Treinamento - Dynargie Blog

Secretariado executivo de sucesso – como chegar lá

10 setembro 2018

Saiba o que secretárias e secretários podem fazer para alavancar a carreira

Secretárias e secretários executivos são cada vez mais vitais em empresas de todos os portes. Afinal, são eles que salvam o escritório, o evento, a reunião e resolvem as mais variadas questões. São responsáveis por organizar, administrar e executar, sem deixar de lado detalhes como a reserva no restaurante para aquele importante almoço de negócios. Além disso, têm sempre uma solução para tudo e muitas vezes, parecem prever o futuro se adiantando em diversas ocasiões. Não é à toa que a profissão vem ganhando respaldo. Com isso, ser um secretariado executivo de sucesso se tornou um importante objetivo a ser alcançado.

Qual é o primeiro passo para o profissional de secretariado executivo alcançar o sucesso?

As mudanças no mundo corporativo, a evolução da carreira e as exigências do mercado têm transformado secretários e secretárias executivos. Por isso, a função ganha notoriedade, novas responsabilidades e poder de liderança. Mas para encarar esse desafio, é preciso ter plena consciência do seu papel enquanto profissional de secretariado executivo.

Reflita sobre o universo do secretariado executivo

O primeiro passo é refletir sobre todo o universo profissional que envolve o secretariado executivo. Isso significa ir além de apenas saber as suas funções e encargos, mas também descobrir como fazer a diferença. É ter um grande compromisso sobre o relacionamento com superiores, pares, subordinados e todo o networking que compõe a posição. Vale a pena pensar também a respeito da sua comunicação, atitudes, ações e reações diante das mais variadas situações e cenários.

Toda essa reflexão ajudará a ampliar a lucidez sobre cada ponto que envolve a sua carreira em secretariado executivo. Secretárias e secretários conhecerão melhor o seu papel frente a todo esse contexto. Por consequência, isso trará ainda outro benefício: o autoconhecimento, que é fundamental para o próprio desenvolvimento.

O autoconhecimento traz clareza à carreira em secretariado executivo

Com o autoconhecimento, se entende melhor o trabalho em secretariado executivo e a importância dentro do contexto corporativo. Ao mesmo tempo, você conhece um pouco mais quem é, como age e reage. Portanto, o próximo passo é analisar de forma honesta, crítica e justa todo esse rico autoconhecimento.

Observe hábitos, atitudes, pensamentos, fraquezas, conquistas, entre outros. Isso ajudará a identificar os pontos de desenvolvimento, o porquê do aprimoramento e como se aperfeiçoar. Daí em diante é só colocar a mão na massa para amadurecer e evoluir o que está aquém do esperado. Não esqueça também de reconhecer suas virtudes e qualidades e cultive-as.

Plano de carreira em secretariado executivo

Com essa reflexão, fica fácil colocar em prática o desenvolvimento em secretariado executivo. Para isso, reveja o seu plano de carreira e busque as suas realizações. Visualize o seu momento atual e aonde quer chegar. Lembre-se de colocar prazos para todas as metas, evitando procrastinar aquela pós-graduação ou aquele treinamento, por exemplo.

Caso não tenha um plano de carreira, este post pode te ajudar a planejar a sua jornada profissional. Assim, o dia a dia ganha outro sentido, a motivação aumenta e as pequenas conquistas te aproximam mais do sucesso.

Como desenvolver a carreira em secretariado executivo

O desenvolvimento envolve diversos processos até se concretizar. Cada pequena meta realizada ao longo da jornada ajuda a conduzir o profissional de secretariado executivo ao sucesso. Nesta etapa, com todo o seu autoconhecimento e planejamento, fica mais fácil se atentar aos três pontos importantíssimos que todo mundo que atua em secretariado executivo deve saber:

Atitude: o profissional de secretariado executivo de sucesso precisa de atitudes positivas Isso é universal, valendo desde a forma como você se expressa, como encara diferentes situações, até a maneira como lida com os mais diversos públicos, etc. Esta dica é importantíssima porque atitudes positivas são capazes de transformar o ambiente de trabalho. Além disso, as ações se transformam em proatividade para sugerir, buscar soluções e se adiantar.
Relacionamento: faz parte do trabalho em secretariado executivo ter boas relações com superiores, pares, subordinados e profissionais de fora da empresa. Por isso a comunicação e a gestão do relacionamento são primordiais. Nesse quesito, é importante se atentar à prática da escuta receptiva. Também é preciso comunicar-se melhor, falar de forma positiva e conseguir dizer não quando necessário.
Ferramentas: por fim, mas não menos importante, é imprescindível aprender a utilizar as ferramentas do secretariado executivo de modo eficaz. Na prática, isso é traduzido nos telefonemas e e-mails assertivos, planejamento de atividades e no conhecimento das condições para realizar uma reunião bem-sucedida. Vale acrescentar ainda a gestão do tempo, distinguir o que é importante do que é urgente e estabelecer prioridades.

Como acelerar o desenvolvimento e ter sucesso em secretariado executivo

Secretárias executivas, secretários executivos e assistentes podem e devem investir em educação para acelerar o seu desenvolvimento. Investir em si mesmo, reciclar-se ou aprender coisas novas são ações muito bem-vindas. A Dynargie Brasil oferece uma série de cursos e treinamentos que te ajudarão a evoluir e, consequentemente, alcançar o sucesso. Além disso, é também uma ótima oportunidade para ampliar o networking, conhecer novos pontos de vista e revigorar a sua própria motivação.

Chefe abusivo prejudica a empresa toda

10 agosto 2018

Não é só a equipe que sofre com chefe abusivo, toda a companhia também encara consequências negativas

Tema recorrente em happy hours, motivo de estresse diário e de reclamações pelos corredores, lá está ele: o chefe abusivo. Aquela pessoa que só de ouvir o nome dá logo um embrulho no estômago. Quem é ou já foi liderado por um profissional assim sabe bem a infelicidade dessa experiência. Mas, o que poucos percebem é que não são só as pessoas mais próximas que sofrem com essa hostilidade. Os efeitos de um chefe abusivo vão muito além, e têm a grande capacidade de prejudicar uma empresa inteira.

Por que um chefe abusivo é prejudicial?

Ele grita, humilha, usa e abusa de sua autoridade e desconsidera o que a equipe tem a dizer. Ações que por si só figuram entre as práticas que podem arruinar uma empresa – parte 1 e parte 2. Isso já responderia muito bem à pergunta. Mas não é só isso. O comportamento de um chefe abusivo contamina todo o ambiente e eleva o nível de estresse da equipe. O clima entre colegas fica pesado, a desmotivação prevalece e o medo reprime novas ideias. Afinal, ninguém quer ser a próxima vítima.

Um chefe abusivo torna o dia a dia penoso e prejudica a todos, inclusive, ele mesmo. Parecem não enxergar que os gritos que outrora impuseram respeito, hoje não são mais aceitos, tampouco trazem algum benefício.

Como o chefe abusivo afeta a empresa toda

Um estudo publicado no Journal Business Ethic pode explicar os efeitos nocivos do chefe abusivo na empresa inteira. De acordo com a pesquisa, os profissionais não enxergam apenas o líder como culpado, mas também a companhia. Esse fato elucida as consequências geradas no trabalho como a queda na produtividade.

O que acontece é que as pessoas subordinadas ao chefe abusivo se tornam mais propensas a desvios de comportamento. Na prática, elas passam a se dedicar menos, não se importar tanto com a tarefa, se atrasar, entre outros. Os pesquisadores afirmam que essas ações são como uma retaliação aos “ataques” sofridos.

Chefe abusivo = mau exemplo

Líderes devem ser o exemplo para a sua equipe, alguém para se espelhar. O problema é que no caso do chefe abusivo a referência definitivamente não é boa para ser seguida. Os pesquisadores apontaram que existe uma grande tendência de os colaboradores replicarem esse mau comportamento no trabalho. Em meio a tantas atitudes negativas, é óbvio dizer que o problema só aumenta e as consequências pioram ainda mais.

Os efeitos negativos em cadeia de um chefe abusivo

Em um plano geral, a hostilidade do chefe abusivo prejudica a empresa toda por conta de um efeito em cadeia. Uma ação negativa gera uma reação também negativa e assim, sucessivamente. Para entender melhor, vamos ilustrar tudo isso com o seguinte episódio:

“Mariana concluiu o seu primeiro relatório com maestria. Foram semanas debruçada em planilhas para concluir o seu trabalho. Aliás, muito bom, por sinal, principalmente para uma pessoa que nunca havia feito isso. No entanto, o gestor Carlos não se importou com nada disso. A ausência de um mero detalhe (que, convenhamos, não servia para nada) foi o suficiente para ele esbravejar críticas ferrenhas contra ela. Na frente de todos, bateu na mesa e gritou até para quem não queria ouvir que odiou tudo, finalizando com ameaças à moça e a toda a equipe.”

O ambiente e os colaboradores

Diante dessa situação, inevitavelmente, toda a atmosfera se torna bastante desagradável. A começar por Mariana, que viu todo o seu esforço se transformar em uma grande humilhação. Nem é preciso dizer o quão difícil é estar na pele dela. O discurso hostil apenas violenta o outro, sem qualquer consideração, quando, na verdade, deveria ser construtivo.

Mas, o constrangimento não para por aí, atingindo indiretamente os colegas também. A empatia chega a doer e o medo de ser o próximo é iminente. Outros sentimentos como raiva, indiferença, injustiça, entre outros, também nascem ali. Tudo isso abala o ambiente, as atitudes das pessoas, afeta relacionamentos, autoestima e confiança.

A empresa

Além desse clima desfavorável e colaboradores insatisfeitos, as empresas sentem também a queda no rendimento ou se deparam com resultados aquém do esperado. Como se isso não bastasse, todo o trabalho de talent acquisition pode ruir. Afinal, o fit cultural estremece diante da imagem ruim do chefe abusivo. A insustentabilidade de toda essa atmosfera pode fazer a empresa perder um grande talento e originar doenças em colaboradores.

Como evitar os efeitos do chefe abusivo

A melhor maneira de evitar todos os efeitos nocivos do chefe abusivo é, sem dúvida, preparar melhor as lideranças. Por isso, é importantíssimo avaliar se esse é o momento para aquele profissional liderar. Além disso, é crucial prover treinamentos, fomentar a cultura de reciclagem de conhecimento e incentivar o desenvolvimento contínuo. Esse trabalho vale tanto para quem inicia ou tem pouca experiência na liderança, como também, para os mais experientes no cargo.

A importância do atendimento ao cliente

18 junho 2018

Como a qualidade do atendimento ao cliente influencia os negócios, podendo até mesmo transformar insatisfação em fidelização

A necessidade de qualidade no atendimento ao cliente é uma unanimidade entre os quesitos essenciais para qualquer empresa, independentemente de seu porte ou área. Por isso, a importância de investir no atendimento ao cliente é uma pauta de relevância crescente – ainda mais na era de mudanças e rápidos avanços tecnológicos em que vivemos. Isso sem falar nas redes sociais, mercado cada vez mais competitivo, necessidade de se reinventar, adoção de robôs etc.

É claro que não existe uma regra única de certo e errado. Há companhias que não têm sequer um telefone de contato, enquanto outras ofertam diversos canais de interação com o consumidor. E isso não significa automaticamente que uma seja melhor que a outra. O fato é que o atendimento ao cliente tem grande importância e é capaz de fazer toda a diferença. Afinal, é muito mais agradável ser atendido com um sorriso do que por uma pessoa mal-humorada!

Por que é tão importante investir no atendimento ao cliente?

É verdade que os tempos mudaram e que algumas premissas do passado já não fazem mais sentido hoje. Mas investir no atendimento ao cliente é algo que não perde valor – e não deve perder nunca. As pessoas mudaram as formas de compra, de consumo e de interação, mas o desejo de satisfação permanece. E essa satisfação depende de toda a experiência vivida com a empresa. Ou seja, além da qualidade do produto ou serviço, todo o relacionamento entre a marca e o consumidor também contam.

Por que atualmente o atendimento ao cliente ganhou tanta importância?

Negócios podem prosperar ou fracassar com o famoso “boca-a-boca”, certo? Quando pensamos na internet e redes sociais, isso ganha dimensões ainda maiores – negativamente ou positivamente. Essa é uma das principais razões (se não, a principal) para o atendimento ao cliente ganhar tanta repercussão atualmente.

Por isso, muitas empresas têm investido em ferramentas e estão abrindo canais de interação com o público. Além de ser uma fonte de informações importantes sobre o seu consumidor, auxilia em diversos aspectos. O atendimento ao cliente ajuda no relacionamento, na prevenção e solução de crises, na agilidade de processos, entre outros. Tudo isso para evitar que o boca-a-boca negativo se alastre, tanto online como offline.

Como o atendimento ao cliente influencia os negócios?

Na prática, o atendimento ao cliente impacta os negócios de diversas maneiras, como por exemplo:

Fidelização do cliente
Contornar contratempos
Solucionar dificuldades
Estabelecer um relacionamento
Fortalecer a marca
Recomendação espontânea

Uma pesquisa avaliou consumidores que entraram em contato com a marca através do Twitter. O resultado mostrou que os consumidores estariam mais dispostos a pagar a mais ou até escolher a empresa com maior frequência quando receberam uma resposta para seus questionamentos.

Para entender esse resultado, basta usarmos um pouco de nossa empatia e nos colocarmos no lugar do cliente. Se enviamos um e-mail a diversas empresas, mas nem todas respondem, cai a nossa propensão de fechar negócio com as companhias que não se manifestaram. Ao mesmo tempo, aumenta a probabilidade de, no mínimo, criarmos simpatia com aquelas que se dispuseram a nos ajudar.

Escutar o cliente e ajudá-lo a resolver uma dificuldade, seja uma simples dúvida ou reclamação, transmite confiança. Faz com que a pessoa se sinta segura e acolhida, sabendo que pode contar com aquela empresa.

Bom atendimento ao cliente deve estar presente em toda a negociação

A importância do atendimento ao cliente não está atrelada somente ao pós-venda, mas à negociação inteira. Então, isso vale desde o primeiro contato entre o vendedor e o prospect até após a conclusão da compra. Lembre-se de que você não tem uma segunda chance para causar uma boa primeira impressão.

Bom atendimento transforma insatisfação em fidelidade

O mesmo vale para eventuais insatisfações. O atendimento ao cliente em casos assim é primordial para transformar clientes raivosos em aliados fiéis. Como? Imagine que você contrata um serviço e ocorre um problema. Se houver um meio rápido e solícito que o ajude a solucionar a questão, o descontentamento pode ser revertido. Aí, aquela reclamação, que agora está resolvida, se torna uma vivência positiva. Proporcionar essa assistência enriquece o envolvimento do consumidor com a sua marca. E, assim, todos ganham.

Como ter uma reunião bem-sucedida com o cliente

6 junho 2018

Metodologia da Dynargie permite saber como controlar a negociação, encorajar o “sim” do cliente e obter êxito na venda

Por Carlos Cézar*

Uma reunião bem-sucedida com o cliente é, sem dúvida, o desejo de todo vendedor. Então, se pensarmos que uma negociação comercial é o encontro entre uma pessoa que tem uma demanda e outra que tem a solução, alcançamos nosso objetivo, certo? Talvez. A lógica está correta, mas é claro que essa é uma forma simplista de abordar o assunto. Na prática, nós sabemos que as coisas não são tão fáceis assim, infelizmente. Controlar uma negociação até obter o “sim” é bem mais desafiador. Os bons vendedores que o digam!

Então, como ter uma reunião bem-sucedida? Como desafiar o cliente e fechar negócio? Para responder a esses questionamentos, apresento um flash do Treino para uma Venda Eficaz. Embora seja apenas uma pequena parte, o conteúdo vai te ajudar a bater ou superar as metas.

Conheça o cliente primeiro: reunião bem-sucedida será uma consequência

Você quer uma reunião bem-sucedida com o cliente? Então, antes de visitá-lo, esteja disposto a conhecê-lo primeiro. Não basta empenho apenas durante o encontro, mas também, em todo o trabalho que o antecede. Enganam-se aqueles que menosprezam essa fase e partem logo para o “ataque”. É preciso lembrar que a chave do sucesso está em descobrir e satisfazer as necessidades dos nossos clientes. Portanto, saber quem ele ou ela é será essencial para a nossa vitória!

Planejar e preparar

Antes da reunião bem-sucedida com o cliente temos a preparação e o planejamento. Reúna o máximo de informações sobre o seu prospect, busque dados relevantes, estude o mercado. Isso te dará base para fazer as perguntas certas e escolher a estratégia mais adequada.

Cause uma boa impressão

Cuide de sua apresentação pessoal, cheque se está levando todos os materiais, confira o trajeto, chegue um pouco antes do horário combinado. Tudo isso conta para causar uma boa impressão e dar um passo a mais para ter uma reunião bem-sucedida com o cliente.

Compreenda o seu cliente

Antes de vender ou tentar influenciar o seu cliente, procure compreendê-lo. Para isso, use o método mais rápido e elucidativo: faça perguntas! Comece com “como, por que, quando” até chegar nas expectativas: “o que você espera do produto?”. As respostas poderão te conduzir ao sucesso.

Consolide a sua apresentação rumo à vitória

Uma apresentação cheia de entusiasmo cria uma sinergia durante a reunião com o cliente. Use isso a seu favor e envolva o seu interlocutor. Depois, é só consolidar a argumentação. O segredo aqui é fazer as perguntas certas para que a própria resposta do cliente o convença naturalmente.

Cliente: Nossa, que criativo!
Você: Por quê?

Perceba que a resposta só ajudará a reforçar e cimentar todos os benefícios que o seu produto tem a oferecer. Mas, é importante ressaltar que isso só é possível com a escuta receptiva.

Contorne as objeções e triunfe na venda

As objeções fazem parte do processo – o que não ajuda é desanimar diante delas. Nessa fase, abre-se um espaço para o desafio. Aqui, vamos utilizar o que conhecemos sobre o cliente, da pesquisa até o presente momento, para desafiar o nosso interlocutor. Nessa hora, contornamos mostrando o valor do nosso serviço dentro do contexto de solucionar a questão dele. Oferecemos informações valiosas e descomplicamos todo o processo enfrentado por ele. O preço perde a importância diante da solução. Nesse aspecto, a estratégia se assemelha à do Challenger Sales. Outra saída é driblar a questão com perguntas positivas, demonstrando disposição. “Como posso adequar o meu produto para ajustar às suas necessidades?”

*Carlos Cézar é Consultor e sócio na Dynargie Brasil. Conduz consultorias e programas de formação para alta liderança, além de Workshops com uso do LEGO^® SERIOUS PLAY™ e BE SAY DO^®para definição de Mindset.

Você já revisou seu plano de carreira?

13 abril 2018

Plano de carreira: você está no caminho certo para crescer profissionalmente? Quais foram as suas conquistas? O que pode ser aprimorado?

Você já revisou o seu plano de carreira? Talvez ache que esse não é o momento para essa discussão. Ou acredita que isso deve ser feito no começo do ano, época de renovar as esperanças. Também pode achar que o melhor mesmo é fazê-lo bem na metade, entre junho e julho. Na prática, o que importa mesmo não é a data, mas sim, que a reflexão, de fato, aconteça. Logo, por que não hoje?

Então, voltamos à pergunta: você já revisou o seu plano de carreira? Nesse post, convidamos você para refletir sobre ganhos e perdas, erros e acertos, evoluções e estagnações. O convite também se estende a um questionamento pessoal do que você queria antes e o que quer agora. Uma viagem íntima em busca de descobertas incríveis que te guiarão com maior precisão rumo ao planejamento pessoal e profissional e à realização das metas.

Vamos lá?

Como iniciar a revisão do seu plano de carreira

O primeiro passo da revisão do seu plano de carreira é fazer uma reflexão geral sobre toda a sua trajetória profissional até o presente momento. Lembre-se daquilo que você fez e do que deixou de fazer. Inclua cursos, treinamentos, projetos, mudanças, desafios. Reveja o que você conquistou, das pequenas vitórias às grandes realizações. Pense sobre as falhas que cometeu, conhecimentos adquiridos e experiências acumuladas.

Visualize a sua trajetória profissional e o seu plano de carreira

Agora que você já tem uma ideia em mente da sua caminhada, coloque tudo isso no papel. Pode ser em forma de lista, infográfico, matriz SWOT, linha do tempo, etc. O importante na escolha do método é conseguir visualizar a sua história de forma clara e, preferencialmente, completa. Não se esqueça de colocar o ponto onde você se encontra em seu plano de carreira. Se necessário, acrescente observações ou informações extras que sejam pertinentes. Por exemplo, uma pausa devido à chegada do bebê.

Confronte o plano de carreira com o seu desempenho

Com todo o seu histórico em vista, é hora de pensar se essa caminhada foi direcionada ao seu plano de carreira. É hora de avaliar as metas conquistadas, as expectativas, o estado atual e o tamanho da sua evolução. Faça uma análise do seu desempenho. Veja se suas ações contribuem para as suas metas, correspondem às expectativas e se estão de acordo com o seu planejamento.

Para te ajudar nessa etapa, considere os seguintes pontos:

Aprendizado e conhecimento adquirido
Cursos e treinamentos concluídos ou em andamento
Networking
Você saiu da zona de conforto? Quando? Por quê?
Feedbacks positivos e negativos
Novas responsabilidades/ Promoção
Experiência
Competências e habilidades
Pontos negativos na personalidade

Com essa reflexão, análise e avaliação, o autoconhecimento aumentará e vai clarear a compreensão do passado. Essa base sólida ajuda a promover insights, obter novos pontos de vista e ideias para os próximos passos. Além disso, permite a correção de erros, aprimorar qualidades e fazer planejamentos cada vez melhores.

Você ainda almeja as mesmas metas de seu plano de carreira?

Diante de tantas informações, é nessa hora que entra um importante questionamento: o seu objetivo permanece o mesmo? Se a resposta for um concreto “sim”, ótimo. Se for um “não”, “talvez”, “sim, mas…”, “sim, se…” será ótimo também! A ideia da revisão do plano de carreira é justamente essa: checar se estamos no caminho certo, procurar por novas estradas, se necessário, fazer manobras e seguir em frente.

Na era das constantes e rápidas mudanças em que vivemos, estranho seria se os desejos não fossem mutáveis. Portanto, não se assuste se tiver de assumir que você não quer mais o cargo de gerente. Nem se o desejo de compor a diretoria estiver de pé somente dentro de determinadas condições. Ou ainda se você quiser mudar de área e dar um outro rumo à sua carreira.

Visualizei todo o meu plano de carreira, e agora?

Agora é hora de colocar a mão na massa. É fazer o que precisa ser feito para que o seu plano de carreira te leve aonde você deseja.

Reconheça as suas conquistas: não importa o tamanho delas, as suas vitórias são as provas de que o seu esforço valeu e vale a pena. Lembre-se que elas são fruto do seu trabalho e que você pode celebrá-las e usá-las como motivação para muitas que estão pela frente.

Mostre as suas vitórias: mantenha o seu CV e as redes sociais atualizadas com o progresso de sua carreira. Um curso concluído, uma promoção, um projeto premiado, tudo conta.

Corrija seus erros para não os repetir no futuro: nem só de elogios vivem os vencedores. Então, reconheça suas falhas, aprenda com elas e faça as devidas correções em seu plano de carreira.

Melhore o que precisar melhorar: para manter a dinâmica de crescimento e corresponder à expectativa interna, é preciso se mexer. Portanto, transforme o ordinário em bom e o que já era bom em excelente. Evolua, sempre.

Faça as mudanças necessárias: não importa a razão, se houver necessidade de mudar, mude. Um planejamento deve ser maleável e adaptável para superar os desafios da vida.

Defina novas metas: por fim, mas não menos importante, pense em pequenos objetivos a serem alcançados durante essa trajetória. Por exemplo, hoje você pode ser um analista pleno que almeja ser diretor. Entretanto, a meta mais plausível agora seria ir para sênior ou, quem sabe, coordenador. Seu nível de proficiência na língua inglesa tem escrita perfeita, mas deixa a desejar na conversação? Até a próxima revisão de plano de carreira, tente estar fluente.