Esta reunião é realmente importante?

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A preparação de uma reunião começa com o questionamento: para que ela serve?

Grande parte dos profissionais já entrou em reuniões inúteis, feitas na hora errada, com ausência de um objetivo ou foram convocados sem razão alguma para participar. Infelizmente, tais erros são mais frequentes do que deveriam, pois, durante a preparação, líderes se esquecem de questionar a si mesmo, à sua equipe e à própria ocasião: esta reunião é realmente importante?

Todos nós sabemos que o encontro de colaboradores é uma peça imprescindível de uma gestão e que ela, inclusive, faz parte da cultura de muitas empresas. Diversas pessoas juntas em uma mesma sala podem se transformar em uma verdadeira “orquestra de ideias e soluções”, que culminarão no sucesso em vários sentidos.

No entanto, seja pela correria do dia a dia, seja pela falta de preparo dos próprios responsáveis, esta ferramenta quando mal preparada pode se tornar um grande fiasco e perda de tempo e de dinheiro. Não é à toa que em qualquer organização, sempre existe aquele time que torce o nariz só de ouvir a palavra. Por isso, elencamos algumas perguntas, cujas respostas podem norteá-lo na elaboração da reunião, ajudando a tornar o encontro mais produtivo e relevante.

Para que deve servir esta reunião?

A resposta deve se enquadrar em categorias como: informação, discussão, decisão, solução de problemas, mudanças…

O objetivo está bem claro e definido?

Se ainda existem dúvidas, faltam informações, não há clareza sobre o que se pretende atingir ficará muito mais difícil direcionar a conversa a fim de alcançar os resultados.

Este é o único meio ou a melhor forma de conquistar o objetivo?

Lembre-se que fazer os colaboradores pararem seus afazeres desnecessariamente pode gerar um problema muito maior.

É o momento certo?

Por exemplo: vamos realizar uma reunião de informação e comunicar a decisão tomada pela diretoria. Mas, esta deliberação ainda não está completamente madura. Será que é conveniente dizer agora ou melhor esperar até que se esteja tudo certo?

Se não fizer esta reunião, quais seriam as consequências?

Uma lista de prós e contras juntamente com um estudo sobre o assunto pode auxiliar nesta análise.

 

Concluir uma venda é mais fácil com uma boa reunião


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A vontade de concluir uma venda deve existir em cada etapa da negociação, conquistando pequenas vitórias até alcançar o sucesso

A finalização da venda é o momento mais aguardado para alguns profissionais, afinal, este é o objetivo. Já para outros, é a hora mais apavorante, por causa do medo e da insegurança que batem à porta. Difícil ou não, é preciso reconhecer e entender que o tema não é uma tarefa simples e, tampouco, se restringe a resumir da forma mais objetivamente possível tudo o que foi dito. A conclusão da venda é, na verdade, fruto da qualidade de uma boa reunião.

Se a preparação não foi bem feita, se a argumentação não convenceu, se algumas objeções ficaram sem respostas, provavelmente será inútil ou ingênuo pensar que a conversação poderá ser salva por uma “técnica” qualquer. O sucesso está muito ligado às pequenas vitórias durante todo o processo, pois concluir significa trazer o cliente para o nosso lado, levando-o a tomar a decisão que esperávamos.

Ou seja, não dá para negligenciar nenhuma fase da negociação. Muitos vendedores pecam ou perdem a sua oportunidade porque vão com muita sede ao pote. Puxam logo seu talão de pedidos, sem antes encerrar ou realizar algumas etapas. Aí, o “grand finale”, que deveria ser um processo natural, acaba se tornando frustração e estresse pela meta não cumprida.

O comprador tem a tendência de adiar ou de aceitar apenas um pedido experimental porque a escolha pelo seu produto implicará na exclusão das demais alternativas, e quanto mais importante for aquela compra, maior será a responsabilidade dele. Ao compreendermos isso de forma empática, concluímos que, nosso papel, enquanto comercial, é encorajá-lo e assisti-lo, durante toda a sua tomada de decisão – que começa desde o momento em que ele aceita conhecer a solução que temos a oferecer até a ordem de compra.

É por isso que a força de um profissional de vendas reside na sua vontade de concluir. Toda a conversa deve ser orientada e estimulada pelo propósito de ouvir o “sim” do nosso interlocutor. É ter coragem de ultrapassar objeções e recusas para começar de novo, e de recuar, quando o cliente não está preparado, para voltar depois com mais gana.

 

Qual a importância das reuniões informativas?

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Não é segredo para ninguém que as reuniões de trabalho são peças-chave de uma gestão e uma oportunidade para os profissionais mostrarem o seu talento. Isso, é claro, quando bem preparadas, conduzidas e habilmente utilizadas pelo líder. Mas, muitos ainda têm dúvida sobre a importância das reuniões informativas. Será que elas são realmente necessárias?

Para responder a esta pergunta, é essencial entender que este tipo de encontro objetiva exclusivamente a comunicação e a troca de conhecimento. Por exemplo: o gestor reúne o grupo na intenção de dividir o que aprendeu durante o período em que atuou em uma das filiais fora do país ou para apresentar a dificuldade enfrentada pela companhia e a decisão tomada a respeito.

De maneira geral, as reuniões de informação devem permitir que os colaboradores executem com maior eficácia as suas tarefas e que conheçam e compreendam melhor as necessidades e as metas da empresa, ao situá-los com relação ao andamento dos trabalhos. Consequentemente, isso ajudará no sentimento de integração, tanto com a equipe, como com a corporação.

Dessa forma, a ferramenta não se restringe em apenas notificar com fins estritamente operacionais, ela atua como um dos instrumentos da política de informação, que fomenta a participação. Isso porque tais assembleias satisfazem a necessidade e a legitimidade dos profissionais de querer saber a respeito da vida da companhia em que trabalham (projetos, crises, rumos a serem tomados…) e de aprender pelo compartilhamento de experiências.

Entretanto, este efeito depende da correta condução e da sucessão da regra básica: nenhuma questão deve ser abordada, tampouco, solucionada durante a ocasião. Mas, caso algum ponto extra seja levantado, vale lembrar que é muito mais produtivo e eficaz examiná-lo posteriormente e tratá-lo em um novo ensejo, pois uma discussão necessita de uma preparação e uma condução diferente de uma pura exibição de dados.

 

 

 

 

 

Como conduzir uma reunião de discussão (parte 2)

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Conheça algumas dicas para assegurar o bom andamento dos trabalhos em equipe

 Na primeira parte do tema “como conduzir uma reunião de discussão”, colocamos em pauta uma maneira de aproveitar melhor os talentos e a criatividade do grupo, trazendo a participação de cada membro. E agora que você já sabe o que fazer para envolver seus colaboradores (se não leu, clique aqui), é hora de assegurar o bom andamento dos trabalhos em equipe durante a ocasião.

O gestor deve incitar a expressão das pessoas, mas deve tomar cuidado para não bloquear a imaginação e o raciocínio delas com sua autoridade. Por isso, o ideal é evitar ao máximo utilizar a sua posição hierárquica e deixar as ideias fluírem. Ou seja, todos devem saber ouvir, receptivamente, inclusive o líder.  No entanto, isso não significa que a conversa deve ser jogada ao léu. Ao contrário, a função da liderança é zelar para que o objetivo seja atingido, regendo os participantes como se fosse uma orquestra, fazendo-os passar de um tom para outro em harmonia.

Prepare-se antes

Ser o maestro de uma chuva de conceitos e propostas exige um bom preparo. Então, estude bem sua meta, os propósitos em realizar este encontro e as etapas que devem ser superadas. Lembre-se que estipular horário de início e término é uma ótima maneira para se organizar e não perder tempo.

Lance o debate

Apresente a pauta, explicando as questões a serem debatidas e deixe claro para todos sobre o objetivo a ser atingido em grupo.

O direito à palavra

Para o bom andamento da troca de pontos de vista é preciso garantir o mesmo direito à palavra a todos, e de forma equilibrada. Da mesma maneira que são utilizadas certas perguntas para trazer os mais tímidos à roda, alguns artifícios de intervenção devem ser usados para conter os tagarelas para que não monopolizem a fala. Então, esteja atento se isso ocorrer. Seja cordial, agradeça a observação feita e passe a vez para outro colaborador. O mesmo vale para aqueles que, sem querer ou não, desviam do tema. “Obrigado pela sua colocação. Podemos tratar deste assunto em uma outra ocasião.”

Oriente a discussão

É da responsabilidade do gestor determinar e decidir quando convém passar para a próxima fase da reunião. Por exemplo, sair da procura de causas do problema e partir para a sua solução. Cabe a ele também, perceber quando a questão ganha proporções maiores que o esperado, há insuficiência de informações ou é necessário de mais tempo para maturação da pauta, e tomar uma atitude.

 

Como conduzir uma reunião de discussão (parte 1)

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Saiba aproveitar melhor os talentos do grupo e fazer um encontro produtivo e eficiente

 No mundo corporativo, promover encontros com profissionais para tratar sobre determinados assuntos é essencial. De uma sala ou um café, após análise em grupo, podem sair grandes descobertas como ideias inovadoras, a necessidade de reestruturações, a tão desejada solução para os problemas do setor, as melhores opções de investimentos, e etc. Mas, para isso, é imprescindível saber como conduzir uma reunião de discussão.

Nesta primeira parte é importante compreender que a participação ativa de todos os presentes é a principal ferramenta para o sucesso. Além de dar mais dinamismo à conversa e ser uma oportunidade de aproveitar a capacidade criativa de cada um, dar voz aos colaboradores faz com que eles se envolvam com a questão e com os demais integrantes, fortalecendo o conjunto,  aumentando o comprometimento e a motivação.

Mas, como fazê-los participar?

A) O gestor e os colaboradores devem estar absolutamente conscientes que:

  • O chefe não tem o monopólio das ideias – portanto, gestores não devem se sentir “ameaçados” e os colaboradores não precisam ter medo de se expressarem;
  • As críticas devem ser construtivas, visando equacionar ou completar uma opinião. Zele para não contrariar sistematicamente ou destruir um conceito, o que desanimaria toda a equipe;
  • A qualidade das opiniões independe da posição hierárquica. Logo, todos merecem e devem ser ouvidos atentamente.

B) Uma das chaves para o engajamento são as perguntas abertas, porque permitem maior liberdade de resposta. É uma forma de introduzir o tema e de dar confiança aos mais tímidos, direcionando as questões para os envolvidos.

C) Utilize a reformulação construtiva das opiniões. Isso mostra que ele foi ouvido e o assegura de que foi bem compreendido, podendo ainda, encorajá-lo a se expressar. Exemplo:

Colaborador: E se reformulássemos o projeto?

Líder: Você está considerando oportuno reformular o projeto? Interessante. Você tem algo em mente sobre o assunto?

D) Fazer silêncio e escutar receptivamente o outro é respeitá-lo e estar disposto a conhecer concepções, ainda que sejam diferentes das nossas. No final, é a soma das ideias que se tornará uma grande conquista.

Na próxima semana, você verá como conduzir uma reunião bem sucedida, assegurando o bom desenvolvimento do trabalho em equipe. Fique ligado no nosso blog e não perca a segunda parte!

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