para sair do jogo comoditizado e ganhar oxigênio, mantendo-se competitivas e sustentáveis em longo prazo.

A Votorantim é um dos maiores conglomerados industriais da América Latina e está presente em mais de 20 países, contabilizando 44 mil funcionários. Como aumentar a produtividade continuamente em uma corporação desse porte?

Em um movimento complexo, a Votorantim partiu de um modelo baseado em comando e controle e evoluiu para outro, orientado para autonomia, processos e governança. Com isso, mudou seu perfil para gestora de portfólio, com visão multidisciplinar e de colaboração. Foram vários os vetores empregados para alavancar a produtividade:

Desenvolvimento
Reconhecimento
Autonomia e empowerment
Cooperação
Engajamento
Princípios e valores

Como sabemos, os próximos anos no Brasil não serão fáceis. O desafio é atuar em um mundo volátil, incerto, complexo e ambíguo. Conseguem se destacar as corporações que consideram as diferentes gerações, aproveitam o melhor delas e sabem como aumentar a produtividade. São empresas com uma cultura ágil, propósitos alinhados com a visão de futuro e abertura ao diálogo; que se adequam e criam novos modelos de organização do trabalho e que equilibram a diversidade, a polaridade e a pluralidade.

6 atitudes e comportamentos que prejudicam a sua carreira

17 fevereiro 2016

Por mais que seu currículo seja impecável e você realize o trabalho como ninguém, sem o perfil comportamental adequado, todo o seu conhecimento e experiência podem escorrer por água abaixo.

O mercado está de olho em qualidades que são tão importantes quanto a formação, tanto na hora de contratar, como na decisão de manter colaboradores. Por isso, é preciso ficar atento em atitudes e comportamentos que prejudicam a sua carreira e impedir a sua ascensão. Separamos a seguir alguns exemplos do que é preciso evitar ou repensar caso se identifique com alguma delas.

Reclamar demais

Pessoas que reclamam muito demonstram improdutividade, falta de dedicação e pouca adaptabilidade – além de tornar a convivência desagradável. Portanto, ao invés de resmungar, procure novas soluções, tenha iniciativa e utilize o seu desagrado de forma construtiva.

Não assumir a culpa ou culpar terceiros

É fácil ostentar a responsabilidade de algo que deu certo. Difícil é assumir erros quando o resultado sai aquém do esperado. Por isso, muitos terceirizam a culpa, mas se esquecem que fugir da autoavaliação gera consequências ainda mais graves e impede o seu crescimento profissional.

Fofocar

Falar mal de alguém ou discutir sobre a vida alheia afetam diretamente a sua reputação, fazendo com que seja visto como falso, desleal, e pouco confiável. Além disso, sua palavra pode ser usada contra si mesmo, ser deturpada ou chegar em ouvidos errados. Prefira utilizar o tempo para conversar sobre assuntos mais agradáveis.

Comodismo

Pessoas conformadas e acomodadas se imobilizam em seus medos, evitam desafios e não arriscam. Fazem apenas a obrigação, aceitam passivamente o que vier e raramente progridem. Diante de um mercado tão competitivo como o atual, estacionar na zona de conforto apenas te deixará para trás.

Conversar demais ou não se relacionar

Pessoas que conversam demais podem atrapalhar o setor e serem consideradas improdutivas. Ao mesmo tempo, as antissociais se tornam malvistas pelos colegas e possuem mais dificuldade de chegar a um cargo de liderança. O ideal é encontrar equilíbrio entre estes dois extremos. Cultive o seu networking, tente frequentar happy hours e eventos da empresa, mas zele para não estender demais a pausa para o café e o bate-papo no meio do expediente.

Arrogância e insegurança excessiva

Superestimar ou subestimar sua própria competência pode ser prejudicial a toda a sua cadeia de trabalho. A arrogância impede o aprendizado e a aceitação das ideias do outro, enquanto a falta de confiança paralisa o profissional, impondo obstáculos, muitas vezes, inexistentes.

Comitê de Pessoas da Amcham debaterá o tema Produtividade

15 fevereiro 2016

Como o RH pode contribuir para o aumento de produtividade? Quais são as oportunidades para o negócio? E os desafios para impulsionar a produtividade?

Em tempos de alta competitividade e crise, a produtividade passa a ser palavra de ordem nas empresas. Agilizar processos, buscar melhorias, fazer mais com menos são apenas algumas das tarefas realizadas na busca diária pelo incremento da produtividade – e tudo isso sem comprometer a qualidade.

Nesse cenário, o papel estratégico da área de RH se destaca para alavancar os resultados dos funcionários. O planejamento workforce e o redesenho organizacional tornam-se premissas da eficiência. Para discutir esse panorama, suas oportunidades e desafios, o Comitê de Gestão de Pessoas da AMCHAM (American Chamber of Commerce for Brazil) realizará o evento intitulado Produtividade: como aumentar performance na área de pessoas. Patrocinado pela Dynargie, o encontro será realizado no dia 23 de fevereiro, às 8:00, no Amcham Business Center.

Atitude positiva frente ao tempo aumenta a produtividade

6 outubro 2015

Você é daqueles que não veem a hora de chegar o fim do expediente? O problema pode não ser o relógio que, ora corre demais, ora parece estacionar, tampouco, culpa do chefe. Muitas vezes, é a forma como enxergamos as nossas tarefas que está sabotando a nós mesmos. Talvez, baste apenas uma atitude positiva frente ao tempo para aumentar a sua produtividade e transformar o seu trabalho em algo prazeroso.

Mas isso não quer dizer que devemos aceitar qualquer coisa que vier ou passar o dia todo sorrindo. Ter uma atitude positiva frente ao tempo significa procurar, conscientemente, descobrir e apreciar os aspectos construtivos de tudo aquilo que em cada minuto temos a oportunidade de viver. É olhar para o nosso cotidiano sob uma ótica mais afirmativa e investir nossa energia física, mental e intelectual de maneira mais proveitosa.

Por isso, vale a reflexão: será que estamos nos dedicando ao que realmente importa? Conseguimos colocar o nosso melhor naquilo que fazemos? Ou será que estamos, na verdade, gastando nossa força inutilmente com lamentações ou críticas.

Quando nos queixamos pelos cantos, seja pelo pouco tempo disponível para cumprir determinada tarefa, seja pela longa jornada que ainda temos pela frente até o final do dia, a rotina se torna cansativa e as atividades que já eram complicadas ficam duas, três vezes mais penosas. Sem querer, nós mesmos criamos o nosso próprio estresse. Além disso, os resmungões ganham má fama, afinal, é bem desagradável para quem ouve e tal atitude pode, ainda, atrapalhar os relacionamentos com os colegas e superiores. O mesmo vale para a vida pessoal também.

Por isso, que tal começar a trocar aquele pensamento: “a hora não passa nunca” por “pelo menos este trabalho permite-me fazer…”? Ou então, “é impossível terminar isso em 30 minutos” por “vou dar o meu máximo para terminar antes e assim, terei uns minutinhos a mais para me dedicar em…”. Pode até parecer banal, mas pequenas mudanças são capazes de fazer uma grande diferença em nossa rotina. Encarar positivamente as horas que temos ou que não temos é uma postura que ajuda a gerenciarmos melhor o nosso tempo.