Secretariado executivo de sucesso – como chegar lá

10 setembro 2018

Saiba o que secretárias e secretários podem fazer para alavancar a carreira

Secretárias e secretários executivos são cada vez mais vitais em empresas de todos os portes. Afinal, são eles que salvam o escritório, o evento, a reunião e resolvem as mais variadas questões. São responsáveis por organizar, administrar e executar, sem deixar de lado detalhes como a reserva no restaurante para aquele importante almoço de negócios. Além disso, têm sempre uma solução para tudo e muitas vezes, parecem prever o futuro se adiantando em diversas ocasiões. Não é à toa que a profissão vem ganhando respaldo. Com isso, ser um secretariado executivo de sucesso se tornou um importante objetivo a ser alcançado.

Qual é o primeiro passo para o profissional de secretariado executivo alcançar o sucesso?

As mudanças no mundo corporativo, a evolução da carreira e as exigências do mercado têm transformado secretários e secretárias executivos. Por isso, a função ganha notoriedade, novas responsabilidades e poder de liderança. Mas para encarar esse desafio, é preciso ter plena consciência do seu papel enquanto profissional de secretariado executivo.

Reflita sobre o universo do secretariado executivo

O primeiro passo é refletir sobre todo o universo profissional que envolve o secretariado executivo. Isso significa ir além de apenas saber as suas funções e encargos, mas também descobrir como fazer a diferença. É ter um grande compromisso sobre o relacionamento com superiores, pares, subordinados e todo o networking que compõe a posição. Vale a pena pensar também a respeito da sua comunicação, atitudes, ações e reações diante das mais variadas situações e cenários.

Toda essa reflexão ajudará a ampliar a lucidez sobre cada ponto que envolve a sua carreira em secretariado executivo. Secretárias e secretários conhecerão melhor o seu papel frente a todo esse contexto. Por consequência, isso trará ainda outro benefício: o autoconhecimento, que é fundamental para o próprio desenvolvimento.

O autoconhecimento traz clareza à carreira em secretariado executivo

Com o autoconhecimento, se entende melhor o trabalho em secretariado executivo e a importância dentro do contexto corporativo. Ao mesmo tempo, você conhece um pouco mais quem é, como age e reage. Portanto, o próximo passo é analisar de forma honesta, crítica e justa todo esse rico autoconhecimento.

Observe hábitos, atitudes, pensamentos, fraquezas, conquistas, entre outros. Isso ajudará a identificar os pontos de desenvolvimento, o porquê do aprimoramento e como se aperfeiçoar. Daí em diante é só colocar a mão na massa para amadurecer e evoluir o que está aquém do esperado. Não esqueça também de reconhecer suas virtudes e qualidades e cultive-as.

Plano de carreira em secretariado executivo

Com essa reflexão, fica fácil colocar em prática o desenvolvimento em secretariado executivo. Para isso, reveja o seu plano de carreira e busque as suas realizações. Visualize o seu momento atual e aonde quer chegar. Lembre-se de colocar prazos para todas as metas, evitando procrastinar aquela pós-graduação ou aquele treinamento, por exemplo.

Caso não tenha um plano de carreira, este post pode te ajudar a planejar a sua jornada profissional. Assim, o dia a dia ganha outro sentido, a motivação aumenta e as pequenas conquistas te aproximam mais do sucesso.

Como desenvolver a carreira em secretariado executivo

O desenvolvimento envolve diversos processos até se concretizar. Cada pequena meta realizada ao longo da jornada ajuda a conduzir o profissional de secretariado executivo ao sucesso. Nesta etapa, com todo o seu autoconhecimento e planejamento, fica mais fácil se atentar aos três pontos importantíssimos que todo mundo que atua em secretariado executivo deve saber:

Atitude: o profissional de secretariado executivo de sucesso precisa de atitudes positivas Isso é universal, valendo desde a forma como você se expressa, como encara diferentes situações, até a maneira como lida com os mais diversos públicos, etc. Esta dica é importantíssima porque atitudes positivas são capazes de transformar o ambiente de trabalho. Além disso, as ações se transformam em proatividade para sugerir, buscar soluções e se adiantar.
Relacionamento: faz parte do trabalho em secretariado executivo ter boas relações com superiores, pares, subordinados e profissionais de fora da empresa. Por isso a comunicação e a gestão do relacionamento são primordiais. Nesse quesito, é importante se atentar à prática da escuta receptiva. Também é preciso comunicar-se melhor, falar de forma positiva e conseguir dizer não quando necessário.
Ferramentas: por fim, mas não menos importante, é imprescindível aprender a utilizar as ferramentas do secretariado executivo de modo eficaz. Na prática, isso é traduzido nos telefonemas e e-mails assertivos, planejamento de atividades e no conhecimento das condições para realizar uma reunião bem-sucedida. Vale acrescentar ainda a gestão do tempo, distinguir o que é importante do que é urgente e estabelecer prioridades.

Como acelerar o desenvolvimento e ter sucesso em secretariado executivo

Secretárias executivas, secretários executivos e assistentes podem e devem investir em educação para acelerar o seu desenvolvimento. Investir em si mesmo, reciclar-se ou aprender coisas novas são ações muito bem-vindas. A Dynargie Brasil oferece uma série de cursos e treinamentos que te ajudarão a evoluir e, consequentemente, alcançar o sucesso. Além disso, é também uma ótima oportunidade para ampliar o networking, conhecer novos pontos de vista e revigorar a sua própria motivação.

Os desafios para um home office produtivo

11 maio 2018

Conheça as principais dificuldades e confira as nossas dicas para obter bom rendimento em home office

Muitas pessoas acreditam que trabalhar em casa significa dormir até mais tarde e trabalhar na cama de pijama o dia todo. Na prática, as coisas não são tão simples assim. Por essa razão, muitos profissionais não conseguem se adaptar. O modelo exige muita disciplina, organização e empenho para enfrentar os desafios de um home office produtivo. Principalmente para quem está começando a trabalhar remotamente.

Pode parecer fácil à primeira vista, mas nem todo mundo consegue o mesmo rendimento obtido no escritório. Então, se você está iniciando ou está com dificuldades de se habituar, este post é para você! Confira nossas dicas para mirar no sucesso profissional e pessoal.

Home office produtivo precisa de organização

A falta de organização é uma das grandes falhas – especialmente para quem não está acostumado ao home office. A primeira impressão é que haverá mais tempo para trabalhar e fazer outras coisas, já que se ganha o tempo do deslocamento de ir e voltar da empresa. Não deixa de ser verdade. Porém, é preciso saber administrar muito bem as horas de trabalho e as tarefas. Caso contrário, é fácil procrastinar aquela planilha para realizar tarefas domésticas, por exemplo.

Estabeleça um horário de trabalho para que o home office seja produtivo

Estabeleça um horário de trabalho – independentemente de você passar apenas alguns dias atuando remotamente ou a semana inteira. Até que é possível dormir um pouco mais, contanto que a jornada de horas estabelecida seja cumprida. Seja pontual como se estivesse no escritório. Isso vale tanto para ganhar produtividade como para evitar excessos. Afinal, trabalhar demais também não faz bem.

Home office produtivo só funciona com a compreensão de todos e com limites

Não é porque você está em casa que está livre para os afazeres domésticos ou atividades do cotidiano. Então, evite-os. Imagine que está na empresa, logo, não dá para estender a roupa ou levar o cão para passear. É claro que em alguns casos é até possível conciliar – mas não nesse primeiro momento. Dessa forma, é primordial que no começo você se dedique a se acostumar com a nova rotina.

Home office produtivo requer fugir das tentações em casa

TV, café, geladeira, sofá, vídeos na internet, redes sociais, joguinhos, conversas com as pessoas da casa. São inúmeras as distrações que podem fazê-lo perder o foco. Ceder a qualquer uma delas, nem que seja por alguns minutos, pode decretar o seu insucesso no trabalho remoto. Quem quer um home office produtivo precisa ter foco e disciplina – e fugir das tentações.

Aproveite a flexibilidade do home office apenas se realmente tiver tempo livre

Ainda há quem pense: “se está em casa, não está ocupado”. Logo, pipocam os “favores”, amigos de folga que chamam para um café ou fazem uma visita. Lembre-se que você está trabalhando. Portanto, é preciso aprender a dizer não. Aproveite tais convites ou pedidos somente se tiver um tempo livre.

Home office produtivo precisa de um local adequado

“Está tão bom aqui na cama, por que não pegar o notebook e trabalhar daqui mesmo?”. A resposta é simples: porque não vai dar certo! Por mais que pareça confortável, o local é feito para descansar. Nosso cérebro sabe disso e quase sem querer deixa o corpo e a mente mais relaxada. Por consequência, fica fácil pegar no sono ou realizar as atividades com maior lentidão. O mesmo vale para o pijama. Trocar de roupa te ajuda a compreender que não é um dia de folga.

Outro ponto é que a posição não é adequada para uma jornada de trabalho, prejudicando a saúde. Home office produtivo precisa de um local adequado. Isso quer dizer uma mesa e uma cadeira em um ambiente tranquilo da casa, com boa iluminação e ergonomia correta.

Considere um coworking para que o home office seja produtivo

São inúmeras as dificuldades e desafios para que o home office seja produtivo. Mas, nem sempre conseguimos ultrapassar todas as barreiras em casa. No entanto, isso não significa que é preciso desistir. Você pode considerar ir para um coworking e fazer com o que o modelo remoto seja produtivo. Alguns pontos que devem ser avaliados para buscar o ambiente de trabalho coletivo:

Dificuldade em estabelecer limites ente vida pessoal e profissional

Às vezes, é difícil trabalhar pensando na pia repleta de louça suja e nada fazer a respeito. Saiba que nem todas as casas são adaptáveis para um escritório e que vencer as tentações é realmente difícil.

Jornada de trabalho e disciplina

“Já estamos em casa e concentrados, então não custa nada passar mais algumas horas diante do computador, certo?!”. Ou “a preguiça e a procrastinação parecem dominar e nunca cumpro a jornada de trabalho”. Sem alguém vendo, o resultado pode ser “oito ou oitenta” mesmo.

Solidão

Trabalhar em casa pode causar um isolamento em alguns casos. A rotina de conversar com colegas de trabalho, ver gente, sair à rua costuma reduzir bastante. Isso pode ser muito negativo, especialmente para quem mora sozinho.

Home office não significa trabalhar em casa

Apesar da tradução literal dizer isso, o conceito não quer dizer necessariamente que você deva estar em algum cômodo da sua casa. O termo é, na verdade, uma modalidade para atuar à distância. Você pode ir à um café, um coworking ou onde quer que se sinta confortável e produtivo.

Talent acquisition: como as empresas atraem os profissionais ideais

24 abril 2018

Especialistas discutem talent acquisition, a importância do branding employer, a necessidade de novas formas de atração e a diversidade

Com as mudanças globais, preencher vagas de trabalho virou um grande desafio para companhias no mundo todo. Se antes o processo era mais passivo, talent acquisition exige hoje um esforço cada vez maior dos recrutadores. E então surge a reflexão: o que as empresas estão fazendo para atrair os profissionais ideais? Por que o employer branding (trabalhar a marca empregadora) ganhou tanta importância na atualidade? Essas mudanças no recrutamento podem trazer resultados para a empresa?

Em busca das respostas, a AMCHAM (American Chamber of Commerce for Brazil) recebeu especialistas para debater sobre o assunto. Cases de sucesso, processos de mudança e diversidade enriqueceram o público com novos insights acerca de talent acquistion. O evento teve mediação de Elizabeth Rodrigues, presidente do Comitê de Gestão de Pessoas da entidade e patrocínio da Dynargie.

Employer branding e sua importância em talent acquisition

As mudanças no mundo corporativo e as novas gerações têm feito as empresas redesenharem a sua busca por profissionais. Hoje, os colaboradores querem encontrar no trabalho não só uma fonte de renda, mas uma realização pessoal. Ou seja, há uma necessidade de identificação com a companhia, de ser feliz nela e alcançar os objetivos.

Nessa nova realidade, o conceito de employer branding tem crescido progressivamente. “As pessoas precisam conhecer a empresa do ponto de vista de marca empregadora e não só do ponto de vista de produtos e serviços”, explicou Marcelo Torres, conselheiro e business developer da 99jobs. Isso também resultou no anseio das corporações em conquistar e despertar o desejo de trabalhar lá.

Mas, como employer branding pode ajudar no recrutamento de talentos?

Na atualidade, as pessoas escolhem onde querem trabalhar. Então, o melhor a fazer é mostrar o que elas querem saber, contando como é a rotina, os desafios e as oportunidades. Isso inclui pontos positivos e negativos da empresa. “Nós precisamos ser firmes e nos posicionar contando tanto o lado luz, como o lado sombra”, explanou Flavia Pilan, gerente de Recursos Humanos da Natura, responsável por talent acquistion.

E isso não afastaria os candidatos? O business developer da 99jobs afirma que não, pois supre a necessidade que as pessoas têm de obter informações reais. Além disso, ajuda a selecionar profissionais que estejam verdadeiramente interessados, porque os atrai por alinhamento. Então, não será uma surpresa para o recém contratado saber que precisará trabalhar aos fins de semana, por exemplo. E ninguém perde tempo com desistências na etapa final. Se a cultura estiver alinhada com as expectativas do candidato, o avanço nesse processo entre candidato e empregador é mais autêntico e promissor.

Por que as mudanças em talent acquisition são tão importantes?

As empresas estão começando a tomar consciência dessa nova situação no mercado de trabalho. Embora seja imprescindível acompanhar as mudanças, nem todos se convenceram ainda da importância dessa transformação em talent acquisition. Por que contratar gente como a gente? Patrícia Pugas, diretora executiva de gestão de pessoas do Magazine Luiza, responde dizendo que é melhor para os clientes. Ela acrescenta que isso ainda traz outros benefícios:

Melhora o clima/ ambiente de trabalho
Engajamento
Sustentabilidade dos negócios
Resultados
Produtividade
Reduz o turn over
“Fit cultural”

Patrícia explica que o “fit cultural” é uma conexão entre empresa e colaborador, na qual os interesses dos dois lados estão em harmonia. “Aquele profissional engravatado que quer ganhar rios de dinheiro não vai conseguir se encaixar em uma ONG. Dificilmente ele conseguirá se realizar lá”, exemplifica. Embora seja um dos quesitos mais difíceis de serem preenchidos, sua importância é enorme para obter sucesso na contratação.

Diversidade em talent acquisition

Quando o assunto é diversidade, todos os especialistas são categóricos: “está nos nossos valores”. Tanto no Magazine Luiza como na Natura, a diversidade é um tema presente no dia a dia e gerido com naturalidade. Dados mostraram a presença de negros, mulheres, mulheres líderes, apoio ao público LGBT+ (Lésbicas, Gays, Bissexuais, Transexuais, Travestis, Transgêneros e Intersexos). e inserção de deficientes na rotina das empresas. “A diversidade traz mais resultados”, justificou Patrícia. “Queremos chegar a 8% de pessoas com deficiência até 2020”, pontuou Flavia.

Como o storytelling pode ajudar no engajamento de colaboradores

25 janeiro 2018

Dynargie oferece ferramentas para viabilizar a técnica do storytelling nas empresas, aumentando a criatividade, a imaginação e melhorando a comunicação

Histórias bem contadas e cativantes são absorvidas e lembradas com grande facilidade. Afinal, você consegue se recordar com clareza daquela reunião que aconteceu três meses atrás? Mas com certeza, é capaz de contar com detalhes o filme incrível que assistiu no ano passado, certo? Partindo desse princípio, as organizações começaram a perceber que a aplicação do storytelling no ambiente de trabalho pode ajudar no engajamento de colaboradores.

Mas o que é storytelling?

Storytelling é a capacidade de contar uma história de forma envolvente, utilizando palavras, métodos ou recursos audiovisuais que visam transmitir um conteúdo para informar, agregar valor, ensinar ou mesmo simplesmente entreter. Para comprovar todos os créditos dados a essa técnica, o jornalista Rob Walker comprou 200 objetos com um investimento de US$ 129,00. Depois, ele convidou 200 escritores para que escrevessem sobre cada item. Após adicionar uma história, os produtos foram vendidos, rendendo o valor bruto total de US$8.000,00 – obtendo mais de 6.000% de lucro!

Onde usar storytelling?

Com todo esse potencial, não é à toa que a técnica é bastante utilizada em publicidade e marketing. Mas, isso não limita os enormes poderes das narrativas e de seu aproveitamento em outras áreas. É justamente isso que aos poucos começa a ganhar força no mundo corporativo, sendo usufruído de diversas maneiras e em várias situações, como no treinamento de colaboradores, no endomarketing e na comunicação interna, no fortalecimento da cultura organizacional, entre outros.

Como a Dynargie aplica o storytelling?

Divulgar histórias interessantes tem o poder de motivar a equipe, incentivar o crescimento e o constante aprendizado e conectar pessoas. Para entender melhor e vivenciar esse universo das narrativas, a Dynargie Brasil oferece uma experiência lúdica com a metodologia Lego Serious Play empregada como ferramenta para o desenvolvimento do storytelling. Através de peças do brinquedo Lego, os participantes são convidados a fazer construções individuais ou em equipe que estimulam constantemente a capacidade de imaginação, criatividade e comunicação. O resultado dessa “brincadeira” séria gera insights, valida ideias, projetos e estratégias e traz inspirações para o melhor jeito de inserir as narrações e engajar os profissionais.

Ao colocarem em prática, algumas organizações resgatam o histórico dos fundadores ou o surgimento dos produtos, contando-os de modo simples e memorável. Outras, querem ouvir o próprio colaborador, convidando-o a compartilhar a sua experiência a fim de inspirar os demais colegas. Há também a criação de personagens que ganham vida e tornam os informativos, por exemplo, mais atraentes. São inúmeras as possibilidades, departamentos e ocasiões para que grandes heróis possam permear a sua gestão.

E você, como quer contar a sua história?

Como a geração millennial está transformando o papel do RH

21 setembro 2017

Patrocinado pela Dynargie Brasil, evento reuniu mais de 100 profissionais para debater a geração millennial no mercado de trabalho

A geração millennial tem transformado e redefinido o papel do RH nas organizações. Isso se deve ao fato de que os modelos antigos já não se conectam mais com esses talentos, que anseiam por realizações, têm a necessidade de serem felizes tanto na vida pessoal como na carreira e não querem esperar muito tempo para isso. Diante deste cenário, como lidar com as expectativas dessas pessoas e de outras gerações em um mesmo ambiente? Como atrair e engajar esse público?

Para tentar buscar essas respostas e compartilhar insights com uma grande plateia interessada no assunto, a Dynargie Brasil fez questão de patrocinar o encontro, promovido pelo Comitê de Gestão de Pessoas da AMCHAM (American Chamber of Commerce for Brazil), que reuniu profissionais para palestrar, debater e apresentar cases de sucesso.

As expectativas da geração millennial

Danilca Galdini, sócia diretora da NextView People, apresentou uma pesquisa realizada com 113.378 pessoas de nove países da América Latina. Os dados mostraram que esses jovens profissionais esperam que o trabalho gere aprendizado, possibilite um melhor uso das suas habilidades, permita a integração entre vida pessoal e profissional, tenha um significado e seja fonte de felicidade.

No entanto, um dos grandes desafios de atender ao que os millennials esperam em termos de conhecimento e progresso e está em fazê-lo permanecer na mesma companhia a longo prazo. “As empresas devem apoiar o desenvolvimento do jovem e entender que mesmo que ele saia, esse ‘casamento’ deve ser proveitoso para os dois lados enquanto durar”, explicou Galdini. Outro ponto que merece a atenção e pode ser revisto pelas empresas é a forma de trabalho: 66% dos jovens, 68% da média gestão e 77% da alta liderança disseram que topariam experimentar novos modelos.

A PwC também realizou uma pesquisa em diversos países e os dados foram importantes para entender melhor essa geração. Dentre as descobertas, 65% gostariam de trabalhar em casa eventualmente ou alterar o seu horário de trabalho e 71% disseram que as demandas do trabalho interferiam na vida pessoal. Uma das apostas para atender essas reivindicações foi a implantação de um programa de flexibilidade, que permite que o colaborador compense horas, tenha horário de entrada, saída e almoço flexíveis, trabalhe remotamente, entre outros. “Não vamos ter tudo o que eles querem, mas nós podemos valorizar aquilo que se conecta com eles”, afirmou Erika Braga, diretora de RH da PwC.

A procura, contratação e a atração desses jovens talentos para as empresas também têm exigido novos jeitos de operar. Para a Raízen, um dos grandes desafios é tornar a marca mais conhecida e atrativa aos jovens, uma vez que ela tem apenas 6 anos de história – embora seja fruto da fusão de duas grandes companhias consolidadas: Cosan e Shell. De acordo com Alessandra Orlando, gerente de atração e seleção da Raízen, a corporação passou a usar o aplicativo WhatsApp como ferramenta para se aproximar dessas pessoas e trabalhar a campanha “Talento indica um Talento”. “O Recursos Humanos precisa entender que é um novo contexto”, pontuou Alessandra. “Nós estamos tentando fazer com que a Raízen seja menos formal”, acrescentou.

Já no Grand Hyatt, formalidade e burocracia são coisas difíceis de mudar, mas também são parte das insatisfações manifestadas pela geração millennial. No entanto, a rede hoteleira tem se reinventado e promovido outras saídas para lidar com a juventude – que aliás, representa mais da metade do quadro de colaboradores com menos de 35 anos. “Os funcionários podem exercer as suas paixões através dos comitês criados de acordo com o interesse deles, como o de Sustentabilidade e Diversidade GLBT. Eles fazem voluntariamente os projetos e possuem todo o apoio da alta gestão”, explicou Ligia Shimizu, gerente de treinamento e desenvolvimento do Grand Hyatt, que é da geração Y. Além disso, todas as inovações são feitas através da metodologia Design Thinking e são promovidos regularmente treinamentos que contribuem para formação dos jovens em posições de liderança, dando a eles mais respaldo para exercer a função.

A saída é buscar equilíbrio entre as necessidades das diferentes gerações, por meio da oferta de um ambiente de trabalho desafiador e, ao mesmo tempo, capaz de proporcionar crescimento e satisfação. A coexistência de gerações é inevitável e pode ser positiva se houver diálogo, possibilitado pela escuta receptiva e fomento à empatia. Afinal, valorizar a diversidade é uma tarefa diária, mas que beneficia a todos.