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Transforme o tempo ocioso no trabalho em produtividade

24 setembro 2018

7 dicas para ganhar produtividade com aqueles momentos em que não você tem nada para fazer ou enquanto espera

Você pode ter terminado as suas tarefas rapidamente, está esperando a resposta do diretor para dar continuidade no projeto ou o dia está parado mesmo: o fato é que não há nada para fazer e ainda faltam algumas horas para o fim do expediente. O jeito é checar as redes sociais ou responder as mensagens pessoais no WhatsApp, certo? Talvez não, afinal, é horário de trabalho! Então, como transformar o ócio em produtividade e driblar o tédio?

Para responder a essa pergunta e te livrar da tentação da internet, elencamos algumas atividades para ajudar. Lembre-se que esses minutinhos livres serão muito úteis se usá-los corretamente. Então confira nossas dicas e aproveite todos os benefícios!

Mais produtividade? Arrume a sua mesa!

Que tal arrumar a sua mesa de trabalho? Esses momentos são oportunidades para espantar a preguiça e cumprir tarefas que foram adiadas. Comece organizando os itens que ficam sobre a bancada e jogando fora o que não tem mais utilidade. Estenda a arrumação para gavetas, arquivos e o que está à sua volta. Isso irá ajudá-lo a aumentar a sua produtividade. Um ambiente limpo e bem ajeitado torna a atmosfera mais agradável, diminuindo a distração e agilizando a solução das pendências. Como resultado, o dia passa a render mais.

Organize seus arquivos no computador

Que atire a primeira pedra aquele que nunca salvou um arquivo em qualquer pasta no meio da correria. Ou quem não tem duplicidade de documentos ou diversas versões desnecessárias daquele projeto de 2015. Afinal, a bagunça não é apenas física, mas também, virtual, mesmo que seja menos visível que na nossa mesa de trabalho. Logo, transforme o tempo ocioso em produtivo, ajeitando tudo e promovendo uma bela limpeza no disco rígido. Além de liberar espaço no computador e deixar tudo no seu devido lugar, rever planilhas e projetos antigos ajuda em seu crescimento. A análise do passado pode promover insights inusitados, permitir a revisão de velhos conceitos e auxiliar no autoconhecimento e no seu plano de carreira.

Faça um backup

O seu tempo “livre” pode ser muito útil com um backup de seus arquivos. Embora seja uma tarefa comumente procrastinada, é preciso lembrar da importância de ter uma cópia resguardada de seus materiais. Afinal, estamos suscetíveis a enfrentar falhas e problemas em nosso computador, assim como imprevistos que abalam a produtividade. Então, salve seus materiais na nuvem, no servidor ou em um HD externo. Para te incentivar ainda mais, tenha em mente que isso vai diminuir expressivamente a dor de cabeça quando o famoso Murphy resolver atuar. 😉

Limpe sua caixa de e-mails

Sabe o desgosto que dá só de olhar os inúmeros e-mails em sua caixa de entrada e no spam? Aproveitar momentos de ociosidade para fazer uma faxina neles é sinal de produtividade! Portanto, mexa-se: responda, delete, encaminhe, agradeça, confirme recebimento, tome as providências, organize as mensagens, faça o download. Organize os arquivos e os contatos, incluindo marcadores para classificá-los. A organização e a extinção dessa pendência serão de grande valia quando a pressa apertar. Outra boa razão para fazê-lo é que a conclusão dessa tarefa trará a sensação de dever cumprido, elevando a motivação.

Faça planejamentos

Como vivemos em uma grande correria, essas “folgas” no meio do dia não devem ser desperdiçadas. Por isso, use esse período para planejar. Uma boa gestão do seu tempo é benéfica em diversos sentidos. Vale programar também a sua carreira, assim como as suas ações para alcançar o seu objetivo e desenvolver a si mesmo. Não deixe essa chance de se beneficiar passar em branco. Por isso, mão na massa!

Procure oportunidades

Há sempre uma oportunidade nova por aí esperando por você. Portanto, nada de ficar de braços cruzados no meio do expediente. O momento ideal para buscar um projeto legal para fazer parte ou aprender coisas novas é agora. É também uma ocasião propícia para tomar a iniciativa de desenvolver e apresentar algo em que gostaria de trabalhar. Tirar do papel aquela ideia pode trazer a inovação que a companhia tanto almeja. Ou seja, existe um mar de coisas que aumentam a produtividade ao fazer valer esses minutos que sobraram no seu dia.

Produtividade é oferecer ajuda e colaborar com a equipe

Nem sempre o fato de você ter concluído a sua parte significa a conclusão do projeto. Então, por que não ajudar o seu colega? Oferecer ajuda é uma ótima maneira de transformar o ócio em algo produtivo. Isso fortalece o relacionamento, desenvolve o espírito de equipe, proporciona aprendizado e auxilia no desenvolvimento do sucesso. Essa pode ser uma chance de ensinar algo para as pessoas, atitude que também contribui para o seu crescimento.

7 erros que afetam a produtividade no home office

28 julho 2017

Quer garantir a produtividade no home office?

Produtividade no home office: esteja atento a alguns detalhes na hora de montar o seu escritório para garantir rendimento e qualidade. Entregar a mesma eficiência obtida na empresa trabalhando no home office pode não ser uma tarefa tão simples assim. Além de evitar as distrações como televisão, geladeira, internet e afins, é necessário ainda se atentar a alguns detalhes na organização do seu espaço. Afinal, não basta apenas um laptop e um celular, é preciso fugir de erros cometidos em casa que afetam a produtividade e também, a vida pessoal. Confira quais são e solucione-os o mais rápido possível.

Não ter um espaço para trabalho compromete a produtividade no home office

Na vida real, nem sempre temos um dormitório sobrando na casa para transformá-lo em um escritório. Contudo, sentar no sofá com o notebook no colo também não é uma boa opção. É preciso ter um espaço, nem que seja apenas uma mesa e uma cadeira em um canto do seu quarto, para criar a sua estação de trabalho. Isso ajudará a delimitar um local e ganhar a compreensão dos demais residentes.

Montar seu espaço em uma área movimentada da casa é um entrave para a produtividade no home office

Às vezes, precisamos nos adaptar aos limites de áreas que temos, por isso, é normal que a sala ou a cozinha se torne o seu local de trabalho. Mas é preciso tomar cuidado, pois são espaços movimentados e com muitas distrações – o que pode atrapalhar a concentração e o rendimento.

Usar uma cadeira inadequada

Outro grande erro está na escolha da cadeira – uma vez que é onde você irá passar a maior parte do seu dia. Economizar na compra de um novo item ou utilizar os móveis que já possui ajuda, mas em longo prazo pode comprometer a postura, aumentar o cansaço e gerar dores. O mesmo vale para quem prioriza a beleza para combinar com a decoração e se senta em algo desconfortável. Portanto, é preciso enxergar o seu assento como um investimento e escolher aquele que valorize a ergonomia, contendo encosto, regulagem de altura, apoio de braços e um bom estofado.

Pouca ou muita luz

Trabalhar em um lugar escuro ou com muita luz atrapalha, causa incômodo e prejudica a visão. Logo, é preciso pensar em posicionar a sua escrivaninha de acordo com as condições do espaço, bem como incluir cortinas ou persianas para ajudar no controle da luminosidade ou utilizar uma luminária de apoio.

Deixar a papelada espalhada pela casa também coloca a produtividade no home office em perigo

Você pode até trabalhar na sala em um dia e no outro, no quarto, mas deixar as coisas espalhadas pela casa não dá. O risco de perder uma pasta ou gastar tempo procurando algo perdido é iminente, além de afetar a sua rotina profissional e pessoal. Portanto, não se esqueça de arrumar tudo ao final de cada dia.

Guardar objetos de trabalho junto com itens domésticos

Armazenar os itens de trabalho junto com as coisas da casa pode causar problemas na organização. Uma boa solução é utilizar uma escrivaninha com gavetas e concentrar esse material lá ou ter um local próprio para isso. Outra saída é delimitar um espaço dentro do armário e reservá-lo somente para os documentos e ferramentas profissionais.

Comer e beber enquanto trabalha

É muito comum as pessoas beliscarem alguma comida ou levarem o café para mesa de trabalho. No entanto, é preciso tomar muito cuidado não só com a sujeira no local, mas também, porque um simples copo de água derramado pode acarretar um grande transtorno. Você perderá tempo limpando a sujeira ou, pior ainda, acabar tendo que levar seu notebook para a assistência técnica.

Como a organização da sua mesa influencia no seu trabalho?

9 dezembro 2015

Pesquisa mostra que os dirigentes não ligam para a bagunça, mas um local arrumado pode aumentar a produtividade e ser um grande diferencial

Independente da área de atuação, quando a pergunta é sobre a estação de trabalho, as respostas podem variar entre: limpa e organizada, cheia de coisas espalhadas, com pilhas de documentos por todos os lados ou toda enfeitada com porta-retratos, vasos de flor e bonequinhos divertidos. Mas, o que será que os seus superiores pensam sobre o seu espaço? Será que a sua mesa influencia no seu trabalho?

Uma pesquisa realizada pela Robert Half, com mais 300 gerentes de Recursos Humanos nos Estados Unidos, revelou que boa parte deles considera aceitável a desorganização do móvel onde o colaborador atua. Em números, isso significa que 59% não veem muito problema e não julgam o trabalhador por isso, e 9%, além de admitirem, disseram ainda que a desorganização é um sinal de criatividade.

No entanto, apesar da maioria dos superiores não ligarem sobre como é a mesa de seus colaboradores, é importante ressaltar que cerca de 1/3 desaprova o desleixo. 32% dos entrevistados questionariam as habilidades e a eficiência do profissional se ele tivesse esse tipo de descuido. Afinal, por mais que alguns defendam que a bagunça seja “organizada”, ter um local arrumado facilita encontrar qualquer item que precisar com mais rapidez e agilidade. Consequentemente, isso aumentaria a produtividade.

E por mais que os bagunceiros estejam em “vantagem”, em tempos de dinamismo e competitividade no mercado, ganhar mais eficácia pode fazer toda a diferença para você se destacar. Ainda mais quando a arrumação é feita de forma inteligente.

Por isso, ao ajeitar aquele monte de papel, aproveite para planejar as suas tarefas do dia ou da semana, organizando-as por ordem de prioridade. No final, fica mais fácil se livrar daquilo que não é mais necessário e se manter focado nas pendências. Além disso, cada documento que você resolve e retira da sua frente pode servir de motivação para terminar logo e obter aquela sensação de dever cumprido.

Então, que tal separar alguns minutinhos de cada dia para limpar a sua estação de trabalho?

Quer mais tempo na vida profissional e pessoal?

14 outubro 2014

Saiba como tornar a rotina ideal uma realidade e ganhar tempo em seu dia a dia

Existem ocasiões em que o nosso maior desejo é que o dia tenha mais de 24 horas, simplesmente porque queremos realizar todas as tarefas, profissionais e pessoais, sem ter de sacrificar nenhum compromisso, nem o nosso querido sono. Infelizmente (ou felizmente), não é possível estender o expediente do relógio, no entanto, é viável, sim, ganhar tempo extra todos os dias da semana e se tornar ainda mais produtivo.

Os cinco primeiros passos desta empreitada, você conferiu aqui. (Se ainda não leu, recomendamos a leitura, para entender melhor as dicas deste post.) Ou seja, se você sabe aonde quer ir e como chegar lá, já tem um grande aliado no gerenciamento de sua rotina. Mas, se o objetivo é fazer realmente o dia render mais, é necessário ir mais fundo no assunto.

A verdade é que não paramos para organizar a nossa vida, pelo contrário, simplesmente engatamos a primeira marcha e seguimos viagem. Consequentemente, a tendência é reclamar sem, de fato, termos consciência da nossa rotina. E não são apenas as tarefas profissionais e compromissos particulares que a influenciam; nesta lista, devem ser incluídos também hábitos e atitudes que, quase sem querer, acabam por sabotar a nós mesmos. Sabendo disso, que tal parar alguns minutinhos para uma reflexão?

Comece estabelecendo uma divisão de seus horários que você considere ideal. Leve em consideração cada detalhe: tarefas diárias do trabalho, novos projetos, pendências e afins. Não se esqueça que a vida não é apenas a empresa, logo, seus momentos pessoais – hobbies, família, amigos, prática de esportes… – devem fazer parte. Vale fazer um cronograma, classificar por minutos/ horas ou até mesmo, usar porcentagem. Por exemplo: “Gostaria de dedicar 20% do meu tempo para estudar sobre determinado assunto. 15% para novos clientes…”

Feito isso, dedique-se por duas ou três semanas na avaliação de como funciona a repartição de seu tempo efetivamente. Nesta fase, anote todos os dias o tempo gasto para cada tarefa – seja honesto e inclua também eventuais pausas ou contratempos e o tempo real de conclusão. Por exemplo, “Às 13h comecei e às 15h30 terminei a planilha X. Mas, parei 4 vezes para fazer outras coisas.”. Com todas essas informações, será mais fácil identificar possíveis causas da falta de espaço na agenda e então, solucionar. Sobretudo, é investigar se você está destinando esforços ao que realmente importa.

Para finalizar, confronte a divisão que imaginou com a realidade. Muito provavelmente, você descobrirá que aqueles 20% são na realidade, 5%. Pode parecer frustrante à primeira vista, mas, não desanime! É preciso analisar corretamente todos esses dados, pois eles podem trazer mais respostas do que você imagina. Você poderá entender as razões do uso real com o ideal e, é claro, detectar onde estão as perdas de tempo e identificar as causas disso.

Pronto! Conhecendo cada detalhe de sua rotina, basta apenas agir para consertar um mau planejamento, rever um objetivo não muito claro, organizar melhor o que precisa ser feito diariamente. No entanto, o mais importante é verificar se o tempo dedicado a cada ocupação corresponde à importância relativa a ela, e se outras coisas ou pessoas não merecem alguns minutinhos a mais. Você verá como a tudo fica mais leve – e produtivo!

Torne seus objetivos reais e ganhe mais tempo no dia a dia

7 outubro 2014

Aprenda os 5 primeiros passos para aumentar o seu rendimento e conquistar aquilo que deseja

Falta de motivação e de tempo são grandes desafios do cotidiano e, consequentemente, fazem parte das reclamações mais frequentes. A contradição está no fato de que o mercado tem exigido profissionais cada vez mais produtivos e entusiasmados. Embora sejam assuntos distintos, eles podem estar relacionados na mesma solução.

O segredo para adquirir uns minutinhos ou até mesmo horas a mais é planejar. É ordenar o conjunto de atividades a serem feitas para chegar a um determinado fim. Este é um dos meios mais eficazes para realizar aquilo que se almeja. Além disso, o tempo gasto no planejamento é economizado na execução das tarefas, trazendo melhores resultados.

Confira o passo a passo para garantir eficácia e fazer o seu dia render mais.

1. Crie um objetivo e descubra sua motivação!

O primeiro passo é criar um objetivo. É o ponto de partida para a sua caminhada, pois, a partir dele, você terá o caminho a ser percorrido e a ação que deve ser feita. Quase sem querer, é também o grande fator motivador de todos os dias. Por isso, é importante saber aonde se quer chegar. Pode ser um estado ou resultado que nos propomos a atingir, um desejo ou uma necessidade. Comece respondendo: “O que eu quero exatamente?”.

2. Dê formas ao que você quer

A meta precisa ser ambiciosa (a fim de instigar a si próprio e tirar o maior proveito de sua potencialidade) e realista (se não for possível realizar, não há eficácia). Ou seja, é preciso ser honesto consigo para não se subestimar ou superestimar. Determine também um prazo para realização. Exemplo: “Quero aumentar as minhas vendas em 20% até o final deste ano.”.

3. Plano de ação

Agora que você sabe o que quer e quando deve atingir este fim, é hora definir o trajeto a ser percorrido. Neste primeiro momento, determine de forma global o que deve ser feito para atingir o alvo, quais são os meios a serem utilizados, quando começar… Com isso, você terá uma visão de conjunto das operações a efetuar até a concretização. Dica: materialize seu objetivo e seu planejamento escrevendo ou fazendo uma planilha.

4. Do macro ao micro

A partir de uma visão geral, fica mais fácil enxergar o que é prioritário, o que pode ser delegado (considerando a competência e a vontade do outro para contribuir com o objetivo) e distinguir tarefas que tenham relação ou não com o que você busca. Também permitirá traçar detalhes em cada ação, colocar pequenas metas a serem conquistadas dentro do plano como um todo, assim como se prevenir contra o previsível e o imprevisível. Vantagem: ter o controle da situação dá segurança e confiança pessoal.

5. Seja flexível

Duas das qualidades de um bom plano são a flexibilidade e a adaptabilidade. Sabemos que é difícil prever todos os obstáculos que podem aparecer. Daí a importância em atribuir uma margem que permita fazer frente, no decorrer das ações, aos imprevistos, sem perder todo o plano.

Um truque: faça ajustes periódicos ao plano e leve em consideração fatores que o estimulem.

Com todas as atividades a serem realizadas já pré-estabelecidas e com um objetivo como motivação, o resultado é o melhor gerenciamento do tempo. Mas, como no título deste post, estes são apenas os primeiros passos para ganhar mais espaço em seu dia a dia. Na próxima semana, você saberá como se tornar mais eficaz e reclamar menos da falta de tempo.