Gestão - Dynargie Blog

Secretariado executivo de sucesso – como chegar lá

10 setembro 2018

Saiba o que secretárias e secretários podem fazer para alavancar a carreira

Secretárias e secretários executivos são cada vez mais vitais em empresas de todos os portes. Afinal, são eles que salvam o escritório, o evento, a reunião e resolvem as mais variadas questões. São responsáveis por organizar, administrar e executar, sem deixar de lado detalhes como a reserva no restaurante para aquele importante almoço de negócios. Além disso, têm sempre uma solução para tudo e muitas vezes, parecem prever o futuro se adiantando em diversas ocasiões. Não é à toa que a profissão vem ganhando respaldo. Com isso, ser um secretariado executivo de sucesso se tornou um importante objetivo a ser alcançado.

Qual é o primeiro passo para o profissional de secretariado executivo alcançar o sucesso?

As mudanças no mundo corporativo, a evolução da carreira e as exigências do mercado têm transformado secretários e secretárias executivos. Por isso, a função ganha notoriedade, novas responsabilidades e poder de liderança. Mas para encarar esse desafio, é preciso ter plena consciência do seu papel enquanto profissional de secretariado executivo.

Reflita sobre o universo do secretariado executivo

O primeiro passo é refletir sobre todo o universo profissional que envolve o secretariado executivo. Isso significa ir além de apenas saber as suas funções e encargos, mas também descobrir como fazer a diferença. É ter um grande compromisso sobre o relacionamento com superiores, pares, subordinados e todo o networking que compõe a posição. Vale a pena pensar também a respeito da sua comunicação, atitudes, ações e reações diante das mais variadas situações e cenários.

Toda essa reflexão ajudará a ampliar a lucidez sobre cada ponto que envolve a sua carreira em secretariado executivo. Secretárias e secretários conhecerão melhor o seu papel frente a todo esse contexto. Por consequência, isso trará ainda outro benefício: o autoconhecimento, que é fundamental para o próprio desenvolvimento.

O autoconhecimento traz clareza à carreira em secretariado executivo

Com o autoconhecimento, se entende melhor o trabalho em secretariado executivo e a importância dentro do contexto corporativo. Ao mesmo tempo, você conhece um pouco mais quem é, como age e reage. Portanto, o próximo passo é analisar de forma honesta, crítica e justa todo esse rico autoconhecimento.

Observe hábitos, atitudes, pensamentos, fraquezas, conquistas, entre outros. Isso ajudará a identificar os pontos de desenvolvimento, o porquê do aprimoramento e como se aperfeiçoar. Daí em diante é só colocar a mão na massa para amadurecer e evoluir o que está aquém do esperado. Não esqueça também de reconhecer suas virtudes e qualidades e cultive-as.

Plano de carreira em secretariado executivo

Com essa reflexão, fica fácil colocar em prática o desenvolvimento em secretariado executivo. Para isso, reveja o seu plano de carreira e busque as suas realizações. Visualize o seu momento atual e aonde quer chegar. Lembre-se de colocar prazos para todas as metas, evitando procrastinar aquela pós-graduação ou aquele treinamento, por exemplo.

Caso não tenha um plano de carreira, este post pode te ajudar a planejar a sua jornada profissional. Assim, o dia a dia ganha outro sentido, a motivação aumenta e as pequenas conquistas te aproximam mais do sucesso.

Como desenvolver a carreira em secretariado executivo

O desenvolvimento envolve diversos processos até se concretizar. Cada pequena meta realizada ao longo da jornada ajuda a conduzir o profissional de secretariado executivo ao sucesso. Nesta etapa, com todo o seu autoconhecimento e planejamento, fica mais fácil se atentar aos três pontos importantíssimos que todo mundo que atua em secretariado executivo deve saber:

Atitude: o profissional de secretariado executivo de sucesso precisa de atitudes positivas Isso é universal, valendo desde a forma como você se expressa, como encara diferentes situações, até a maneira como lida com os mais diversos públicos, etc. Esta dica é importantíssima porque atitudes positivas são capazes de transformar o ambiente de trabalho. Além disso, as ações se transformam em proatividade para sugerir, buscar soluções e se adiantar.
Relacionamento: faz parte do trabalho em secretariado executivo ter boas relações com superiores, pares, subordinados e profissionais de fora da empresa. Por isso a comunicação e a gestão do relacionamento são primordiais. Nesse quesito, é importante se atentar à prática da escuta receptiva. Também é preciso comunicar-se melhor, falar de forma positiva e conseguir dizer não quando necessário.
Ferramentas: por fim, mas não menos importante, é imprescindível aprender a utilizar as ferramentas do secretariado executivo de modo eficaz. Na prática, isso é traduzido nos telefonemas e e-mails assertivos, planejamento de atividades e no conhecimento das condições para realizar uma reunião bem-sucedida. Vale acrescentar ainda a gestão do tempo, distinguir o que é importante do que é urgente e estabelecer prioridades.

Como acelerar o desenvolvimento e ter sucesso em secretariado executivo

Secretárias executivas, secretários executivos e assistentes podem e devem investir em educação para acelerar o seu desenvolvimento. Investir em si mesmo, reciclar-se ou aprender coisas novas são ações muito bem-vindas. A Dynargie Brasil oferece uma série de cursos e treinamentos que te ajudarão a evoluir e, consequentemente, alcançar o sucesso. Além disso, é também uma ótima oportunidade para ampliar o networking, conhecer novos pontos de vista e revigorar a sua própria motivação.

O que fazer antes de implementar uma transformação digital na empresa

26 março 2018

Ainda que a tecnologia seja um investimento necessário e correto para o bom andamento dos negócios, é preciso responder a algumas perguntas para implementar uma transformação digital

Em tempos de evolução tecnológica, provocar uma transformação digital na empresa é praticamente o caminho mais assertivo, inquestionável e necessário para se manter competitivo agora e no futuro. Porém, a tarefa não é assim tão fácil. A pauta requer o debate (com a equipe e consigo mesmo) de algumas questões antes da implantação. Por mais correto que seja o projeto, forçar uma mudança na empresa diante de operações e culturas já estabelecidas envolve o risco de falhar. Mas então, o que fazer antes de trazer essa mudança?

Você sabe qual é a diferença entre upgrade e transformação digital?

Por conta da era da mudança e os avanços tecnológicos diários, é comum que as pessoas confundam os termos. Não raro, as empresas não sabem qual é a diferença entre eles e o que, de fato, precisam. Outra confusão com relação ao tema é que embora a transformação digital seja o discurso, o que acontece na prática é um upgrade.

Um upgrade significa uma atualização no sistema, um aprimoramento da rede, uma melhoria naquela tecnologia já existente na organização. A transformação digital vai além: usa a tecnologia para provocar uma grande mudança na estrutura, na forma de operação da empresa e até no modelo de negócio.

O que você realmente precisa?

Quando você entende as distinções, percebe o que, de fato, está acontecendo na empresa: um upgrade ou uma transformação digital. É preciso ter certeza da real necessidade da empresa, se a solução é suficiente e se o projeto está corretamente dimensionado.

O que a sua equipe acha?

Você tem o apoio da sua equipe? Qual é a visão deles diante da proposta? Embora muitas vezes necessárias, as mudanças são difíceis e mexem com o cotidiano de todos. Esse cenário se torna ainda mais penoso quando o time não concorda com as ideias. Por isso, é importante envolver os profissionais, saber o que acham, apresentar a proposta, persuadi-los e fazê-los participarem do processo, motivados e preparados. Caso contrário, apronte-se para encarar resistência e muito desgaste.

Você está preparado?

Você quer a mudança e sabe que ela é necessária. Mas você está pronto para essa transformação? Um dos recentes modelos de negócios baseados em transformação digital se apoia em uma rede de compartilhamento que participa da criação de valores. O Airbnb é um serviço de hospedagem em diversas localidades. Para oferecer o seu serviço, depende dos proprietários disponibilizarem seus imóveis e de adesões e boas avaliações dos usuários.

E o que isso tem a ver? São novas formas de gestão e de visão de empreendedorismo. Abraçar a transformação digital significa trabalhar com grupos internos e externos, abrir mão do controle da situação e depender daquilo que está fora do seu comando. Mas, também, admitir parcerias, explorar novos recursos, entre outros.

Além disso, é preciso saber se essa é a hora certa de encarar um desafio como esse. Muitos líderes têm experiência com o gerenciamento da mudança, mas quando o assunto é tecnologia e transformação digital, a pauta se torna mais complexa. São responsabilidades e exigências impostas para toda a organização (e investidores) e precisam ser implantadas e orquestradas pela liderança.

Liderança: um bom líder deve saber comandar (parte 2)

28 fevereiro 2018

Confira mais dicas de liderança para que você saiba comandar e ajudar a sua equipe a entregar o resultado planejado

No post anterior, falamos sobre os desafios da transição entre as funções de liderado e líder quando aquela promoção acontece e leva à tão almejada liderança. Existe uma grande diferença entre fazer e delegar o que precisa ser feito. Para encarar essa nova fase com excelência e ajudá-lo a saber comandar a sua equipe e se tornar um bom líder, apresentamos a continuação do nosso compilado de dicas. Caso não tenha visto a primeira parte, recomendamos a leitura antes de prosseguir. 😊

Antes de continuar, é importante refletir mais uma vez: quem é o líder? Estar consciente de que a partir de agora você é o responsável pela sua equipe e por apresentar o serviço pronto é imprescindível para assumir o comando e as suas novas responsabilidades. Além disso, é hora de saber que por mais genial que você seja na execução daquele projeto, existem outras prioridades e outros colaboradores que também precisam se desenvolver. Com tudo isso em mente, é hora de partir para as dicas!

Liderança requer organização

Uma vez apresentado ao seu time e conhecendo um pouco mais sobre as experiências e habilidades de cada integrante, é hora de organizar as tarefas. Dedicar um tempo ao que deve ser feito por você e ao que deve ser delegado pode ser uma tarefa bastante complexa. Então, leve em consideração conhecimentos, experiências, o tempo de execução, prioridade, grau de importância, prazo e, sobretudo, pessoas.

Liste também reuniões, ligações, apresentações, análises das planilhas, acompanhamento dos trabalhos, tempo para aprender e para ensinar, entre outras obrigações de seu escopo. Com um amplo cenário, ficará mais fácil organizar e separar o que deve ser feito, quando e por quem.

Como delegar as tarefas

Algumas demandas devem ser feitas por você; outras podem e devem ser delegadas. Após fazer essa distinção, é hora de considerar uma combinação de habilidades, experiências e necessidades exigidas por cada serviço e correspondê-las com os membros da equipe. Há aqueles que são mais técnicos, os mais analíticos, os que gostariam de aprender ou desenvolver-se em outras áreas. Há ainda os destaques em determinados conhecimentos, os que são mais rápidos e produtivos, os minuciosos, com mais networking etc. Esses são alguns dos aspectos que devem ser considerados quando for decidir quem faz o quê.

É preciso pensar também se aquela planilha deve ser feita por apenas uma pessoa ou várias, se o projeto necessita do envolvimento de toda a equipe ou só de parte dela. Avalie inclusive se o colaborador está realmente preparado para encarar o desafio que vai receber, ainda que seja muito talentoso.

Vale ressaltar também que, embora nesse primeiro momento você leve até mais de uma hora tomando decisões, esse tempo acaba se tornando um verdadeiro investimento no resultado. E esse resultado não só envolve a conclusão do projeto, mas também é um exercício de sua liderança. Ao ganhar experiência, isso passa a ser feito em poucos minutos.

Confie no seu time

Uma das grandes dificuldades está em confiar no seu time, ainda mais quando se tem muita experiência na tarefa em questão. Mas sabemos que não dá para abraçar o mundo e fazer o trabalho de todos. Logo, acredite nas pessoas que estão com você, dê um voto de confiança de que elas darão o seu melhor e irão se desenvolver. Muitas vezes, o colaborador pode ser inexperiente ou não fazer aquilo tão bem por falta de treino ou de oportunidade.

Deixe claro o que precisa ser feito

Quando você já definiu quem fará cada coisa, é hora de mostrar o que precisa ser feito. Esclareça cuidadosamente o trabalho, a metodologia, quais são as suas expectativas, acrescente informações ou observações adicionais etc. Aproveite para ouvir e se assegurar de que isso esteja alinhado com a capacidade da pessoa e com o que você espera dela. Confirme se a interpretação e a compreensão estão corretas. Assim, erros, mal-entendidos ou desculpas como “mas eu achei que…” são evitados. A ideia é inspirar com o seu compromisso em estabelecer clareza em todos os aspectos para que o outro também faça o mesmo.

Esteja presente, mas não exagere

Estabeleça o seu nível de apoio e responsabilidade naquela tarefa delegada. Há quem necessite de mais presença e orientação, enquanto outros tocam o barco sozinhos e não precisam de supervisão. Adequar o seu estilo de liderança de acordo com o perfil da equipe ajuda nesse ponto. Mas, lembre-se que é importante estar presente. O desafio é descobrir o grau de presença necessário para que os colaboradores tenham autonomia e você possa colaborar com comentários favoráveis e no timming certo. Ou seja, é preciso estar menos envolvido nos detalhes, mas permanecer essencial no propósito.

Não tente agradar a todos, faça o que deve ser feito

Novos líderes geralmente tendem a querer mostrar serviço aos superiores, a fim de comprovar que a promoção valeu a pena. Ao mesmo tempo, querem conquistar a confiança de sua equipe. Uma receita infalível para ceder mais do que pode e promover um colapso ao tentar “agradar gregos e troianos”.

Mas, por que? Porque para agradar, é normal dizer sim a tudo e se esquecer que existem prioridades, prazos e outros interesses em jogo. Por exemplo, alguém que queira ser um chefe legal pode atender o pedido de um colaborador para adiar algum prazo. Porém, essa gentileza pode impactar na demanda de outro colega ou no recebimento de algum pedido, comprometendo todo o cronograma.

O que fazer? Liderar é realmente uma tarefa gigante e difícil, especialmente no começo, quando a pouca experiência nos desafia. Por isso, é importante saber negociar quando necessário e aprender a dizer:

“Sim”,
“Sim, contanto que”,
e “Não”.

Infelizmente, não é sempre que podemos aceitar certas demandas e às vezes temos até que recusar um projeto. É preciso discernimento para dar a melhor resposta, visando tanto a questão humana como o business, e ter a atitude de fazer o que deve ser feito.

Liderança: saiba comandar (parte 1)

14 fevereiro 2018

Conheça algumas dicas de liderança para que você saiba comandar e ajudar a sua equipe a entregar o resultado planejado

Após muito trabalho duro, eis que chega a tão almejada promoção: você está na liderança! Às vezes, não há nem um tempo para se acostumar com a ideia, no mesmo dia assume orgulhosamente o seu posto. Embora já tenha a admiração de seus pares e superiores por sua disposição para arregaçar as mangas e fazer acontecer, a transição pode ser uma fase bem difícil ao descobrir que um bom líder deve saber comandar. Você sabe mesmo comandar?

Antes de responder, é sempre bom lembrar que comandar não significa apenas delegar tarefas aqui e ali e cobrar. É preciso ir muito além disso para exercer a sua liderança e ainda corresponder a todos os anseios de sua equipe, que quer aprender, crescer, contribuir. Essa mudança é grande e pode ser bem frustrante quando não estamos preparados ou quando não compreendemos a diferença entre os dois universos – líder e liderado. Pensando nisso, preparamos um passo a passo para você se sair bem e conseguir liderar com sucesso.

O que fazer antes de comandar

Reflita: o primeiro passo é uma reflexão sobre suas habilidades, competências, pontos a desenvolver e o que precisa ser feito. As responsabilidades e o trabalho aumentaram: agora não basta apenas realizar a tarefa, é preciso lidar com prioridades, entregas, estratégias e, sobretudo, pessoas. Nesse momento, pode parecer tolo comentar, mas você precisa ter a consciência de quem está no comando e quem é o responsável por apresentar o serviço pronto.
Mindset: quando tiver a certeza de que agora você é o líder, é hora de virar a chave e configurar o seu mindset para a atual situação. A partir desse ponto, a liderança se consolidará dentro de você.
Reconheça: embora você saiba realizar o projeto e o faça com impressionante maestria, há outras funções que merecem a sua atenção. Então, lembre-se da máxima “quem faz várias coisas ao mesmo tempo, não faz nada direito” e reconheça que não dá para abraçar o mundo. Você precisa ter foco e saber delegar adequadamente.
Confie: se você compreendeu verdadeiramente o que representa essa mudança e que não há energia, nem tempo para acumular as tarefas de antes com as novas com a mesma qualidade de sempre, é hora de confiar no seu time. É entender que o trabalho será bem feito e entregue no prazo, justamente porque seus colaboradores estarão focados nisso.

Como conquistar o comprometimento da equipe para liderar

Apresente-se e conheça a equipe: antes de sair distribuindo tarefas, que tal conversar com a equipe antes? É importante estabelecer um primeiro contato, contar um pouco de você e sua trajetória e conhecer a história de cada um deles. Isso vale também para quem já conhece a equipe – que aliás, ganha uma pequena vantagem nesse caso, pois pode se tornar uma oportunidade de conhece-los melhor e estreitar os laços.

Alinhamento e objetivos: é importante que a equipe tenha informações que respondam os porquês. Quando você apresenta um contexto, explica onde cada uma se encaixa, compartilha as suas razões, deixa claro os objetivos e mostra as oportunidades, o time entende o que está em jogo e fica mais propenso a se importar e a abraçar a sua causa. Assim, as pessoas já saberão desde o início o que está sendo pedido, o motivo, a relevância e porque merece a dedicação deles. Um alinhamento franco e bem feito ajuda na motivação, e deve ser repetido, em grupo ou individualmente, sempre que necessário.

Há ainda mais alguns passos que vamos expor para te ajudar a comandar de forma bem-sucedida e ser um grande líder. Confira no próximo post. 😉

Como o People Analytics ajuda a área de RH

12 setembro 2017

People Analytics: a análise de dados pode aperfeiçoar o desempenho dos colaboradores

Informações, quando bem utilizadas, têm o potencial de ir muito além de um mero conjunto de conhecimento, tornando-se algo verdadeiramente poderoso e estratégico em uma empresa. Imagine então quando aliadas à tecnologia em uma era de transformações e diferentes gerações. É nesse contexto que o People Analytics ganha cada vez mais força no desenvolvimento da performance dos colaboradores, ajudando a área de RH e se mostrando um grande diferencial para as tomadas de decisão.

Mas, afinal o que é o People Analytics?

Mais que uma ferramenta, é uma metodologia que traz a mesma ideia do Business Intelligence, ou seja, o cruzamento e a análise de dados originados de diversas fontes, porém aplicados na gestão de pessoas. Logo, são colocados em pauta tanto os dados relativos ao profissional que já faz parte da empresa, como também os do candidato que pleiteia uma vaga.

No local de trabalho, esse conteúdo obtido ajuda a entender o comportamento de cada integrante da equipe e as condições do ambiente. Encontrar falhas em diversas esferas, checar a influência da tecnologia nas atividades, saber se o departamento está bem amparado com equipamentos e ferramentas ou descobrir se estilo da gestão está adequado são algumas das tarefas que ficam menos complexas.

Ao analisar as informações, se abre diante do departamento de Recursos Humanos um gigantesco leque de descobertas, acertos, erros e soluções. Tudo isso baseado em fundamentos e fatos reais que têm o potencial de auxiliar a conduzir melhor os processos, dar agilidade, apoiar estratégias, viabilizar a tomada de decisões com maior respaldo e muito mais. Na prática, nós podemos identificar, por exemplo, situações em que as pessoas se sentem mais felizes ou que estejam mais criativas e motivadas e, com isso, construir uma atmosfera com a presença mais frequente dessas condições para gerar mais produtividade e eficiência.

Já no recrutamento, esse conceito pode ser aplicado tanto na hora de traçar um perfil condizente com os valores organizacionais e que atendam às necessidades da função, como também na apreciação de informações obtidas dos concorrentes e assim, identificar o candidato que melhor se encaixe nos anseios da empresa.

People Analytics e o futuro

É preciso deixar bem claro que sistemas como esse não vêm para excluir o capital humano, mas sim, para complementar e nortear o setor através de dados úteis. O feeling continua sendo importante e tem o seu valor, porém, agora, com estatísticas que podem suportá-lo.

E para que tudo isso funcione e o RH ganhe um patamar estratégico na gestão de pessoas, habilidades e competências para coletar dados, fazer análises e traduzi-las de modo fácil e prático começam a se tornar cada vez mais necessárias no mercado. Do outro lado, as empresas também devem colaborar e fornecer a tecnologia necessária para apoiar as transformações e o desenvolvimento da área. Todos só têm a ganhar.