Como preparar uma reunião eficaz

Como preparar uma reunião eficaz

5 passos para organizar o encontro e colocar em prática as discussões e as soluções propostas

Muitas empresas perdem tempo promovendo encontros que poderiam ser rápidos e produtivos, mas, na prática, são cansativos e demorados. Para evitar que isso aconteça, preparamos este guia com cinco passos básicos sobre como preparar uma reunião eficaz.

1º Passo: objetivo

Comece a preparar a reunião definindo claramente o seu objetivo. Caso contrário, corre-se o risco de não chegar a conclusão alguma, além de desviar o foco dos colaboradores, que pararam seus afazeres sem saber o porquê, o que acaba se tornando perda de tempo e de dinheiro. Por isso, pense exatamente aonde quer chegar e reflita se a ocasião é realmente importante. Afinal, outra vez, se o assunto pode ser resolvido com um simples e-mail, não há razão para realizá-la.

2º Passo: pauta

Após certificar-se da necessidade, é hora de preparar a pauta – um documento base para distribuir aos participantes e nortear o encontro. Liste todos os assuntos a serem discutidos e ordene-os de acordo com a prioridade, colocando as questões mais urgentes primeiro.

3º Passo: participantes

O ideal é evitar reuniões muito cheias, pois a troca de informação e a participação de todos podem ser prejudicadas, assim como a mediação do debate. Pondere as pessoas que verdadeiramente precisam estar lá e os graus de envolvimento em cada tema da ocasião. Assim, cada um saberá a hora de ouvir e a de falar e o encontro ganhará fluidez.

4º Passo: local e material

Zelar por uma sala organizada, previamente arrumada e equipada agrega agilidade. Frequentemente, perde-se um tempo precioso arrumando as mesas, parando as discussões para buscar algo, instalar uma ferramenta ou testar um material audiovisual, enquanto a equipe já está reunida. São movimentos que dispersam a atenção e fazem com que se leve mais tempo para chegar às soluções.

5º Passo: ata

A qualidade e a eficiência de uma reunião são julgadas pela ata, que inclui a definição de quem fará o quê e quando. A discussão precisa ser bem redigida para que se torne o instrumento da continuidade daquele evento, e não mera burocracia. É a partir dela que partem as ações, responsabilidades, novas metas, soluções, prazos e os passos da caminhada em busca do sucesso. Lembre-se: reuniões são estratégicas, e o que deve resultar delas são as ações!

Como ter uma reunião bem-sucedida com o cliente

reunião bem-sucedida

Metodologia da Dynargie permite saber como controlar a negociação, encorajar o “sim” do cliente e obter êxito na venda

Por Carlos Cézar*

Uma reunião bem-sucedida com o cliente é, sem dúvida, o desejo de todo vendedor. Então, se pensarmos que uma negociação comercial é o encontro entre uma pessoa que tem uma demanda e outra que tem a solução, alcançamos nosso objetivo, certo? Talvez. A lógica está correta, mas é claro que essa é uma forma simplista de abordar o assunto. Na prática, nós sabemos que as coisas não são tão fáceis assim, infelizmente. Controlar uma negociação até obter o “sim” é bem mais desafiador. Os bons vendedores que o digam!

Então, como ter uma reunião bem-sucedida? Como desafiar o cliente e fechar negócio? Para responder a esses questionamentos, apresento um flash do Treino para uma Venda Eficaz. Embora seja apenas uma pequena parte, o conteúdo vai te ajudar a bater ou superar as metas.

Conheça o cliente primeiro: reunião bem-sucedida será uma consequência

Você quer uma reunião bem-sucedida com o cliente? Então, antes de visitá-lo, esteja disposto a conhecê-lo primeiro. Não basta empenho apenas durante o encontro, mas também, em todo o trabalho que o antecede. Enganam-se aqueles que menosprezam essa fase e partem logo para o “ataque”. É preciso lembrar que a chave do sucesso está em descobrir e satisfazer as necessidades dos nossos clientes. Portanto, saber quem ele ou ela é será essencial para a nossa vitória!

Planejar e preparar

Antes da reunião bem-sucedida com o cliente temos a preparação e o planejamento. Reúna o máximo de informações sobre o seu prospect, busque dados relevantes, estude o mercado. Isso te dará base para fazer as perguntas certas e escolher a estratégia mais adequada.

Cause uma boa impressão

Cuide de sua apresentação pessoal, cheque se está levando todos os materiais, confira o trajeto, chegue um pouco antes do horário combinado. Tudo isso conta para causar uma boa impressão e dar um passo a mais para ter uma reunião bem-sucedida com o cliente.

Compreenda o seu cliente

Antes de vender ou tentar influenciar o seu cliente, procure compreendê-lo. Para isso, use o método mais rápido e elucidativo: faça perguntas! Comece com “como, por que, quando” até chegar nas expectativas: “o que você espera do produto?”. As respostas poderão te conduzir ao sucesso.

Consolide a sua apresentação rumo à vitória

Uma apresentação cheia de entusiasmo cria uma sinergia durante a reunião com o cliente. Use isso a seu favor e envolva o seu interlocutor. Depois, é só consolidar a argumentação. O segredo aqui é fazer as perguntas certas para que a própria resposta do cliente o convença naturalmente.

Cliente: Nossa, que criativo!
Você: Por quê?

Perceba que a resposta só ajudará a reforçar e cimentar todos os benefícios que o seu produto tem a oferecer. Mas, é importante ressaltar que isso só é possível com a escuta receptiva.

Contorne as objeções e triunfe na venda

As objeções fazem parte do processo – o que não ajuda é desanimar diante delas. Nessa fase, abre-se um espaço para o desafio. Aqui, vamos utilizar o que conhecemos sobre o cliente, da pesquisa até o presente momento, para desafiar o nosso interlocutor. Nessa hora, contornamos mostrando o valor do nosso serviço dentro do contexto de solucionar a questão dele. Oferecemos informações valiosas e descomplicamos todo o processo enfrentado por ele. O preço perde a importância diante da solução. Nesse aspecto, a estratégia se assemelha à do Challenger Sales. Outra saída é driblar a questão com perguntas positivas, demonstrando disposição. “Como posso adequar o meu produto para ajustar às suas necessidades?”

 

*Carlos Cézar é Consultor e sócio na Dynargie Brasil. Conduz consultorias e programas de formação para alta liderança, além de Workshops com uso do LEGO® SERIOUS PLAY™ e BE SAY DO® para definição de Mindset.

Como conduzir uma reunião informativa eficiente

Planeje a sua reunião informativa

Confira 6 dicas que aumentam a efetividade da reunião informativa

“Conduzir uma reunião informativa é fácil, não tem erro”. Essa é a frase que muitos costumam dizer sobre o assunto. Pode até ser uma categoria sem grandes dificuldades de execução, mas nem por isso o tema perde a sua importância. Estar atento aos detalhes é fundamental para garantir a eficácia. Por isso, separamos seis dicas para te ajudar a obter resultados significativos.

 

Foco no objetivo

A reunião informativa acontece estritamente para a comunicação ou a troca de informações. O objetivo é proporcionar aos colaboradores maior produtividade na execução de suas tarefas e melhor compreensão sobre as necessidades e as metas da empresa, além de integrá-los nos assuntos relevantes e na própria corporação. Essa ferramenta ainda fomenta a gestão participativa ao reconhecer a legitimidade dos profissionais de tomar ciência dos fatos, fazendo com que se sintam parte da instituição em que trabalham.

 

Confira os dados

Estude bem o tema a ser tratado e confira minuciosamente cada dado de sua exposição. Por se tratar de informações puras, que possivelmente serão utilizadas no dia a dia dos participantes, pequenos erros podem se transformar em grandes “bolas de neve” de fracasso.

 

Prepare a exposição

Em uma reunião informativa, a tecnologia de recursos audiovisuais é útil para mostrar gráficos e comentários técnicos, por exemplo, tornando a apresentação mais agradável e de fácil entendimento. Além disso, vale a pena preparar um material complementar para ser entregue antes ou durante a ocasião, evitando uma apresentação maçante e longa.

 

Seja claro

O ideal é que a apresentação seja feita de forma clara, concisa, rigorosa e convincente. Explique ao público o tema e peça que guardem os questionamentos para o final.

 

Esclareça dúvidas

Após a exposição das informações, é hora de permitir que os profissionais questionem, tirem dúvidas ou façam comentários. Quando chegar este momento, anuncie que está pronto para responder às questões e fornecer informações adicionais. E, se por acaso a sala ficar em silêncio, tente encorajar uma pessoa, nomeando-a e solicitando uma pergunta.

 

Reunião informativa = Perguntas sem discussão

Siga a regra básica: nenhum problema deve ser abordado, tampouco, solucionado durante a ocasião. Mas, caso aconteça, vale ressaltar que é muito mais produtivo examiná-lo posteriormente e tratá-lo em outra oportunidade.

Três erros comuns em uma reunião individual

Post1

A reunião do gestor com o seu colaborador tem uma rica troca verbal e não-verbal de informações. Afinal, é uma oportunidade de conseguir respostas, discutir ideias, sentir e ganhar confiança. De quebra, também dá para observar reações, atitudes e temperamentos próprios ou diante de situações específicas. No entanto, muitos gestores cometem erros comuns e não conseguem tirar proveito de toda essa fartura de dados.

Por isso, elencamos alguns deslizes que precisam ser corrigidos, para, então, viabilizar o êxito dessas ocasiões, desenvolvendo todo o potencial dos profissionais e trabalhando o conteúdo necessário para agregar valor à sua gestão.

Hierarquia e autoridade

Existe uma tendência a confundir o exercício da autoridade com o direito à palavra, como se a liberdade em deixar o outro se expressar ameaçasse o poder. Com isso, a pessoa atribui mais peso às próprias palavras e se torna intolerante a qualquer réplica. Na prática, o chefe acaba falando muito mais (isso quando não monopoliza a conversa), e perde a oportunidade de tomar nota sobre como é o seu subordinado, o que ele pensa, as dificuldades enfrentadas ou mesmo, possíveis soluções.

Reflita: é possível que um colaborador que não é ouvido tenha, de fato, vontade de executar uma ordem sua?

Ouvidos aqui e cabeça ali

O gestor está de corpo presente, olhares nos participantes, mas, a cabeça está em qualquer outro lugar. Às vezes, o motivo é, simplesmente, o estresse ou outras preocupações. Para a equipe desse gestor, é apenas mais uma tentativa frustrada de ser ouvida – sem a real intenção do líder de saber o que eles têm a dizer. Independente da razão, a desatenção acaba ofendendo quem está a sua frente.

Reflita: essa é a chance de conhecer um ponto de vista diferente, obter informações relevantes, inclusive, para o seu trabalho. Por que não dar a devida importância a essa ferramenta e aproveitar o ensejo da melhor maneira possível?

Falta de preparo

Por ser uma situação com poucas pessoas envolvidas e, às vezes, até mais rápida, muitos nem se preocupam em preparar uma pauta. A grande questão é que isso pode resultar em outras falhas como: abordar pontos já tratados, deixar o objetivo daquela conjuntura pouco claro, ser mal interpretado, tanto no conteúdo, como na intenção, e prejudicar a expressão da liderança, uma vez que ela pode se “perder” ao falar.

Reflita: encontrar-se individualmente com seu colaborador é um privilegiado momento para ambos  fortalecerem a relação, obter êxito na comunicação, e, por conseguinte, mais produtividade.

Você sabe ser Liderado?

Muito se fala sobre a importância da liderança no mundo corporativo, mas pouco se fala sobre o liderado. Nosso assunto de hoje é desvendar sobre as relações entre o liderado e suas interlocuções com seus líderes.Acompanhar as mudanças comportamentais que afetam toda a sociedade, e impactam no cenário de trabalho, exigem do profissional maior preparação e desenvolvimento de determinados soft skills, como agilidade e liderança, para lidar com os processos empresariais que fazem parte de novo contexto.

Portanto, exige-se do colaborador, adaptações e mudanças, inclusive ampliar a sua consciência sobre seu mindset, e a necessidade (ou não) de adaptar-se de acordo com o desafio ao qual está exposto.

Já parou para pensar sobre quem mais influência o sucesso da empresa: o líder ou o liderado? Ambos! Para as empresas, todos os interesses estão sendo considerados na condução dos trabalhos e, em algum momento, vestimos o chapéu de liderado e outro líder, sejam nas interlocuções com nossa equipe, com o superior imediato ou com nossos pares e parceiros externos.

É indiscutível a importância do líder e o quanto a empresa depende da sua assertividade em agir de acordo com as complexas relações intelectuais e emocionais de seus colaboradores, dar espaço a ideias diferentes da sua, fazer boas perguntas e estar disponível para escutar as respostas sem julgamento, atribuir objetivos claros e concretos, desafiar, ensinar e aprender com seu time e, principalmente, ser um profissional que todos possam se espelhar, criando conexões mais com a pessoa, do que com o profissional.

Já o liderado quer expressar a sua opinião e tem objetivos profissionais e pessoais. Cada vez mais, os colaboradores estão ganhando autonomia e se tornando responsáveis pelo seu desenvolvimento profissional. O relacionamento com seus superiores no ambiente de trabalho é um fator importante para a motivação, desempenho e o bom andamento de suas atribuições.

Então, como melhorar a relação entre colaboradores e gestores? Algumas medidas podem tornar os ambientes de trabalho mais, saudáveis e atentos à Employee Experience ou a Experiência do Colaborador.

Capacidade de Diálogo

É difícil lidar com uma pessoa que tem mais poder que você. Está na natureza humana, dependendo da sua posição hierárquica, atribuir mais peso às suas palavras que às dos outros e, não tolerar réplicas. A comunicação não existe sem troca recíproca, sem a possibilidade real, para os dois interlocutores, de exprimirem os seus pontos de vista. A comunicação ascendente, se exercida da maneira correta, evita ruídos e possibilita maior aproveitamento. Faz com que os superiores possam entender o desenvolvimento dos trabalhos, em diferentes estágios da produção, além de identificar antecipadamente possíveis questões e contribuir com as soluções. Invista em construir uma relação de confiança entre o seu superior e você, de forma transparente e sempre incentivando o diálogo, construindo um canal de comunicação livre, no qual todos se sintam confortáveis para interagir, questionar, perguntar, dividir e confiar constantemente.

Faça a Pergunta certa

Aproveite a disponibilidade do tempo junto ao seu superior para fazer a pergunta certa. A pergunta certa nos conduz a resposta que necessitamos para realizar nossos objetivos. Boas perguntas estimulam e criam conexão para o diálogo. Perguntas fornecem informações e pistas que levam a ação. Procurar entender seu gestor, vai colaborar na venda de sua ideia.

Escuta Receptiva

Se antecipar a responder é um dos impulsos mais comuns. Demonstre disponibilidade para ouvir, crie espaço com seu superior para estabelecer diálogo. Deixe com que ele faça perguntas. A comunicação entre o liderado e seus superiores, se realiza em sentido único, o segundo tente a falar mais e a ouvir menos que o primeiro. A comunicação é uma via de mão dupla, onde todos devem falar e ouvir. “Nós” ao invés de “Eu”. A escuta receptiva é diferente da audição, escuto o meu interlocutor em silêncio (escuta positiva), manifesto o meu propósito de ouvi-lo, encorajo-o a expressar-se. Exercer a escuta receptiva é aprender a escutar o outro sem críticas, interrupções, sem interpretações e julgamentos. Saiba que há técnicas que facilitam os seus desejos e as suas necessidades.

Comunicação Eficaz

O pouco tempo que você tem com seu superior, às vezes numa descida do elevador, tem que ser aproveitada. A comunicação entre você e seu superior, às vezes, se realiza em sentido único. A comunicação  deve dar voz aos dois interlocutores para emitirem suas opiniões, sem que tenha que perder o exercício do líder e do liderado. Mostre domínio do assunto que está abordando, use sempre a palavra certa que seja perceptível ao seu líder. Se não souber responder algo, seja sincero,  aprofunde-se sobre o assunto e dá o retorno posteriormente, evite exposição quando surgir uma dúvida, e saiba o momento e o canal certo para fala com seu superior.

Saber dizer “Não”

Ter dificuldade de dizer “não” para seu superior é uma das coisas mais difíceis. Pensar que o “não” vai ofender ou adiar o “não”, às vezes para ganhar tempo, também é tentador, achando que irá impactar positivamente. Melhor dizer “não” do que criar expectativas que você não poderá cumprir. Dizer “não” ajuda a organizar as prioridades, administrar o tempo, e impacta positivamente na gestão das atividades.  Perder o medo de dizer “não” para seu superior permite que adote uma postura assertiva e confiante, que influenciará positivamente no desempenho.

Prepara-se sempre para uma Reunião

Preparar o que vai dizer, organizar as ideias, fazer previsão dos obstáculos, levantar todas as informações necessárias, usar o tom da comunicação adequado, é um passo para a condução favorável para fluir uma comunicação eficaz com seu superior, sem distorções entre você e ele. O sucesso de uma reunião com seu superior depende da preparação, que representa 99% do sucesso, e da sua capacidade de comunicação em transmitir o seu conhecimento, seu domínio e segurança sobre o assunto.

Conte com o apoio da consultoria da Dynargie!

A Dynargie oferece diversas soluções para que as empresas possam contar com um programa sob demanda para o aprimoramento e aprendizado contínuo de seus colaboradores, que valorizam cada vez mais a sua jornada e experiência dentro das organizações.

A Dynargie traz em seu DNA o desenvolvimento do human side of business, através de uma metodologia exclusiva e consultores com expertise em diversas áreas de atuação das organizações.

Não é por acaso que ao longo de sua história, a Dynargie tenha transformado pessoas e empresas para serem bem-sucedidas, sustentáveis e felizes. Só no Brasil, são mais de doze anos de atuação nas mais diversas áreas, como gestão, liderança, vendas, atendimento, coaching, consultoria, mudança de mindset, entre outras. A metodologia proporciona, com sucesso, ganho de tempo, maior foco nas atividades inerentes aos cargos de liderança, desenvolvimento e engajamento da equipe, diminuição de retrabalho e controle do estresse, assim como maior produtividade e lucratividade.

Conheça mais a nosso respeito em nosso site www.dynargie.com.br, no nosso Blog www.blog.dynargie.com.br e siga-nos no Linkedin dynargie-brasil e no Instagran
dynargie_brasil.

Siga-nos nas redes