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Secretariado executivo de sucesso – como chegar lá

10 setembro 2018

Saiba o que secretárias e secretários podem fazer para alavancar a carreira

Secretárias e secretários executivos são cada vez mais vitais em empresas de todos os portes. Afinal, são eles que salvam o escritório, o evento, a reunião e resolvem as mais variadas questões. São responsáveis por organizar, administrar e executar, sem deixar de lado detalhes como a reserva no restaurante para aquele importante almoço de negócios. Além disso, têm sempre uma solução para tudo e muitas vezes, parecem prever o futuro se adiantando em diversas ocasiões. Não é à toa que a profissão vem ganhando respaldo. Com isso, ser um secretariado executivo de sucesso se tornou um importante objetivo a ser alcançado.

Qual é o primeiro passo para o profissional de secretariado executivo alcançar o sucesso?

As mudanças no mundo corporativo, a evolução da carreira e as exigências do mercado têm transformado secretários e secretárias executivos. Por isso, a função ganha notoriedade, novas responsabilidades e poder de liderança. Mas para encarar esse desafio, é preciso ter plena consciência do seu papel enquanto profissional de secretariado executivo.

Reflita sobre o universo do secretariado executivo

O primeiro passo é refletir sobre todo o universo profissional que envolve o secretariado executivo. Isso significa ir além de apenas saber as suas funções e encargos, mas também descobrir como fazer a diferença. É ter um grande compromisso sobre o relacionamento com superiores, pares, subordinados e todo o networking que compõe a posição. Vale a pena pensar também a respeito da sua comunicação, atitudes, ações e reações diante das mais variadas situações e cenários.

Toda essa reflexão ajudará a ampliar a lucidez sobre cada ponto que envolve a sua carreira em secretariado executivo. Secretárias e secretários conhecerão melhor o seu papel frente a todo esse contexto. Por consequência, isso trará ainda outro benefício: o autoconhecimento, que é fundamental para o próprio desenvolvimento.

O autoconhecimento traz clareza à carreira em secretariado executivo

Com o autoconhecimento, se entende melhor o trabalho em secretariado executivo e a importância dentro do contexto corporativo. Ao mesmo tempo, você conhece um pouco mais quem é, como age e reage. Portanto, o próximo passo é analisar de forma honesta, crítica e justa todo esse rico autoconhecimento.

Observe hábitos, atitudes, pensamentos, fraquezas, conquistas, entre outros. Isso ajudará a identificar os pontos de desenvolvimento, o porquê do aprimoramento e como se aperfeiçoar. Daí em diante é só colocar a mão na massa para amadurecer e evoluir o que está aquém do esperado. Não esqueça também de reconhecer suas virtudes e qualidades e cultive-as.

Plano de carreira em secretariado executivo

Com essa reflexão, fica fácil colocar em prática o desenvolvimento em secretariado executivo. Para isso, reveja o seu plano de carreira e busque as suas realizações. Visualize o seu momento atual e aonde quer chegar. Lembre-se de colocar prazos para todas as metas, evitando procrastinar aquela pós-graduação ou aquele treinamento, por exemplo.

Caso não tenha um plano de carreira, este post pode te ajudar a planejar a sua jornada profissional. Assim, o dia a dia ganha outro sentido, a motivação aumenta e as pequenas conquistas te aproximam mais do sucesso.

Como desenvolver a carreira em secretariado executivo

O desenvolvimento envolve diversos processos até se concretizar. Cada pequena meta realizada ao longo da jornada ajuda a conduzir o profissional de secretariado executivo ao sucesso. Nesta etapa, com todo o seu autoconhecimento e planejamento, fica mais fácil se atentar aos três pontos importantíssimos que todo mundo que atua em secretariado executivo deve saber:

Atitude: o profissional de secretariado executivo de sucesso precisa de atitudes positivas Isso é universal, valendo desde a forma como você se expressa, como encara diferentes situações, até a maneira como lida com os mais diversos públicos, etc. Esta dica é importantíssima porque atitudes positivas são capazes de transformar o ambiente de trabalho. Além disso, as ações se transformam em proatividade para sugerir, buscar soluções e se adiantar.
Relacionamento: faz parte do trabalho em secretariado executivo ter boas relações com superiores, pares, subordinados e profissionais de fora da empresa. Por isso a comunicação e a gestão do relacionamento são primordiais. Nesse quesito, é importante se atentar à prática da escuta receptiva. Também é preciso comunicar-se melhor, falar de forma positiva e conseguir dizer não quando necessário.
Ferramentas: por fim, mas não menos importante, é imprescindível aprender a utilizar as ferramentas do secretariado executivo de modo eficaz. Na prática, isso é traduzido nos telefonemas e e-mails assertivos, planejamento de atividades e no conhecimento das condições para realizar uma reunião bem-sucedida. Vale acrescentar ainda a gestão do tempo, distinguir o que é importante do que é urgente e estabelecer prioridades.

Como acelerar o desenvolvimento e ter sucesso em secretariado executivo

Secretárias executivas, secretários executivos e assistentes podem e devem investir em educação para acelerar o seu desenvolvimento. Investir em si mesmo, reciclar-se ou aprender coisas novas são ações muito bem-vindas. A Dynargie Brasil oferece uma série de cursos e treinamentos que te ajudarão a evoluir e, consequentemente, alcançar o sucesso. Além disso, é também uma ótima oportunidade para ampliar o networking, conhecer novos pontos de vista e revigorar a sua própria motivação.

Talent acquisition: como as empresas atraem os profissionais ideais

24 abril 2018

Especialistas discutem talent acquisition, a importância do branding employer, a necessidade de novas formas de atração e a diversidade

Com as mudanças globais, preencher vagas de trabalho virou um grande desafio para companhias no mundo todo. Se antes o processo era mais passivo, talent acquisition exige hoje um esforço cada vez maior dos recrutadores. E então surge a reflexão: o que as empresas estão fazendo para atrair os profissionais ideais? Por que o employer branding (trabalhar a marca empregadora) ganhou tanta importância na atualidade? Essas mudanças no recrutamento podem trazer resultados para a empresa?

Em busca das respostas, a AMCHAM (American Chamber of Commerce for Brazil) recebeu especialistas para debater sobre o assunto. Cases de sucesso, processos de mudança e diversidade enriqueceram o público com novos insights acerca de talent acquistion. O evento teve mediação de Elizabeth Rodrigues, presidente do Comitê de Gestão de Pessoas da entidade e patrocínio da Dynargie.

Employer branding e sua importância em talent acquisition

As mudanças no mundo corporativo e as novas gerações têm feito as empresas redesenharem a sua busca por profissionais. Hoje, os colaboradores querem encontrar no trabalho não só uma fonte de renda, mas uma realização pessoal. Ou seja, há uma necessidade de identificação com a companhia, de ser feliz nela e alcançar os objetivos.

Nessa nova realidade, o conceito de employer branding tem crescido progressivamente. “As pessoas precisam conhecer a empresa do ponto de vista de marca empregadora e não só do ponto de vista de produtos e serviços”, explicou Marcelo Torres, conselheiro e business developer da 99jobs. Isso também resultou no anseio das corporações em conquistar e despertar o desejo de trabalhar lá.

Mas, como employer branding pode ajudar no recrutamento de talentos?

Na atualidade, as pessoas escolhem onde querem trabalhar. Então, o melhor a fazer é mostrar o que elas querem saber, contando como é a rotina, os desafios e as oportunidades. Isso inclui pontos positivos e negativos da empresa. “Nós precisamos ser firmes e nos posicionar contando tanto o lado luz, como o lado sombra”, explanou Flavia Pilan, gerente de Recursos Humanos da Natura, responsável por talent acquistion.

E isso não afastaria os candidatos? O business developer da 99jobs afirma que não, pois supre a necessidade que as pessoas têm de obter informações reais. Além disso, ajuda a selecionar profissionais que estejam verdadeiramente interessados, porque os atrai por alinhamento. Então, não será uma surpresa para o recém contratado saber que precisará trabalhar aos fins de semana, por exemplo. E ninguém perde tempo com desistências na etapa final. Se a cultura estiver alinhada com as expectativas do candidato, o avanço nesse processo entre candidato e empregador é mais autêntico e promissor.

Por que as mudanças em talent acquisition são tão importantes?

As empresas estão começando a tomar consciência dessa nova situação no mercado de trabalho. Embora seja imprescindível acompanhar as mudanças, nem todos se convenceram ainda da importância dessa transformação em talent acquisition. Por que contratar gente como a gente? Patrícia Pugas, diretora executiva de gestão de pessoas do Magazine Luiza, responde dizendo que é melhor para os clientes. Ela acrescenta que isso ainda traz outros benefícios:

Melhora o clima/ ambiente de trabalho
Engajamento
Sustentabilidade dos negócios
Resultados
Produtividade
Reduz o turn over
“Fit cultural”

Patrícia explica que o “fit cultural” é uma conexão entre empresa e colaborador, na qual os interesses dos dois lados estão em harmonia. “Aquele profissional engravatado que quer ganhar rios de dinheiro não vai conseguir se encaixar em uma ONG. Dificilmente ele conseguirá se realizar lá”, exemplifica. Embora seja um dos quesitos mais difíceis de serem preenchidos, sua importância é enorme para obter sucesso na contratação.

Diversidade em talent acquisition

Quando o assunto é diversidade, todos os especialistas são categóricos: “está nos nossos valores”. Tanto no Magazine Luiza como na Natura, a diversidade é um tema presente no dia a dia e gerido com naturalidade. Dados mostraram a presença de negros, mulheres, mulheres líderes, apoio ao público LGBT+ (Lésbicas, Gays, Bissexuais, Transexuais, Travestis, Transgêneros e Intersexos). e inserção de deficientes na rotina das empresas. “A diversidade traz mais resultados”, justificou Patrícia. “Queremos chegar a 8% de pessoas com deficiência até 2020”, pontuou Flavia.

Você já revisou seu plano de carreira?

13 abril 2018

Plano de carreira: você está no caminho certo para crescer profissionalmente? Quais foram as suas conquistas? O que pode ser aprimorado?

Você já revisou o seu plano de carreira? Talvez ache que esse não é o momento para essa discussão. Ou acredita que isso deve ser feito no começo do ano, época de renovar as esperanças. Também pode achar que o melhor mesmo é fazê-lo bem na metade, entre junho e julho. Na prática, o que importa mesmo não é a data, mas sim, que a reflexão, de fato, aconteça. Logo, por que não hoje?

Então, voltamos à pergunta: você já revisou o seu plano de carreira? Nesse post, convidamos você para refletir sobre ganhos e perdas, erros e acertos, evoluções e estagnações. O convite também se estende a um questionamento pessoal do que você queria antes e o que quer agora. Uma viagem íntima em busca de descobertas incríveis que te guiarão com maior precisão rumo ao planejamento pessoal e profissional e à realização das metas.

Vamos lá?

Como iniciar a revisão do seu plano de carreira

O primeiro passo da revisão do seu plano de carreira é fazer uma reflexão geral sobre toda a sua trajetória profissional até o presente momento. Lembre-se daquilo que você fez e do que deixou de fazer. Inclua cursos, treinamentos, projetos, mudanças, desafios. Reveja o que você conquistou, das pequenas vitórias às grandes realizações. Pense sobre as falhas que cometeu, conhecimentos adquiridos e experiências acumuladas.

Visualize a sua trajetória profissional e o seu plano de carreira

Agora que você já tem uma ideia em mente da sua caminhada, coloque tudo isso no papel. Pode ser em forma de lista, infográfico, matriz SWOT, linha do tempo, etc. O importante na escolha do método é conseguir visualizar a sua história de forma clara e, preferencialmente, completa. Não se esqueça de colocar o ponto onde você se encontra em seu plano de carreira. Se necessário, acrescente observações ou informações extras que sejam pertinentes. Por exemplo, uma pausa devido à chegada do bebê.

Confronte o plano de carreira com o seu desempenho

Com todo o seu histórico em vista, é hora de pensar se essa caminhada foi direcionada ao seu plano de carreira. É hora de avaliar as metas conquistadas, as expectativas, o estado atual e o tamanho da sua evolução. Faça uma análise do seu desempenho. Veja se suas ações contribuem para as suas metas, correspondem às expectativas e se estão de acordo com o seu planejamento.

Para te ajudar nessa etapa, considere os seguintes pontos:

Aprendizado e conhecimento adquirido
Cursos e treinamentos concluídos ou em andamento
Networking
Você saiu da zona de conforto? Quando? Por quê?
Feedbacks positivos e negativos
Novas responsabilidades/ Promoção
Experiência
Competências e habilidades
Pontos negativos na personalidade

Com essa reflexão, análise e avaliação, o autoconhecimento aumentará e vai clarear a compreensão do passado. Essa base sólida ajuda a promover insights, obter novos pontos de vista e ideias para os próximos passos. Além disso, permite a correção de erros, aprimorar qualidades e fazer planejamentos cada vez melhores.

Você ainda almeja as mesmas metas de seu plano de carreira?

Diante de tantas informações, é nessa hora que entra um importante questionamento: o seu objetivo permanece o mesmo? Se a resposta for um concreto “sim”, ótimo. Se for um “não”, “talvez”, “sim, mas…”, “sim, se…” será ótimo também! A ideia da revisão do plano de carreira é justamente essa: checar se estamos no caminho certo, procurar por novas estradas, se necessário, fazer manobras e seguir em frente.

Na era das constantes e rápidas mudanças em que vivemos, estranho seria se os desejos não fossem mutáveis. Portanto, não se assuste se tiver de assumir que você não quer mais o cargo de gerente. Nem se o desejo de compor a diretoria estiver de pé somente dentro de determinadas condições. Ou ainda se você quiser mudar de área e dar um outro rumo à sua carreira.

Visualizei todo o meu plano de carreira, e agora?

Agora é hora de colocar a mão na massa. É fazer o que precisa ser feito para que o seu plano de carreira te leve aonde você deseja.

Reconheça as suas conquistas: não importa o tamanho delas, as suas vitórias são as provas de que o seu esforço valeu e vale a pena. Lembre-se que elas são fruto do seu trabalho e que você pode celebrá-las e usá-las como motivação para muitas que estão pela frente.

Mostre as suas vitórias: mantenha o seu CV e as redes sociais atualizadas com o progresso de sua carreira. Um curso concluído, uma promoção, um projeto premiado, tudo conta.

Corrija seus erros para não os repetir no futuro: nem só de elogios vivem os vencedores. Então, reconheça suas falhas, aprenda com elas e faça as devidas correções em seu plano de carreira.

Melhore o que precisar melhorar: para manter a dinâmica de crescimento e corresponder à expectativa interna, é preciso se mexer. Portanto, transforme o ordinário em bom e o que já era bom em excelente. Evolua, sempre.

Faça as mudanças necessárias: não importa a razão, se houver necessidade de mudar, mude. Um planejamento deve ser maleável e adaptável para superar os desafios da vida.

Defina novas metas: por fim, mas não menos importante, pense em pequenos objetivos a serem alcançados durante essa trajetória. Por exemplo, hoje você pode ser um analista pleno que almeja ser diretor. Entretanto, a meta mais plausível agora seria ir para sênior ou, quem sabe, coordenador. Seu nível de proficiência na língua inglesa tem escrita perfeita, mas deixa a desejar na conversação? Até a próxima revisão de plano de carreira, tente estar fluente.

O que fazer antes de implementar uma transformação digital na empresa

26 março 2018

Ainda que a tecnologia seja um investimento necessário e correto para o bom andamento dos negócios, é preciso responder a algumas perguntas para implementar uma transformação digital

Em tempos de evolução tecnológica, provocar uma transformação digital na empresa é praticamente o caminho mais assertivo, inquestionável e necessário para se manter competitivo agora e no futuro. Porém, a tarefa não é assim tão fácil. A pauta requer o debate (com a equipe e consigo mesmo) de algumas questões antes da implantação. Por mais correto que seja o projeto, forçar uma mudança na empresa diante de operações e culturas já estabelecidas envolve o risco de falhar. Mas então, o que fazer antes de trazer essa mudança?

Você sabe qual é a diferença entre upgrade e transformação digital?

Por conta da era da mudança e os avanços tecnológicos diários, é comum que as pessoas confundam os termos. Não raro, as empresas não sabem qual é a diferença entre eles e o que, de fato, precisam. Outra confusão com relação ao tema é que embora a transformação digital seja o discurso, o que acontece na prática é um upgrade.

Um upgrade significa uma atualização no sistema, um aprimoramento da rede, uma melhoria naquela tecnologia já existente na organização. A transformação digital vai além: usa a tecnologia para provocar uma grande mudança na estrutura, na forma de operação da empresa e até no modelo de negócio.

O que você realmente precisa?

Quando você entende as distinções, percebe o que, de fato, está acontecendo na empresa: um upgrade ou uma transformação digital. É preciso ter certeza da real necessidade da empresa, se a solução é suficiente e se o projeto está corretamente dimensionado.

O que a sua equipe acha?

Você tem o apoio da sua equipe? Qual é a visão deles diante da proposta? Embora muitas vezes necessárias, as mudanças são difíceis e mexem com o cotidiano de todos. Esse cenário se torna ainda mais penoso quando o time não concorda com as ideias. Por isso, é importante envolver os profissionais, saber o que acham, apresentar a proposta, persuadi-los e fazê-los participarem do processo, motivados e preparados. Caso contrário, apronte-se para encarar resistência e muito desgaste.

Você está preparado?

Você quer a mudança e sabe que ela é necessária. Mas você está pronto para essa transformação? Um dos recentes modelos de negócios baseados em transformação digital se apoia em uma rede de compartilhamento que participa da criação de valores. O Airbnb é um serviço de hospedagem em diversas localidades. Para oferecer o seu serviço, depende dos proprietários disponibilizarem seus imóveis e de adesões e boas avaliações dos usuários.

E o que isso tem a ver? São novas formas de gestão e de visão de empreendedorismo. Abraçar a transformação digital significa trabalhar com grupos internos e externos, abrir mão do controle da situação e depender daquilo que está fora do seu comando. Mas, também, admitir parcerias, explorar novos recursos, entre outros.

Além disso, é preciso saber se essa é a hora certa de encarar um desafio como esse. Muitos líderes têm experiência com o gerenciamento da mudança, mas quando o assunto é tecnologia e transformação digital, a pauta se torna mais complexa. São responsabilidades e exigências impostas para toda a organização (e investidores) e precisam ser implantadas e orquestradas pela liderança.

Liderança: um bom líder deve saber comandar (parte 2)

28 fevereiro 2018

Confira mais dicas de liderança para que você saiba comandar e ajudar a sua equipe a entregar o resultado planejado

No post anterior, falamos sobre os desafios da transição entre as funções de liderado e líder quando aquela promoção acontece e leva à tão almejada liderança. Existe uma grande diferença entre fazer e delegar o que precisa ser feito. Para encarar essa nova fase com excelência e ajudá-lo a saber comandar a sua equipe e se tornar um bom líder, apresentamos a continuação do nosso compilado de dicas. Caso não tenha visto a primeira parte, recomendamos a leitura antes de prosseguir. 😊

Antes de continuar, é importante refletir mais uma vez: quem é o líder? Estar consciente de que a partir de agora você é o responsável pela sua equipe e por apresentar o serviço pronto é imprescindível para assumir o comando e as suas novas responsabilidades. Além disso, é hora de saber que por mais genial que você seja na execução daquele projeto, existem outras prioridades e outros colaboradores que também precisam se desenvolver. Com tudo isso em mente, é hora de partir para as dicas!

Liderança requer organização

Uma vez apresentado ao seu time e conhecendo um pouco mais sobre as experiências e habilidades de cada integrante, é hora de organizar as tarefas. Dedicar um tempo ao que deve ser feito por você e ao que deve ser delegado pode ser uma tarefa bastante complexa. Então, leve em consideração conhecimentos, experiências, o tempo de execução, prioridade, grau de importância, prazo e, sobretudo, pessoas.

Liste também reuniões, ligações, apresentações, análises das planilhas, acompanhamento dos trabalhos, tempo para aprender e para ensinar, entre outras obrigações de seu escopo. Com um amplo cenário, ficará mais fácil organizar e separar o que deve ser feito, quando e por quem.

Como delegar as tarefas

Algumas demandas devem ser feitas por você; outras podem e devem ser delegadas. Após fazer essa distinção, é hora de considerar uma combinação de habilidades, experiências e necessidades exigidas por cada serviço e correspondê-las com os membros da equipe. Há aqueles que são mais técnicos, os mais analíticos, os que gostariam de aprender ou desenvolver-se em outras áreas. Há ainda os destaques em determinados conhecimentos, os que são mais rápidos e produtivos, os minuciosos, com mais networking etc. Esses são alguns dos aspectos que devem ser considerados quando for decidir quem faz o quê.

É preciso pensar também se aquela planilha deve ser feita por apenas uma pessoa ou várias, se o projeto necessita do envolvimento de toda a equipe ou só de parte dela. Avalie inclusive se o colaborador está realmente preparado para encarar o desafio que vai receber, ainda que seja muito talentoso.

Vale ressaltar também que, embora nesse primeiro momento você leve até mais de uma hora tomando decisões, esse tempo acaba se tornando um verdadeiro investimento no resultado. E esse resultado não só envolve a conclusão do projeto, mas também é um exercício de sua liderança. Ao ganhar experiência, isso passa a ser feito em poucos minutos.

Confie no seu time

Uma das grandes dificuldades está em confiar no seu time, ainda mais quando se tem muita experiência na tarefa em questão. Mas sabemos que não dá para abraçar o mundo e fazer o trabalho de todos. Logo, acredite nas pessoas que estão com você, dê um voto de confiança de que elas darão o seu melhor e irão se desenvolver. Muitas vezes, o colaborador pode ser inexperiente ou não fazer aquilo tão bem por falta de treino ou de oportunidade.

Deixe claro o que precisa ser feito

Quando você já definiu quem fará cada coisa, é hora de mostrar o que precisa ser feito. Esclareça cuidadosamente o trabalho, a metodologia, quais são as suas expectativas, acrescente informações ou observações adicionais etc. Aproveite para ouvir e se assegurar de que isso esteja alinhado com a capacidade da pessoa e com o que você espera dela. Confirme se a interpretação e a compreensão estão corretas. Assim, erros, mal-entendidos ou desculpas como “mas eu achei que…” são evitados. A ideia é inspirar com o seu compromisso em estabelecer clareza em todos os aspectos para que o outro também faça o mesmo.

Esteja presente, mas não exagere

Estabeleça o seu nível de apoio e responsabilidade naquela tarefa delegada. Há quem necessite de mais presença e orientação, enquanto outros tocam o barco sozinhos e não precisam de supervisão. Adequar o seu estilo de liderança de acordo com o perfil da equipe ajuda nesse ponto. Mas, lembre-se que é importante estar presente. O desafio é descobrir o grau de presença necessário para que os colaboradores tenham autonomia e você possa colaborar com comentários favoráveis e no timming certo. Ou seja, é preciso estar menos envolvido nos detalhes, mas permanecer essencial no propósito.

Não tente agradar a todos, faça o que deve ser feito

Novos líderes geralmente tendem a querer mostrar serviço aos superiores, a fim de comprovar que a promoção valeu a pena. Ao mesmo tempo, querem conquistar a confiança de sua equipe. Uma receita infalível para ceder mais do que pode e promover um colapso ao tentar “agradar gregos e troianos”.

Mas, por que? Porque para agradar, é normal dizer sim a tudo e se esquecer que existem prioridades, prazos e outros interesses em jogo. Por exemplo, alguém que queira ser um chefe legal pode atender o pedido de um colaborador para adiar algum prazo. Porém, essa gentileza pode impactar na demanda de outro colega ou no recebimento de algum pedido, comprometendo todo o cronograma.

O que fazer? Liderar é realmente uma tarefa gigante e difícil, especialmente no começo, quando a pouca experiência nos desafia. Por isso, é importante saber negociar quando necessário e aprender a dizer:

“Sim”,
“Sim, contanto que”,
e “Não”.

Infelizmente, não é sempre que podemos aceitar certas demandas e às vezes temos até que recusar um projeto. É preciso discernimento para dar a melhor resposta, visando tanto a questão humana como o business, e ter a atitude de fazer o que deve ser feito.

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