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Secretariado executivo de sucesso – como chegar lá

10 setembro 2018

Saiba o que secretárias e secretários podem fazer para alavancar a carreira

Secretárias e secretários executivos são cada vez mais vitais em empresas de todos os portes. Afinal, são eles que salvam o escritório, o evento, a reunião e resolvem as mais variadas questões. São responsáveis por organizar, administrar e executar, sem deixar de lado detalhes como a reserva no restaurante para aquele importante almoço de negócios. Além disso, têm sempre uma solução para tudo e muitas vezes, parecem prever o futuro se adiantando em diversas ocasiões. Não é à toa que a profissão vem ganhando respaldo. Com isso, ser um secretariado executivo de sucesso se tornou um importante objetivo a ser alcançado.

Qual é o primeiro passo para o profissional de secretariado executivo alcançar o sucesso?

As mudanças no mundo corporativo, a evolução da carreira e as exigências do mercado têm transformado secretários e secretárias executivos. Por isso, a função ganha notoriedade, novas responsabilidades e poder de liderança. Mas para encarar esse desafio, é preciso ter plena consciência do seu papel enquanto profissional de secretariado executivo.

Reflita sobre o universo do secretariado executivo

O primeiro passo é refletir sobre todo o universo profissional que envolve o secretariado executivo. Isso significa ir além de apenas saber as suas funções e encargos, mas também descobrir como fazer a diferença. É ter um grande compromisso sobre o relacionamento com superiores, pares, subordinados e todo o networking que compõe a posição. Vale a pena pensar também a respeito da sua comunicação, atitudes, ações e reações diante das mais variadas situações e cenários.

Toda essa reflexão ajudará a ampliar a lucidez sobre cada ponto que envolve a sua carreira em secretariado executivo. Secretárias e secretários conhecerão melhor o seu papel frente a todo esse contexto. Por consequência, isso trará ainda outro benefício: o autoconhecimento, que é fundamental para o próprio desenvolvimento.

O autoconhecimento traz clareza à carreira em secretariado executivo

Com o autoconhecimento, se entende melhor o trabalho em secretariado executivo e a importância dentro do contexto corporativo. Ao mesmo tempo, você conhece um pouco mais quem é, como age e reage. Portanto, o próximo passo é analisar de forma honesta, crítica e justa todo esse rico autoconhecimento.

Observe hábitos, atitudes, pensamentos, fraquezas, conquistas, entre outros. Isso ajudará a identificar os pontos de desenvolvimento, o porquê do aprimoramento e como se aperfeiçoar. Daí em diante é só colocar a mão na massa para amadurecer e evoluir o que está aquém do esperado. Não esqueça também de reconhecer suas virtudes e qualidades e cultive-as.

Plano de carreira em secretariado executivo

Com essa reflexão, fica fácil colocar em prática o desenvolvimento em secretariado executivo. Para isso, reveja o seu plano de carreira e busque as suas realizações. Visualize o seu momento atual e aonde quer chegar. Lembre-se de colocar prazos para todas as metas, evitando procrastinar aquela pós-graduação ou aquele treinamento, por exemplo.

Caso não tenha um plano de carreira, este post pode te ajudar a planejar a sua jornada profissional. Assim, o dia a dia ganha outro sentido, a motivação aumenta e as pequenas conquistas te aproximam mais do sucesso.

Como desenvolver a carreira em secretariado executivo

O desenvolvimento envolve diversos processos até se concretizar. Cada pequena meta realizada ao longo da jornada ajuda a conduzir o profissional de secretariado executivo ao sucesso. Nesta etapa, com todo o seu autoconhecimento e planejamento, fica mais fácil se atentar aos três pontos importantíssimos que todo mundo que atua em secretariado executivo deve saber:

Atitude: o profissional de secretariado executivo de sucesso precisa de atitudes positivas Isso é universal, valendo desde a forma como você se expressa, como encara diferentes situações, até a maneira como lida com os mais diversos públicos, etc. Esta dica é importantíssima porque atitudes positivas são capazes de transformar o ambiente de trabalho. Além disso, as ações se transformam em proatividade para sugerir, buscar soluções e se adiantar.
Relacionamento: faz parte do trabalho em secretariado executivo ter boas relações com superiores, pares, subordinados e profissionais de fora da empresa. Por isso a comunicação e a gestão do relacionamento são primordiais. Nesse quesito, é importante se atentar à prática da escuta receptiva. Também é preciso comunicar-se melhor, falar de forma positiva e conseguir dizer não quando necessário.
Ferramentas: por fim, mas não menos importante, é imprescindível aprender a utilizar as ferramentas do secretariado executivo de modo eficaz. Na prática, isso é traduzido nos telefonemas e e-mails assertivos, planejamento de atividades e no conhecimento das condições para realizar uma reunião bem-sucedida. Vale acrescentar ainda a gestão do tempo, distinguir o que é importante do que é urgente e estabelecer prioridades.

Como acelerar o desenvolvimento e ter sucesso em secretariado executivo

Secretárias executivas, secretários executivos e assistentes podem e devem investir em educação para acelerar o seu desenvolvimento. Investir em si mesmo, reciclar-se ou aprender coisas novas são ações muito bem-vindas. A Dynargie Brasil oferece uma série de cursos e treinamentos que te ajudarão a evoluir e, consequentemente, alcançar o sucesso. Além disso, é também uma ótima oportunidade para ampliar o networking, conhecer novos pontos de vista e revigorar a sua própria motivação.

Secretária e Secretário – Da datilografia à liderança

29 setembro 2017

A Secretária e o Secretário têm papel fundamental na gestão e no apoio ao executivo – valorize-os!

O papel da Secretária e do Secretário mudou muito ao longo dos anos, evoluindo com a nova era. A datilografia foi deixada para trás para ser substituída pela tecnologia, assim como a pessoa que apenas redigia memorandos e atendia ao telefone deu lugar a um profissional mais independente e de liderança, responsável por tomadas de decisão e por orquestrar diversos setores, fazendo a triagem entre o que deve ou não ser levado à chefia.

Hoje, o serviço exige muito mais que um curso de digitação. É preciso graduação, especialização, experiência, idiomas, uma boa comunicação e muito jogo de cintura. Além disso, essas pessoas continuam zelando pelos compromissos de seus assessorados, muitas vezes, inclusive da vida pessoal, comandam equipes, trazem filiais do exterior para o país, resolvem questões e se adiantam às contingências, sem deixar o café esfriar.

A participação dos homens

Os novos tempos e as mudanças no ofício também trouxeram de volta os homens a esse mercado – os primeiros registros do cargo remontam às antiguidades do Império Egípcio, na figura dos escribas (do gênero masculino), responsáveis por escrever documentos administrativos e sobre a vida dos Faraós. Aos poucos, eles ocupam um espaço cada vez mais evidente e quebram paradigmas de profissões restritas a um único gênero, como consequência de algum contexto histórico.

A função ganhou força durante a Revolução Industrial e as mulheres conquistaram seu espaço com muito esforço e mesmo mediante a um pagamento inferior. No entanto, é durante a Primeira Guerra Mundial que ocorreu o maior estímulo para a entrada delas nos escritórios. Com a baixa no número de mão de obra masculina, elas responderam ao desafio de substituir os homens e assim o fizeram com maestria – repetindo a dose na Segunda Guerra. A prosperidade continuou mesmo no pós-guerra e segue até a atualidade.

No Brasil, entre as décadas de 1960 – 1980, a classe começava a se expandir e somente após muita luta, em 1985, foi conquistada a regulamentação da profissão. Não é à toa que 30 de setembro, aniversário de Lilian Sholes, foi a data escolhida para se tornar o Dia da Secretária. Lilian testou a primeira máquina de escrever, tornando-se a pioneira a utilizar a invenção, que revolucionaria muitos trabalhos. Por sua história, no centenário de nascimento, diversas fabricantes da máquina de datilografia promoveram comemorações e concursos para eleger a melhor datilógrafa.

É importante ressaltar que a data comemorativa, embora seja fortemente associada à figura feminina, é válida a todos, independentemente do gênero. A profissão é uma só e exercida por homens e mulheres que se desdobram e se esforçam diariamente para oferecer todo respaldo aos seus assessorados e a toda organização.

Como a geração millennial está transformando o papel do RH

21 setembro 2017

Patrocinado pela Dynargie Brasil, evento reuniu mais de 100 profissionais para debater a geração millennial no mercado de trabalho

A geração millennial tem transformado e redefinido o papel do RH nas organizações. Isso se deve ao fato de que os modelos antigos já não se conectam mais com esses talentos, que anseiam por realizações, têm a necessidade de serem felizes tanto na vida pessoal como na carreira e não querem esperar muito tempo para isso. Diante deste cenário, como lidar com as expectativas dessas pessoas e de outras gerações em um mesmo ambiente? Como atrair e engajar esse público?

Para tentar buscar essas respostas e compartilhar insights com uma grande plateia interessada no assunto, a Dynargie Brasil fez questão de patrocinar o encontro, promovido pelo Comitê de Gestão de Pessoas da AMCHAM (American Chamber of Commerce for Brazil), que reuniu profissionais para palestrar, debater e apresentar cases de sucesso.

As expectativas da geração millennial

Danilca Galdini, sócia diretora da NextView People, apresentou uma pesquisa realizada com 113.378 pessoas de nove países da América Latina. Os dados mostraram que esses jovens profissionais esperam que o trabalho gere aprendizado, possibilite um melhor uso das suas habilidades, permita a integração entre vida pessoal e profissional, tenha um significado e seja fonte de felicidade.

No entanto, um dos grandes desafios de atender ao que os millennials esperam em termos de conhecimento e progresso e está em fazê-lo permanecer na mesma companhia a longo prazo. “As empresas devem apoiar o desenvolvimento do jovem e entender que mesmo que ele saia, esse ‘casamento’ deve ser proveitoso para os dois lados enquanto durar”, explicou Galdini. Outro ponto que merece a atenção e pode ser revisto pelas empresas é a forma de trabalho: 66% dos jovens, 68% da média gestão e 77% da alta liderança disseram que topariam experimentar novos modelos.

A PwC também realizou uma pesquisa em diversos países e os dados foram importantes para entender melhor essa geração. Dentre as descobertas, 65% gostariam de trabalhar em casa eventualmente ou alterar o seu horário de trabalho e 71% disseram que as demandas do trabalho interferiam na vida pessoal. Uma das apostas para atender essas reivindicações foi a implantação de um programa de flexibilidade, que permite que o colaborador compense horas, tenha horário de entrada, saída e almoço flexíveis, trabalhe remotamente, entre outros. “Não vamos ter tudo o que eles querem, mas nós podemos valorizar aquilo que se conecta com eles”, afirmou Erika Braga, diretora de RH da PwC.

A procura, contratação e a atração desses jovens talentos para as empresas também têm exigido novos jeitos de operar. Para a Raízen, um dos grandes desafios é tornar a marca mais conhecida e atrativa aos jovens, uma vez que ela tem apenas 6 anos de história – embora seja fruto da fusão de duas grandes companhias consolidadas: Cosan e Shell. De acordo com Alessandra Orlando, gerente de atração e seleção da Raízen, a corporação passou a usar o aplicativo WhatsApp como ferramenta para se aproximar dessas pessoas e trabalhar a campanha “Talento indica um Talento”. “O Recursos Humanos precisa entender que é um novo contexto”, pontuou Alessandra. “Nós estamos tentando fazer com que a Raízen seja menos formal”, acrescentou.

Já no Grand Hyatt, formalidade e burocracia são coisas difíceis de mudar, mas também são parte das insatisfações manifestadas pela geração millennial. No entanto, a rede hoteleira tem se reinventado e promovido outras saídas para lidar com a juventude – que aliás, representa mais da metade do quadro de colaboradores com menos de 35 anos. “Os funcionários podem exercer as suas paixões através dos comitês criados de acordo com o interesse deles, como o de Sustentabilidade e Diversidade GLBT. Eles fazem voluntariamente os projetos e possuem todo o apoio da alta gestão”, explicou Ligia Shimizu, gerente de treinamento e desenvolvimento do Grand Hyatt, que é da geração Y. Além disso, todas as inovações são feitas através da metodologia Design Thinking e são promovidos regularmente treinamentos que contribuem para formação dos jovens em posições de liderança, dando a eles mais respaldo para exercer a função.

A saída é buscar equilíbrio entre as necessidades das diferentes gerações, por meio da oferta de um ambiente de trabalho desafiador e, ao mesmo tempo, capaz de proporcionar crescimento e satisfação. A coexistência de gerações é inevitável e pode ser positiva se houver diálogo, possibilitado pela escuta receptiva e fomento à empatia. Afinal, valorizar a diversidade é uma tarefa diária, mas que beneficia a todos.

Os desafios dos líderes diante das transformações

4 maio 2017

AMCHAM promoveu encontro com especialistas que debateram o assunto, mostrando cases de sucesso e as necessidades de se adaptar às mudanças

O Comitê de Gestão de Pessoas da AMCHAM (American Chamber of Commerce for Brazil), com o patrocínio da Dynargie Brasil, colocou em pauta os desafios dos líderes diante das transformações nas organizações. Realizado no dia 26 de abril, o evento contou com a participação dos executivos Francisco Fortes, vice-presidente executivo de Pessoas e Desenvolvimento Organizacional da Gerdau, Vanessa Lobato, vice-presidente de RH do Banco Santander, e Guilherme Rhinow, diretor de RH da Johnson & Johnson, que discutiram o assunto sob mediação de Fátima Marques, diretora regional da Korn Ferry/ Hay Group para a América do Sul.

A evolução social e as mudanças de comportamento humano em um cenário cada vez mais amplo e globalizado, diante de uma crise política e econômica no país, têm mostrado exponencialmente a importância do papel das lideranças, exigindo suas habilidades em lidar com essa era de transição na gestão de pessoas.

“A primeira coisa que um líder tem que fazer é inspirar, tirar as pessoas da zona de conforto. Mostrar um futuro promissor”, define Fortes. Para ele, é preciso ser o exemplo a ser seguido por ações, e não só por palavras, transmitindo confiança para que os profissionais vençam desafios. “E a segunda coisa é dar empowerment, deixar as pessoas trabalharem”, conclui.

Na Gerdau, uma das formas de empoderar o colaborador foi reduzir o número de regras e dar mais autonomia, uma vez que as coisas acontecem muito rápido. Além de usar a tecnologia e smartphones como ferramentas de trabalho e promover o relacionamento com startups, dar mais abertura a diálogos com as novas gerações. De acordo com o vice-presidente executivo de Pessoas e Desenvolvimento Organizacional da empresa, “um líder também tem que ser um coach. Porque os jovens te olham e ouvem com muita atenção, estão sedentos por isso. É com essa batida que estamos desenvolvendo nossos líderes”.

Já no Santander, as transformações e a tecnologia mudaram bastante, tanto a forma de se relacionar com a sua grande diversidade de clientes, como também, o dia a dia. Antes, projetos que levariam um ano e meio até a conclusão, hoje precisam ficar prontos em três meses. Com as inovações adotadas, o ambiente de trabalho ganhou um conceito mais moderno, sem deixar de ser banco.

Neste contexto, a organização acredita que um líder deve reunir sete competências: garra, empreendedorismo, confiabilidade, inteligência emocional, ser influenciador, colaborativo e desenvolvedor de pessoas. É preciso fazer as coisas acontecerem e ter a visão de que momentos instáveis da economia são passageiros. “A hora é de rever o negócio e suas oportunidades. Vale o olhar do novo, de se reinventar, incentivar e dar coragem aos colaboradores”, afirma.

E o que a Johnson & Johnson está fazendo neste período turbulento? “Estamos mantendo as mesmas premissas de desenvolvimento, que sempre tivemos e que mantemos em todos os países do mundo. Isso acontece na crise e em momentos de abundância. É preciso pensar no impacto que uma organização como essa tem no futuro. Uma pesquisa de produto de nossa área farmacêutica leva sete anos, por exemplo. Então, não posso ficar sujeito às volatilidades macroeconômicas”, argumenta Rhinow. Para ele, o líder é a expressão da proposta de valor da organização para cada um dos colaboradores da companhia.

Com todas essas explanações, fica claro que o papel dos cargos de liderança é fundamental para a evolução e transformação das empresas. Por essa razão, Marques, da Korn Ferry/ Hay Group, ressalta a importância do treinamento e da preparação dos profissionais em todos os níveis – independentemente se são vice-presidentes, gerentes ou seniores, é preciso investir no seu desenvolvimento para que eles possam liderar de forma primorosa.

Elas assumiram o papel de liderança

14 setembro 2016

O Dia da Secretária é apenas um lembrete de que essas profissionais devem ter o seu valor reconhecido sempre

Muito mais que apenas a pessoa que atende ao telefone e datilografa bem, a secretária hoje assume orgulhosamente um papel de liderança na empresa. O café continua delicioso e servido na hora certa – afinal, diversos setores, da copa ao departamento de compras, são orquestrados por essas profissionais. Inclusive a bebida descafeinada e a bolacha diet para a reunião com aquele empresário exigente já foram providenciadas, assim como a pauta e os documentos para assinarem e fecharem negócio. Isso porque, não raro, a negociação já foi encaminhada – por elas – é claro!

Desde o surgimento da profissão até hoje, muita coisa mudou e a categoria se desenvolveu. Elas acompanharam as mudanças no mercado e no mundo corporativo com a mesma competência e inteligência emocional que possuem para exercer o cargo. Não é à toa que hoje a carreira exige graduação, especialização, idiomas, experiência no Brasil e no exterior e ganhou ainda mais responsabilidades. Muitas empresas as contratam com a atribuição de “office manager”. Ou seja, elas não só fazem o escritório andar (e às vezes, voar), como também atuam na implementação de uma filial no exterior.

Portanto, esqueça o clichê da “mulher que lixa a unha”, pois durante o expediente, não há tempo para isso. É necessário ser multifuncional para cuidar dos compromissos, tarefas, viagens e tantas outras coisas de seu assessorado (isso quando não é um time inteiro de diretores), além de comandar a equipe, administrar e gerenciar a corporação, se adiantar a qualquer imprevisto e resolver os contratempos e contingências. Tudo isso com toda a discrição e resiliência que pede a função.

Com tanta força e garra, sensibilidade e empatia para compreender o outro com um olhar, organização e eficiência equilibrados elegantemente sobre um salto alto, as secretárias executivas conquistaram território e uma grandiosa importância nas corporações. Sem elas, quantos relatórios, aniversários e compromissos seriam esquecidos? Quantas viagens seriam desmarcadas pela falta de alguém que, de alguma forma, pode suprir a ausência do líder?

Por tudo isso e mais um pouco, a Dynargie faz questão de homenagear quem muito faz pelos seus superiores (e, não raro, até pela família deles), pela corporação e pela categoria. Parabéns, vocês são demais!

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