Como preparar uma apresentação atrativa e cativante? Quem vai mostrar o seu projeto a sua equipe ou proferir uma palestra a centenas de pessoas, sempre se depara com a mesma questão. Afinal, existe um enorme trabalho que antecede o dia de subir ao palco. Então, confira a seguir um passo a passo para que a sua empreitada seja bem-sucedida!

1. Como preparar uma apresentação: planejamento

Não importa se é uma palestra ou a exibição do projeto à equipe. Preparar uma apresentação começa com um bom planejamento. Portanto, antes de começar, invista seu tempo organizando e respondendo às seguintes perguntas básicas:

• Quem é o seu público-alvo?
• Qual será o conteúdo dessa apresentação?
• Por que você deve apresentar esse conteúdo?
• Qual é o objetivo de compartilhar essas informações?
• Como será feita essa apresentação?
• Onde acontecerá o evento?
• Quais são os recursos disponíveis?
• O que você espera desta apresentação?

Responder a essas perguntas facilita o desenvolvimento do plano de ação. A partir daí fica mais claro saber como preparar uma apresentação.

Plano de ação

Sabemos que há muito o que se fazer para preparar uma apresentação. E tudo começa com um planejamento. Portanto, coloque no papel as respostas das perguntas acima e use-as como se fossem um guia. Por exemplo, se você sabe que no local não haverá um notebook, você deve levar o seu. Ou, se o público-alvo é leigo no assunto, então será necessário pensar em como fazer os dados serem facilmente compreendidos. Uma boa dica é fazer uma lista de itens que você vai precisar no dia, recursos que necessita para montar, pesquisas, imagens etc. Depois, fica mais prático estruturar tudo.

2. Como preparar uma apresentação: conteúdo

Quando as ideias vão para o papel e o planejamento ganha corpo e estrutura, podemos nos concentrar na parte mais importante. Eis que chegamos ao coração do passo a passo de como preparar uma apresentação: o conteúdo. É aqui que começamos a estudar e pesquisar para ter pleno domínio do assunto. Então, reúna dados, informações, histórias, análises etc.  Inclua tudo o que for pertinente para enriquecer a apresentação e torná-la mais interessante.

Com esse conjunto de conhecimento, podemos montar o conteúdo, selecionando os pontos mais importantes, dando ênfase naquilo que é mais relevante e analisando possíveis dúvidas e questionamentos. E o grande segredo para elaborar tudo isso é ter o foco no objetivo e no público-alvo, ao preparar uma apresentação.

3. Como preparar uma apresentação: roteiro

O terceiro passo de como preparar uma apresentação é criar um roteiro. É neste momento que o conteúdo ganha uma estrutura. Mas, diferentemente de uma receita de bolo ou uma fórmula matemática em que há regras e passo a passo, a produção de um roteiro não tem necessariamente um método pronto. A construção acontece tendo como base o conhecimento, e o objetivo como norte. A linha de raciocínio fica a seu critério. Você pode estruturar de forma lógica, hierárquica ou a cronológica. Também poderá organizar como, quando e onde cada informação vai entrar conforme o clímax que você deseja para a ocasião. Embora desafiadora, essa etapa traz incríveis aprendizados conforme o roteiro é construído.

4. Como preparar uma apresentação: formato

Geralmente, quando o assunto é como preparar uma apresentação, logo de cara vem a ideia de montar slides no PowerPoint, no Keynote ou em outros programas que têm essa finalidade. Mas isso não é uma regra. Então, vale a pena questionar se essas ferramentas são realmente adequadas, se há outras formas de se apresentar, se vale a pena inovar, usar outros recursos, ou, simplesmente, não usar nada.

Por exemplo, para pequenos grupos na empresa, uma lousa pode dar um dinamismo maior. Quem apresenta pode apenas escrever palavras-chaves no quadro branco. No decorrer da exibição, o conteúdo pode se conectar ou se juntar para concluir. Existe uma série de formatos, dos mais simples, como criar painéis em flipchart ou em cartolina, ao mais tecnológicos, como o uso de projetor e recursos audiovisuais. Portanto, abra sua mente, analise as possibilidades e escolha o formato que mais tem a ver com você, o conteúdo e o público para que sua apresentação seja bem-sucedida.

5. Como preparar uma apresentação: design e efeitos

O design é um ponto importante a ser avaliado na hora de preparar uma apresentação. Aqui, não importa se você prefere algo mais discreto ou arrojado, se serão usados tons pastéis ou cores fortes, mas como o layout conversa e combina com a sua palestra. Alguns elementos são capazes de criar uma sintonia entre você e a plateia, as cores podem tornar a ocasião mais agradável, enquanto efeitos podem dar um tom inovador.

Novamente, neste ponto não há uma fórmula, mas um bom estudo no seu público-alvo e no assunto e o pleno entendimento do objetivo da apresentação serão ótimos guias para escolher e criar um design mais adequado. A única regra que deve ser seguida em todos os casos é o bom senso. Tenha em mente que cada item deve ser utilizado de forma inteligente e com um propósito. Por isso, tome cuidado com os exageros e evite utilizar recursos desnecessários. Parecem detalhes, mas podem arruinar qualquer discurso.

6. Como preparar uma apresentação: tipografia

O conteúdo precisa de uma roupagem que ajude a torná-lo mais interessante, desperte interesse do público, e seja agradável aos olhos. Por isso, escolher a tipografia tem um papel importantíssimo em como preparar uma apresentação. Então, conheça as fontes disponíveis, explore aquelas que você não conhece, experimente, desde as mais tradicionais às mais modernas, pesquise quais são as mais ou menos utilizadas.

Você pode até achar besteira, mas a escolha da fonte pode determinar o interesse das pessoas. Isso porque algumas escritas despertam emoções, enquanto outras, são cansativas e difíceis de ler. E acredite, por mais legal que seja o que você está dizendo, os slides podem deixar as pessoas mais distraídas. Mas, ao escolher e combinar a fonte ou as fontes certas ao longo da apresentação, o público pode ter uma imersão cada vez maior na palestra. E, sobretudo, a mensagem a ser passada chegará com maior êxito!

Outro ponto fundamental é o tamanho das fontes. Considere o tamanho do espaço e a distância da pessoa que ficará mais afastada da tela. Ela precisa conseguir ler confortavelmente. Ainda sobre esse aspecto, analise bem a combinação da cor da fonte com a cor do fundo. Más escolhas podem dificultar muito a leitura – e a compreensão da sua mensagem!

7. Como preparar uma apresentação: imagens

Um dos segredos dos melhores palestrantes é exibir um conteúdo visualmente instigante. Portanto, o formato, o design, e a tipografia são etapas indispensáveis sobre como preparar uma apresentação. Mas há outros fatores que podem tornar o material ainda mais bonito e expressivo: as imagens. Fotos, figuras, ilustrações e ícones são ótimos suportes que ajudam a cativar a plateia.

A versatilidade desse recurso é imensurável. Por exemplo, uma foto pode ser utilizada como informação, para chamar atenção do público, despertar sentimentos e sensações, trazer impacto para um dado ou acalmar os ânimos após uma notícia chocante. São diversas as finalidades: informativa, estratégica, estética etc.

Mas vale ressaltar que todas as imagens disponibilizadas devem estar com uma ótima qualidade. Infelizmente, por mais incrível que seja aquela pintura, se estiver com baixa resolução, pode virar um desenho tosco qualquer quando projetado em um telão. Ou, a foto pode ficar com os pixels aparentes demais e as pessoas não conseguirão entender ou visualizar corretamente.

8. Como preparar uma apresentação: audiovisual

O audiovisual também entra no passo a passo de como preparar uma apresentação. Com a tecnologia em alta, os vídeos são ótimas apostas para serem inseridos em meio aos slides. Mas é possível ir um pouco mais além. Há quem faça uma palestra em formato de discussão, construindo o tema partir de uma conversa com o público acerca do que foi assistido. Os mais inovadores também podem fazer uma apresentação no formato de vídeo ou rádio, ou tantas outras possibilidades. O fato é que esses recursos podem ser utilizados e são ótimos para dar dinamismo e entreter a plateia. 

9. Como preparar uma apresentação: tabelas e gráficos

Como preparar uma apresentação cativante mostrando tabelas e gráficos? Essa é uma das questões mais desafiadoras. Isso porque, por mais interessante que seja o tema, ver gráficos e escutar alguém falando pode ser bastante tedioso. Mas, não há nenhum problema em usar esse tipo de conteúdo, ao contrário, isso é bastante enriquecedor. A questão está apenas na forma como esses elementos são utilizados. Lembramos que antes de tudo, a imagem gráfica é uma informação e é possível apresentá-la de maneiras diferentes. Como? Ao invés de exibir em formato de pizza por exemplo, que tal redesenhá-la?

Pode até parecer trabalhoso, mas dar uma nova cara para esse dado responde muito bem à pergunta: como preparar uma apresentação interessante? Outra vantagem é que ao refazer uma tabela, abre-se a possibilidade de dar mais ênfase em determinadas informações, dar mais consistência ou exibi-las de maneira mais direta. Não é preciso usar apenas as estruturas convencionais, sinta-se livre para inovar e recriar formatos mais instigantes. Ou, simplesmente, mostrar um gráfico e dar destaques aos números mais relevantes.

10. Como preparar uma apresentação: revisão

Por fim, mas não menos importante: revise todo o seu trabalho. Esta etapa requer muita atenção e cuidado para preparar uma apresentação bem-sucedida. Lembre-se que falhas podem arruinar todo o projeto, erros de português podem desviar a atenção do público e um dado sem checar pode gerar um enorme constrangimento. Portanto, ao finalizar, faça pelo menos uma revisão e se necessário, conte com o olhar de outra pessoa para te ajudar nesse processo.

Depois, é só começar a sua fala e arrasar em sua apresentação!