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Como ser uma boa secretária executiva

30 setembro 2015

5 dicas para se destacar e ser uma profissional bem-sucedida

As secretárias têm adquirido cada vez mais relevância dentro de uma empresa por serem multifuncionais e pela carga de responsabilidade, muitas vezes, assumindo o papel de liderança e tomando importantes decisões. Hoje não basta apenas ser simpática e organizada, pois, quem busca ser uma boa secretária executiva precisa ir além dessas características e ser capaz de tratar e, sobretudo, resolver problemas.

Atitude positiva

É possível transformar todo o ambiente, tornando-o mais agradável, com atitudes positivas – mesmo diante de obstáculos –, pois esta energia é contagiante, quebrando qualquer mau humor. Na eficácia, esse comportamento oferece uma outra ótica frente às questões e ao estresse do dia a dia, implicando em pró-atividade e soluções mais ágeis e efetivas, ao invés de perder tempo entrando em desespero ou resmungando pelos cantos.

Relacionamento e comunicação

Ter um bom relacionamento com seu superior e com todos os colaboradores da empresa é fundamental – especialmente porque essas profissionais lidam com diferentes pessoas, dentro e fora da corporação. Para isso, é preciso desenvolver a sua comunicação em todos os sentidos: escutar receptivamente, ler nas entrelinhas, e saber se expressar, utilizando gestos, palavras e o tom de voz correto, de acordo com o perfil de seu interlocutor.

Planejar as atividades

É preciso saber administrar o tempo, tornando-o mais produtivo com um plano de atividades, distinguindo-as de acordo com seu grau de urgência e importância. O planejamento dá o domínio de suas tarefas, facilitando o cotidiano e deixando-a mais preparada para resolver qualquer situação ou imprevisto.

Saber afirmar-se e saber dizer não

Muitas pessoas se sentem desconfortáveis em ter de negar ou então, em ter de tomar uma atitude mais firme. Gostando ou não, tudo isso faz parte da vida profissional (e pessoal também). A grande diferença está em superar esses momentos, aprendendo a dizer não e sabendo afirmar-se, ao invés de se impor, mostrando respeito a si mesmo e ao outro.

Se você tem uma secretária, que tal investir no desenvolvimento e treinamento dessa colaboradora? É um presente que beneficiará a profissional e a empresa. Lembre-se que para conquistar seus objetivos e alçar voos cada vez maiores, o seu braço direito deve estar preparado para te acompanhar.

Sucessão de líderes: alinhando estratégias

26 setembro 2015

Patrocinado pela Dynargie, Comitê da Amcham aborda retenção de talentos

Sucessão de Lideranças foi o tema do Comitê de Gestão de Pessoas da Amcham no encontro do dia 23 de setembro. Em um cenário de alta volatilidade como o atual, essa discussão é pauta urgente dentro das organizações. A perda de profissionais-chave pode comprometer o andamento dos negócios e interferir no fortalecimento da cultura das empresas trazendo impactos em médio e longo prazo.

Os três palestrantes presentes, Glaucy Bocci, Diretora de Gestão de Talentos e Alinhamento Organizacional para a América Latina, da Towers Watson; Sergio Piza, Diretor de Gente e Gestão da Klabin e Elisabeth Rello, Diretora de RH da Bayer, compartilharam as suas experiências e como funciona a cultura organizacional nos seus locais de trabalho. Como prever as mudanças de cenário? Trazer profissionais de fora ou apostar nos profissionais de casa? Como convencer os chefes a investir nas pessoas visando o futuro dos negócios? Esses foram os principais focos de discussão entre palestrantes e plateia.

Para elucidar algumas questões, Glaucy Bocci apresentou uma pesquisa da Towers Watson, voltada para empresas brasileiras, com dados que só confirmam a importância do tema. Entre as pesquisadas, 89% possuem planejamento de sucessão entre os objetivos estratégicos e 77% têm programa de planejamento de sucessão. Entre os fatores considerados importantes para a retenção de talentos, se destacam salário-base, oportunidades de avanço na carreira, tempo de locomoção, gerenciamento do estresse com trabalho, incentivos de curto prazo, segurança do emprego (estabilidade), entre outros.

É claro que, muitas vezes, principalmente se o cargo for muito técnico ou específico do negócio, há a necessidade de buscar profissionais fora da empresa. No entanto, a maneira mais eficaz para garantir resultados sustentáveis em longo prazo é investir no lado humano dos negócios.

Ao final do evento, a Dynargie sorteou entre os presentes convites para os Seminários Abertos Comunicação Ascendente e Gestão de Pessoas.

Seja diretivo e exerça a sua autoridade

14 julho 2015

Quando os interesses da empresa exigirem ou houver um conflito, o gestor deve estar preparado para exercer sua autoridade

Já falamos aqui sobre a importância de adotar a participação dos colaboradores e como isso pode beneficiar a todos, além de ser um desperdício de talento não dar ouvidos às ideias e opiniões deles. Entretanto, há momentos em que não é possível entrar em consenso ou envolver a equipe em determinados assuntos, fazendo com que o líder decida, sozinho, a solução que considera mais adequada. É aí que nasce a dúvida de muitos com relação ao seu dever de ser diretivo.

Atender às necessidades dos membros do setor e consultá-los em uma gestão participativa não renuncia o exercício da autoridade de um líder. Afinal, algumas vezes, não há tempo para consultar pessoas, e sob pressão, são deliberadas ações – ainda que a contragosto de uns. Em outras, são informações sigilosas ou interesses gerais que estão em jogo e é indispensável que haja interferência unilateral do gestor.

A liderança pode e deve se impor, sempre que a situação, assim, exigir. Por exemplo: se o vendedor oferece ao cliente um desconto maior que o valor autorizado, sem haver vantagens para a organização agora ou no futuro, apenas na intenção de aumentar a sua comissão, cabe à gerência resguardar o que é importante para a empresa. No entanto, é essencial que sejam explicadas as razões de utilizar o seu poder diante da conjuntura.

Mas, é preciso ter cautela para não cometer erros abusando do peso de seu cargo. Imagine que a companhia quer enviar um de seus melhores colaboradores para a filial no exterior e você não gosta da ideia. Em ocasiões como essa, a tentação de impedi-lo é grande, afinal, causaria um grande desfalque no time. Contudo, é preciso ponderar os desejos de forma justa, compreendendo a vontade da empresa e do profissional, e contrabalancear com as suas.

O ideal é buscar a negociação e o compromisso, pois, a imposição não justificada pelo interesse geral culminaria na frustração do seu subordinado. Ao mesmo tempo, uma postura permissiva poderia ser demagógica, além de causar a sua própria insatisfação. O equilíbrio entre uma posição firme e diretiva, em certos momentos, com a atitude disponível e receptiva, em outros, é primordial para trazer a harmonia e motivar a equipe.

Como conduzir uma reunião de discussão (parte 2)

10 junho 2015

Conheça algumas dicas para assegurar o bom andamento dos trabalhos em equipe

Na primeira parte do tema “como conduzir uma reunião de discussão”, colocamos em pauta uma maneira de aproveitar melhor os talentos e a criatividade do grupo, trazendo a participação de cada membro. E agora que você já sabe o que fazer para envolver seus colaboradores (se não leu, clique aqui), é hora de assegurar o bom andamento dos trabalhos em equipe durante a ocasião.

O gestor deve incitar a expressão das pessoas, mas deve tomar cuidado para não bloquear a imaginação e o raciocínio delas com sua autoridade. Por isso, o ideal é evitar ao máximo utilizar a sua posição hierárquica e deixar as ideias fluírem. Ou seja, todos devem saber ouvir, receptivamente, inclusive o líder. No entanto, isso não significa que a conversa deve ser jogada ao léu. Ao contrário, a função da liderança é zelar para que o objetivo seja atingido, regendo os participantes como se fosse uma orquestra, fazendo-os passar de um tom para outro em harmonia.

Prepare-se antes

Ser o maestro de uma chuva de conceitos e propostas exige um bom preparo. Então, estude bem sua meta, os propósitos em realizar este encontro e as etapas que devem ser superadas. Lembre-se que estipular horário de início e término é uma ótima maneira para se organizar e não perder tempo.

Lance o debate

Apresente a pauta, explicando as questões a serem debatidas e deixe claro para todos sobre o objetivo a ser atingido em grupo.

O direito à palavra

Para o bom andamento da troca de pontos de vista é preciso garantir o mesmo direito à palavra a todos, e de forma equilibrada. Da mesma maneira que são utilizadas certas perguntas para trazer os mais tímidos à roda, alguns artifícios de intervenção devem ser usados para conter os tagarelas para que não monopolizem a fala. Então, esteja atento se isso ocorrer. Seja cordial, agradeça a observação feita e passe a vez para outro colaborador. O mesmo vale para aqueles que, sem querer ou não, desviam do tema. “Obrigado pela sua colocação. Podemos tratar deste assunto em uma outra ocasião.”

Oriente a discussão

É da responsabilidade do gestor determinar e decidir quando convém passar para a próxima fase da reunião. Por exemplo, sair da procura de causas do problema e partir para a sua solução. Cabe a ele também, perceber quando a questão ganha proporções maiores que o esperado, há insuficiência de informações ou é necessário de mais tempo para maturação da pauta, e tomar uma atitude.

Evento da Amcham discute Melhores Práticas no Desenvolvimento de Líderes

28 maio 2015

Patrocinado pela Dynargie, o encontro debateu estratégias e tendências

No dia 26 de maio, no Amcham Business Center São Paulo, o Comitê de Gestão de Pessoas organizou um evento para debater as Melhores Práticas no Desenvolvimento de Líderes. Patrocinado pela Dynargie, o encontro teve como palestrantes Marisabel Ribeiro, Gestora de Consultoria do Hay Group, Alessandro Bonorino, Vice-Presidente global de Recrutamento e Talent Aquisition da IBM e Sandra Gioffi, Diretora da prática de Gestão de Performance Organizacional para América Latina da Accenture. Ao final do evento foram sorteados dois Seminários da Dynargie aos participantes.

Em pauta, a relevância crescente das lideranças no ambiente corporativo, especialmente no momento atual do país. O desafio para as corporações reside em encontrar formas de reconhecer e desenvolver esses talentos, que precisam conquistar credibilidade e confiança por meio de decisões tomadas no dia a dia. E executar essa missão com qualidade requer treinamento, acompanhamento e desenvolvimento.

Best Companies for Leadership é uma pesquisa desenvolvida pelo Hay Group e é o maior estudo global de liderança. Nele, os participantes (voluntários) avaliam sua própria liderança e nomeiam empresas que consideram estar entre as melhores. Dentre as conclusões dos últimos 4 relatórios divulgados, a percepção é de uma evolução no foco da liderança: do fazer acontecer, passou para o incentivo e clareza dos papeis, seguido pela busca por um ambiente inovador, aprimorada para o balanço entre inovação e execução. Não é à toa que, das principais preocupações dos CEOs, a primeira seja justamente o capital humano, seguida pelo relacionamento com os clientes e inovação. No estudo, as empresas eleitas como as melhores se diferenciaram em aspectos como visão de propósito, liderança inspiradora, reconhecimento, gestão de desempenho e espírito de equipe, dentre outros.

Nesse sentido, o desenvolvimento on the job, com as estratégias que buscam a capacitação vinculada à entrega de negócios, a responsabilidade compartilhada entre empresa e líderes visando aprimorar competências que serão demandadas no futuro são iniciativas que geram melhores resultados com o engajamento dos profissionais. E não se trata apenas de melhorar as perspectivas corporativas – é necessário expandir e atuar positivamente na comunidade.

Acesse o sumário executivo da pesquisa Best Companies for Leadership 2014

Confira mais fotos do evento: