Elas assumiram o papel de liderança

Dia da Secretária

O Dia da Secretária é apenas um lembrete de que essas profissionais devem ter o seu valor reconhecido sempre

Muito mais que apenas a pessoa que atende ao telefone e datilografa bem, a secretária hoje assume orgulhosamente um papel de liderança na empresa. O café continua delicioso e servido na hora certa – afinal, diversos setores, da copa ao departamento de compras, são orquestrados por essas profissionais. Inclusive a bebida descafeinada e a bolacha diet para a reunião com aquele empresário exigente já foram providenciadas, assim como a pauta e os documentos para assinarem e fecharem negócio. Isso porque, não raro, a negociação já foi encaminhada – por elas – é claro!

Desde o surgimento da profissão até hoje, muita coisa mudou e a categoria se desenvolveu. Elas acompanharam as mudanças no mercado e no mundo corporativo com a mesma competência e inteligência emocional que possuem para exercer o cargo. Não é à toa que hoje a carreira exige graduação, especialização, idiomas, experiência no Brasil e no exterior e ganhou ainda mais responsabilidades. Muitas empresas as contratam com a atribuição de “office manager”. Ou seja, elas não só fazem o escritório andar (e às vezes, voar), como também atuam na implementação de uma filial no exterior.

Portanto, esqueça o clichê da “mulher que lixa a unha”, pois durante o expediente, não há tempo para isso. É necessário ser multifuncional para cuidar dos compromissos, tarefas, viagens e tantas outras coisas de seu assessorado (isso quando não é um time inteiro de diretores), além de comandar a equipe, administrar e gerenciar a corporação, se adiantar a qualquer imprevisto e resolver os contratempos e contingências. Tudo isso com toda a discrição e resiliência que pede a função.

Com tanta força e garra, sensibilidade e empatia para compreender o outro com um olhar, organização e eficiência equilibrados elegantemente sobre um salto alto, as secretárias executivas conquistaram território e uma grandiosa importância nas corporações. Sem elas, quantos relatórios, aniversários e compromissos seriam esquecidos? Quantas viagens seriam desmarcadas pela falta de alguém que, de alguma forma, pode suprir a ausência do líder?

Por tudo isso e mais um pouco, a Dynargie faz questão de homenagear quem muito faz pelos seus superiores (e, não raro, até pela família deles), pela corporação e pela categoria. Parabéns, vocês são demais!

Como descobrir o que o cliente deseja

Saiba o que o seu cliente deseja

Antes de tentar influenciar ou argumentar, conheça o seu interlocutor e saiba o que o cliente deseja

De acordo com o escritor Frank Bettger, considerado um dos melhores vendedores, “o segredo mais importante na arte de vender consiste em descobrir o que o cliente deseja exatamente e ajudá-lo a encontrar a forma de obtê-lo”. Ou seja, antes de tentar influenciá-lo, é necessário compreender o nosso interlocutor para oferecer justamente o que ele precisa.

Mas, como? Primeiramente, aprendendo a escutá-lo de forma aberta e verdadeiramente interessado naquilo que ele tem a dizer. Nada de corpo presente e cabeça pensando nos problemas, no almoço ou no happy hour de sexta-feira. O foco deve ser totalmente voltado ao que o nosso comprador tem a dizer. Parece óbvio, mas, realmente faz diferença e a pessoa percebe e sente essa sinergia – o que só acrescenta ainda mais pontos a nosso favor.

E então, com os ouvidos atentos, é hora de conseguir as informações necessárias com um simples método: fazendo perguntas. Comece com uma combinação de questões abertas (como, por que, quais são…) e neutras, dando ao prospect a possibilidade de falar sobre si, suas experiências, seus conhecimentos e desejos. Por exemplo, “o que você espera quando contrata um de nossos seguros?”.

As respostas nos darão indicações sobre as razões da compra, as expectativas, os receios e o quanto estão dispostos a negociar. Durante essa conversa, nossa função é anotar todas a informações. A grande dica aqui é tomar nota sobre as palavras ditas pelo cliente. Tais expressões podem ser utilizadas para ganhar força mais tarde, sendo proferidas na hora de convencê-lo ou de argumentar sobre o que está oferecendo.

Outro ponto chave para descobrir o que o cliente deseja é observar as entrelinhas. Certas informações têm o poder de revelar muito mais. Por exemplo, uma estante cheia de livros pode indicar que ele gosta de ler, mas também os assuntos mais relevantes para ele. Também é possível que tudo seja meramente decorativo. Cabe a você fazer as perguntas corretas para desvendar a sua clientela, escutar receptivamente e usar as informações para fazer um ótimo trabalho e obter sucesso nas vendas.

Como conduzir uma reunião informativa eficiente

Planeje a sua reunião informativa

Confira 6 dicas que aumentam a efetividade da reunião informativa

“Conduzir uma reunião informativa é fácil, não tem erro”. Essa é a frase que muitos costumam dizer sobre o assunto. Pode até ser uma categoria sem grandes dificuldades de execução, mas nem por isso o tema perde a sua importância. Estar atento aos detalhes é fundamental para garantir a eficácia. Por isso, separamos seis dicas para te ajudar a obter resultados significativos.

 

Foco no objetivo

A reunião informativa acontece estritamente para a comunicação ou a troca de informações. O objetivo é proporcionar aos colaboradores maior produtividade na execução de suas tarefas e melhor compreensão sobre as necessidades e as metas da empresa, além de integrá-los nos assuntos relevantes e na própria corporação. Essa ferramenta ainda fomenta a gestão participativa ao reconhecer a legitimidade dos profissionais de tomar ciência dos fatos, fazendo com que se sintam parte da instituição em que trabalham.

 

Confira os dados

Estude bem o tema a ser tratado e confira minuciosamente cada dado de sua exposição. Por se tratar de informações puras, que possivelmente serão utilizadas no dia a dia dos participantes, pequenos erros podem se transformar em grandes “bolas de neve” de fracasso.

 

Prepare a exposição

Em uma reunião informativa, a tecnologia de recursos audiovisuais é útil para mostrar gráficos e comentários técnicos, por exemplo, tornando a apresentação mais agradável e de fácil entendimento. Além disso, vale a pena preparar um material complementar para ser entregue antes ou durante a ocasião, evitando uma apresentação maçante e longa.

 

Seja claro

O ideal é que a apresentação seja feita de forma clara, concisa, rigorosa e convincente. Explique ao público o tema e peça que guardem os questionamentos para o final.

 

Esclareça dúvidas

Após a exposição das informações, é hora de permitir que os profissionais questionem, tirem dúvidas ou façam comentários. Quando chegar este momento, anuncie que está pronto para responder às questões e fornecer informações adicionais. E, se por acaso a sala ficar em silêncio, tente encorajar uma pessoa, nomeando-a e solicitando uma pergunta.

 

Reunião informativa = Perguntas sem discussão

Siga a regra básica: nenhum problema deve ser abordado, tampouco, solucionado durante a ocasião. Mas, caso aconteça, vale ressaltar que é muito mais produtivo examiná-lo posteriormente e tratá-lo em outra oportunidade.

Como ser uma boa secretária executiva

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5 dicas para se destacar e ser uma profissional bem-sucedida

As secretárias têm adquirido cada vez mais relevância dentro de uma empresa por serem multifuncionais e pela carga de responsabilidade, muitas vezes, assumindo o papel de liderança e tomando importantes decisões. Hoje não basta apenas ser simpática e organizada, pois, quem busca ser uma boa secretária executiva precisa ir além dessas características e ser capaz de tratar e, sobretudo, resolver problemas.

Atitude positiva

É possível transformar todo o ambiente, tornando-o mais agradável, com atitudes positivas – mesmo diante de obstáculos –, pois esta energia é contagiante, quebrando qualquer mau humor. Na eficácia, esse comportamento oferece uma outra ótica frente às questões e ao estresse do dia a dia, implicando em pró-atividade e soluções mais ágeis e efetivas, ao invés de perder tempo entrando em desespero ou resmungando pelos cantos.

Relacionamento e comunicação

Ter um bom relacionamento com seu superior e com todos os colaboradores da empresa é fundamental – especialmente porque essas profissionais lidam com diferentes pessoas, dentro e fora da corporação.  Para isso, é preciso desenvolver a sua comunicação em todos os sentidos: escutar receptivamente, ler nas entrelinhas, e saber se expressar, utilizando gestos, palavras e o tom de voz correto, de acordo com o perfil de seu interlocutor.

Planejar as atividades

É preciso saber administrar o tempo, tornando-o mais produtivo com um plano de atividades, distinguindo-as de acordo com seu grau de urgência e importância. O planejamento dá o domínio de suas tarefas, facilitando o cotidiano e deixando-a mais preparada para resolver qualquer situação ou imprevisto.

Saber afirmar-se e saber dizer não

Muitas pessoas se sentem desconfortáveis em ter de negar ou então, em ter de tomar uma atitude mais firme. Gostando ou não, tudo isso faz parte da vida profissional (e pessoal também). A grande diferença está em superar esses momentos, aprendendo a dizer não  e sabendo afirmar-se, ao invés de se impor, mostrando respeito a si mesmo e ao outro.

Se você tem uma secretária, que tal investir no desenvolvimento e treinamento dessa colaboradora? É um presente que beneficiará a profissional e a empresa. Lembre-se que para conquistar seus objetivos e alçar voos cada vez maiores, o seu braço direito deve estar preparado para te acompanhar.

7 dicas de como vender em tempos de crise

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O Brasil enfrenta um momento de grande insegurança financeira. Juros, inflação e taxa de desemprego parecem aumentar na mesma proporção em que caem as atividades econômicas e os investimentos no país. A situação não está fácil, mas, não é o fim do mundo. Com as estratégias certas, criatividade e atitudes positivas é possível encontrar oportunidades nesse cenário. Confira 7 dicas para vender em tempos de crise.

Mais ação e menos reclamação

Não adianta reclamar, xingar o governo ou acusar a corporação, pois isso não mudará as circunstâncias. Mudanças aparecem com atitudes. Então, ao invés de resmungar, use seu tempo para se motivar e superar esse período – de preferência, com mais positividade.

Capacite-se

Já dissemos neste post, que uma poderosa arma frente a uma dificuldade é investir no desenvolvimento das pessoas. Ou seja, a chave do crescimento pode estar na capacitação e motivação da equipe. Mas isso não significa que você precisa esperar a empresa tomar a iniciativa. Acredite em si mesmo e invista em seu potencial.

 Multiplique sua prospecção

Com a retração do mercado, aumenta a dificuldade de encontrar potenciais clientes. O jeito é prospectar mais do que antes. Vale pedir indicações aos seus clientes atuais, tentar trazer de volta os antigos, buscar novos perfis e estudar a clientela de seu concorrente.

Pratique a empatia

Diante desta fase economicamente tão delicada, um vendedor empático consegue lidar melhor com as adversidades da crise. Sem empurrar a sua oferta, ele é mais habilidoso para fechar negócio porque favorece relações ganha-ganha, fidelizando o cliente.

Use a sua criatividade e ousadia

Trazer novidades é uma ótima estratégia. Às vezes, basta apenas um toque de criatividade para tornar o seu portfólio mais atrativo, como criar kits ou combos, fazer um mix personalizado, acrescentar ou trocar alguns itens, ou então, aperfeiçoar o seu produto ou serviço.

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