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Secretária bem-sucedida: 4 dicas para se tornar uma

26 setembro 2019

Secretária bem-sucedida? Saiba como se tornar uma!

Secretária bem-sucedida é um perfil que o mundo corporativo deseja. Isso porque secretárias, secretários e assistente executivos são vitais em empresas de todos os portes e setores. São esses profissionais que zelam por cada detalhe para que a administração e a execução de seus assessorados e suas equipes tenham êxito. Ou seja, das reservas no restaurante à negociação com clientes, lá estão eles organizando, planejando e deixando tudo certinho para que os negócios (e a empresa) decolem. Assim, diante de tamanha responsabilidade, destacamos 4 dicas para uma secretária executiva ser bem-sucedida!

Secretária bem-sucedida compreende a profissão e o seu papel

Para se tornar uma secretária bem-sucedida é preciso compreender o seu papel e as mudanças no setor. Com efeito, ao longo dos anos, a profissão evoluiu bastante. Basta ver que há décadas aquele que já foi o símbolo da profissão, a máquina de escrever, ficou para trás. A evolução tecnológica e os novos tempos têm exigido pessoas versáteis para atuar no ramo. Hoje, secretárias, secretários e assistentes executivos conquistaram inúmeras responsabilidades. A carreira ganhou um tom de liderança. Por isso, fazer a triagem entre o que deve ou não ser levado à chefia se tornou sinônimo da habilidade de orquestrar diversos setores.

Essa evolução gera grandes exigências para ser uma secretária executiva bem-sucedida. Portanto, mais que um curso de datilografia, como no passado, é preciso graduação, especialização, experiência, idiomas, entre outros. Esses profissionais continuam cuidando dos compromissos de seus assessorados, inclusive da vida pessoal. Mas hoje a demanda vai além e exige conhecimento para que possam comandar equipes, trazer filiais do exterior, auxiliar líderes estrangeiros que passam a atuar no país etc. Isso sem falar que são secretárias, secretários e assistente executivos que resolvem questões e se adiantam às contingências – e sem deixar faltar aquele café, claro!

A entrada dos homens no mercado de trabalho

A presença masculina no secretariado executivo é uma realidade

Se antes a profissão era exercida somente pelas mulheres, na atualidade, os homens vêm transformando esse perfil. Inevitavelmente, a presença masculina no secretariado executivo é uma mostra desse novo cenário da profissão e da pluralidade do mundo. Muitas empresas estão atentas à importância da diversidade e como isso pode ajudar no desenvolvimento corporativo. Ainda que a massiva maioria ainda seja feminina, a entrada deles ressalta essas mudanças e como isso pode colaborar para o setor.

Uma secretária bem-sucedida busca autoconhecimento

Após entender o seu papel, a próxima dica de como ser uma secretária executiva bem-sucedida é buscar o autoconhecimento. Assim sendo, é importante fazer uma viagem ao seu próprio interior e provocar reflexões sobre si mesma. De forma honesta, crítica e justa, analise quem você é. Observe hábitos, atitudes, pensamentos, fraquezas, conquistas, entre outros. Para facilitar, escreva! Vale fazer um diário, uma planilha, mindmap etc., elencando também qualidades, pontos a melhorar, personalidade, entre outros.

Visualizar tudo isso deve ser como se olhar no espelho e conhecer quem é aquela pessoa que quer ser uma secretária bem-sucedida. O autoconhecimento é fundamental para tomar decisões com mais segurança, reconhecer o que é preciso melhorar e cultivar os pontos fortes. E quando tiramos isso da mente e transportamos para o plano físico, somos capazes de enxergar melhor e identificar o que precisamos desenvolver. Vale reforçar que a proposta é ver aquilo que nos incomoda como algo a melhorar ao invés de encarar como um “defeito”. De fato, entender as razões dessa necessidade de aprimoramento nos move ao aperfeiçoamento.

Tenha uma visão exterior

Em um segundo momento desse processo de autoconhecimento, peça ajuda de pessoas próximas. Saber o que elas pensam sobre você traz ótimas dicas de como ser uma secretária bem-sucedida. Assim, você pode ter insights, comprovar o que você já sabia ou repensar algumas opiniões. Imagine a seguinte situação: “Joana é uma pessoa tímida e reservada. No entanto, ela aparenta ser extrovertida. Por conta da simpatia e da habilidade de comunicação, muitos nem notam a timidez”.

Desse modo, a dica para ser uma secretária bem-sucedida é ouvir com a mente aberta e refletir depois. No caso da ilustração da Joana, algumas características são mais fortes que outras. Ou talvez ela use tais atributos para disfarçar a própria timidez. As conclusões e as reflexões são pessoais, porém, enriquecedoras para quem busca ser uma secretária bem-sucedida. É importante explicar também que chefes, colegas de trabalho, amigos e familiares podem trazer pontos de vista bastante divergentes um do outro. Afinal, podemos ser um pouco mais sérias no ambiente de trabalho do que em casa.

Autoconhecimento, autoestima e desenvolvimento

O autoconhecimento é um caminho importante para melhorar a autoestima e promover o desenvolvimento. Então é só colocar a mão na massa para amadurecer e evoluir de forma saudável. Isso faz com que você ganhe mais confiança em almejar e conquistar a ascensão. Inegavelmente, se tornar uma secretária executiva bem-sucedida será apenas uma consequência disso.

Uma secretária bem-sucedida desenvolve a sua comunicação

Uma das melhores dicas para ser uma secretária bem-sucedida é investir e desenvolver a sua comunicação. Isso ajuda alavancar a carreira, melhorar relacionamentos e o ambiente de trabalho, além de auxiliar na execução do trabalho em si, entre outros benefícios. Por isso, destacamos alguns quesitos fundamentais.

Comunicação oral

Para ser uma secretária bem-sucedida não basta apenas falar, mas saber como, quando, com quem e o que falar. Ter ciência disso dá um poder maior ao seu domínio da oralidade e da sua expressão. Por isso, é preciso ganhar a atenção do interlocutor, pensar antes no que dizer e usar o momento certo para tal.

Expressão corporal

Quando nos comunicamos, usamos todos os músculos da face e do corpo. Uma secretária bem-sucedida precisa dominar e usar todos esses recursos para que a mensagem seja perfeitamente compreendida. Isso mostra que tom de voz, gestos e expressões importam. Por exemplo, ao dizer de forma sincera que a pessoa pode contar com você, que tal dar um sorriso?

Linguagem

Saber adequar a sua linguagem de acordo com o público é uma habilidade imprescindível para ser uma secretária bem-sucedida. Como a profissão exige o contato com pessoas de dentro e fora da empresa, é preciso usar as palavras certas com cada perfil. Afinal, para que tanta formalidade para falar com a geração Z, que adora uma gíria?

Escuta receptiva

Saber escutar receptivamente é essencial para uma boa comunicação, especialmente para uma secretária bem-sucedida. Neste ponto, é preciso ir além de ouvir, mas dedicar atenção, querer saber o que outro tem a dizer, demonstrar interesse e, sobretudo, estar de coração e mente abertos.

Secretária bem-sucedida tem atitudes positivas

Ter atitudes positivas é fundamental para quem quer ser uma secretária executiva bem-sucedida. A dica é importantíssima porque transforma o ambiente de trabalho, gerando mais proatividade, um clima mais amistoso e equipes mais colaborativas. E basta uma única pessoa para influenciar a empresa toda. Então, por que não começar com você?

Atitudes positivas nos relacionamentos

Para a carreira, a atitude positiva de forma mais universal é benéfica em diversos aspectos. Nos relacionamentos, isso ajuda não só a construir, como também, a fortalecer relações. A forma como enxergamos o mundo ganha mais compreensão e empatia. Por essa razão, as pessoas se relacionam de forma mais saudável.

Atitudes positivas no cotidiano

Para ser uma secretária executiva bem-sucedida é preciso enfrentar obstáculos. Um milhão deles todos os dias. Dessa forma, com uma visão mais positiva, mesmo diante do estresse, conseguimos enxergar a situação sob uma ótica mais positiva. Isso quer dizer que ao invés de nos desesperarmos ou resmungarmos, usamos essa energia para transformar o problema em solução. Esse comportamento também ajuda a desmontar qualquer mau humor que possa tentar nos deter.

Atitude positiva: saber se afirmar

Um dos grandes desafios de uma secretária executiva é saber se afirmar. Isso porque a forma como nos comunicamos é fundamental para a harmonia das relações e do trabalho. Se agimos de maneira passiva demais, acabamos sucumbindo nossas vontades e nossa própria proatividade. No outro extremo, quando tentamos impor a todo custo as nossas ideias, acabamos desconsiderando o interlocutor.

Eis que o comportamento mais afirmativo acaba sendo mais adequado para quem quer ser uma secretária bem-sucedida. Mas o que é isso? Trata-se de se expressar, levando em consideração os direitos dos outros. Ao invés de responder rispidamente “tanto faz” ou “não gostei”, que tal dialogar, explicando o seu ponto de vista e se mostrar aberto a entender a visão do outro? É possível chegar a um acordo, mostrar o que está certo ou que está errado. Assim, todos os envolvidos conseguem evoluir nesse processo e evitam mágoas.

Atitude positiva: saber dizer não

Outra grande dificuldade a ser superada para ser uma secretária bem-sucedida é saber dizer não. Uma tarefa quase impossível, sabemos bem. Mas esse exercício é crucial tanto para a sua carreira, como para o próprio bem-estar. Afinal, quantas vezes abraçamos mais uma tarefa quando já estávamos atoladas de coisas para fazer? Certamente fazemos isso pelo simples medo de negar. A questão é que essa sobrecarga pode acarretar baixa qualidade do serviço para dar conta. E aquele “sim” pode sair bem caro para a nossa ascensão e desenvolvimento.

Saber dizer não é uma arte

É claro que isso não significa recusar qualquer coisa a qualquer hora. Para aprender a dizer não, uma secretária bem-sucedida deve ser organizada e ter planejamento para avaliar a situação. Então, leve em consideração a urgência, importância e necessidade das suas atividades primeiro. Depois, analise o pedido com esses mesmos critérios e estude como ele pode ser incluído em sua lista de tarefas. Caso seja necessário refutar, você o fará com mais segurança. Também irá aprender quando e o que é preciso aceitar ou não.

Posteriormente, é hora aprender a verbalizar o não. Isso porque não adianta tentar contornar, responder com um talvez ou dar uma desculpa. Muitas vezes é preciso deixar claro a impossibilidade. E uma boa dica aqui é explicar o porquê da negação. Isso ajuda o outro a compreender o seu lado, mostrar que não é por má vontade, e que existem outras prioridades no momento. Só reforçará a sua credibilidade e comprometimento!

Secretariado executivo de sucesso – como chegar lá

10 setembro 2018

Saiba o que secretárias e secretários podem fazer para alavancar a carreira

Secretárias e secretários executivos são cada vez mais vitais em empresas de todos os portes. Afinal, são eles que salvam o escritório, o evento, a reunião e resolvem as mais variadas questões. São responsáveis por organizar, administrar e executar, sem deixar de lado detalhes como a reserva no restaurante para aquele importante almoço de negócios. Além disso, têm sempre uma solução para tudo e muitas vezes, parecem prever o futuro se adiantando em diversas ocasiões. Não é à toa que a profissão vem ganhando respaldo. Com isso, ser um secretariado executivo de sucesso se tornou um importante objetivo a ser alcançado.

Qual é o primeiro passo para o profissional de secretariado executivo alcançar o sucesso?

As mudanças no mundo corporativo, a evolução da carreira e as exigências do mercado têm transformado secretários e secretárias executivos. Por isso, a função ganha notoriedade, novas responsabilidades e poder de liderança. Mas para encarar esse desafio, é preciso ter plena consciência do seu papel enquanto profissional de secretariado executivo.

Reflita sobre o universo do secretariado executivo

O primeiro passo é refletir sobre todo o universo profissional que envolve o secretariado executivo. Isso significa ir além de apenas saber as suas funções e encargos, mas também descobrir como fazer a diferença. É ter um grande compromisso sobre o relacionamento com superiores, pares, subordinados e todo o networking que compõe a posição. Vale a pena pensar também a respeito da sua comunicação, atitudes, ações e reações diante das mais variadas situações e cenários.

Toda essa reflexão ajudará a ampliar a lucidez sobre cada ponto que envolve a sua carreira em secretariado executivo. Secretárias e secretários conhecerão melhor o seu papel frente a todo esse contexto. Por consequência, isso trará ainda outro benefício: o autoconhecimento, que é fundamental para o próprio desenvolvimento.

O autoconhecimento traz clareza à carreira em secretariado executivo

Com o autoconhecimento, se entende melhor o trabalho em secretariado executivo e a importância dentro do contexto corporativo. Ao mesmo tempo, você conhece um pouco mais quem é, como age e reage. Portanto, o próximo passo é analisar de forma honesta, crítica e justa todo esse rico autoconhecimento.

Observe hábitos, atitudes, pensamentos, fraquezas, conquistas, entre outros. Isso ajudará a identificar os pontos de desenvolvimento, o porquê do aprimoramento e como se aperfeiçoar. Daí em diante é só colocar a mão na massa para amadurecer e evoluir o que está aquém do esperado. Não esqueça também de reconhecer suas virtudes e qualidades e cultive-as.

Plano de carreira em secretariado executivo

Com essa reflexão, fica fácil colocar em prática o desenvolvimento em secretariado executivo. Para isso, reveja o seu plano de carreira e busque as suas realizações. Visualize o seu momento atual e aonde quer chegar. Lembre-se de colocar prazos para todas as metas, evitando procrastinar aquela pós-graduação ou aquele treinamento, por exemplo.

Caso não tenha um plano de carreira, este post pode te ajudar a planejar a sua jornada profissional. Assim, o dia a dia ganha outro sentido, a motivação aumenta e as pequenas conquistas te aproximam mais do sucesso.

Como desenvolver a carreira em secretariado executivo

O desenvolvimento envolve diversos processos até se concretizar. Cada pequena meta realizada ao longo da jornada ajuda a conduzir o profissional de secretariado executivo ao sucesso. Nesta etapa, com todo o seu autoconhecimento e planejamento, fica mais fácil se atentar aos três pontos importantíssimos que todo mundo que atua em secretariado executivo deve saber:

Atitude: o profissional de secretariado executivo de sucesso precisa de atitudes positivas Isso é universal, valendo desde a forma como você se expressa, como encara diferentes situações, até a maneira como lida com os mais diversos públicos, etc. Esta dica é importantíssima porque atitudes positivas são capazes de transformar o ambiente de trabalho. Além disso, as ações se transformam em proatividade para sugerir, buscar soluções e se adiantar.
Relacionamento: faz parte do trabalho em secretariado executivo ter boas relações com superiores, pares, subordinados e profissionais de fora da empresa. Por isso a comunicação e a gestão do relacionamento são primordiais. Nesse quesito, é importante se atentar à prática da escuta receptiva. Também é preciso comunicar-se melhor, falar de forma positiva e conseguir dizer não quando necessário.
Ferramentas: por fim, mas não menos importante, é imprescindível aprender a utilizar as ferramentas do secretariado executivo de modo eficaz. Na prática, isso é traduzido nos telefonemas e e-mails assertivos, planejamento de atividades e no conhecimento das condições para realizar uma reunião bem-sucedida. Vale acrescentar ainda a gestão do tempo, distinguir o que é importante do que é urgente e estabelecer prioridades.

Como acelerar o desenvolvimento e ter sucesso em secretariado executivo

Secretárias executivas, secretários executivos e assistentes podem e devem investir em educação para acelerar o seu desenvolvimento. Investir em si mesmo, reciclar-se ou aprender coisas novas são ações muito bem-vindas. A Dynargie Brasil oferece uma série de cursos e treinamentos que te ajudarão a evoluir e, consequentemente, alcançar o sucesso. Além disso, é também uma ótima oportunidade para ampliar o networking, conhecer novos pontos de vista e revigorar a sua própria motivação.

Nós somos maravilhosas, somos secretárias!

30 setembro 2016

Nós somos maravilhosas: somos secretárias, secretárias-executivas ou super-heroínas, como achar melhor. Não, ainda não salvamos o mundo, mas diariamente salvamos o escritório, equilibradas elegantemente sobre um salto alto, seja quando nos antecipamos a um contratempo, seja na solução de uma questão. Às vezes, atuamos como bombeiras apagando enormes “incêndios” durante reuniões acaloradas, buscando partes sobreviventes de um projeto e evitando o colapso de campanhas em andamento.

Também somos ótimas investigadoras. Não precisamos nem entrar na sala de nosso assessorado ou assessorada para saber que o documento procurado está na segunda prateleira do armário ao lado da janela. Arquivamos, organizamos, arrumamos e encontramos o que for preciso! E ainda, se precisar, atuamos no operacional e no comando da tarefa sem pestanejar.

Também há quem diga que temos o dom de prever o futuro. Muitas vezes, antes mesmo de ser solicitado, o compromisso já foi agendado, o lanche está sobre a mesa e a negociação entrou na fase final. Mas, na verdade, não há premonição nenhuma. Sem querer nos gabar, isso se chama eficiência e comprometimento. 😉

É por isso que nossa função é ser multifuncional. Entendemos um pouco de tudo – da preferência do café aos relatórios financeiros, da disposição de cada documento sobre a mesa aos últimos avanços tecnológicos, dos melhores restaurantes da cidade aos aniversários de familiares e amigos. Conhecemos e acompanhamos todas as áreas, lidamos com as mais diversas pessoas, dentro e fora da companhia, e temos a resposta na ponta da língua para qualquer pergunta ou para instruir com maestria executivas, diretores, gerentes e presidentes.

Não é à toa que, orgulhosamente, conquistamos o papel de liderança com toda a nossa empatia, esforço, sensibilidade e, é claro, nossa feminilidade. Ok, há homens no setor também, porém somos massivamente a maioria e o poder das mulheres foi primordial para chegarmos aonde chegamos. Foi preciso muita inteligência emocional e resiliência para enfrentar todos os dias ruins e os “ciscos no olho”, sem deixar a maquiagem borrar, além de graduação, pós-graduação, treinamentos, experiência internacional e tantos outros fatores. Tudo isso combinado à nossa dupla, tripla, quádrupla jornada: ser mãe, esposa, amiga, dona de casa, irmã, namorada, filha, vizinha, aluna, profissional, ser nós mesmas.

Detalhe: tudo isso pode acontecer em um único dia de trabalho. É por tudo isso que não resta dúvida alguma: nós somos incríveis, não somos? Nós somos secretárias!

Elas assumiram o papel de liderança

14 setembro 2016

O Dia da Secretária é apenas um lembrete de que essas profissionais devem ter o seu valor reconhecido sempre

Muito mais que apenas a pessoa que atende ao telefone e datilografa bem, a secretária hoje assume orgulhosamente um papel de liderança na empresa. O café continua delicioso e servido na hora certa – afinal, diversos setores, da copa ao departamento de compras, são orquestrados por essas profissionais. Inclusive a bebida descafeinada e a bolacha diet para a reunião com aquele empresário exigente já foram providenciadas, assim como a pauta e os documentos para assinarem e fecharem negócio. Isso porque, não raro, a negociação já foi encaminhada – por elas – é claro!

Desde o surgimento da profissão até hoje, muita coisa mudou e a categoria se desenvolveu. Elas acompanharam as mudanças no mercado e no mundo corporativo com a mesma competência e inteligência emocional que possuem para exercer o cargo. Não é à toa que hoje a carreira exige graduação, especialização, idiomas, experiência no Brasil e no exterior e ganhou ainda mais responsabilidades. Muitas empresas as contratam com a atribuição de “office manager”. Ou seja, elas não só fazem o escritório andar (e às vezes, voar), como também atuam na implementação de uma filial no exterior.

Portanto, esqueça o clichê da “mulher que lixa a unha”, pois durante o expediente, não há tempo para isso. É necessário ser multifuncional para cuidar dos compromissos, tarefas, viagens e tantas outras coisas de seu assessorado (isso quando não é um time inteiro de diretores), além de comandar a equipe, administrar e gerenciar a corporação, se adiantar a qualquer imprevisto e resolver os contratempos e contingências. Tudo isso com toda a discrição e resiliência que pede a função.

Com tanta força e garra, sensibilidade e empatia para compreender o outro com um olhar, organização e eficiência equilibrados elegantemente sobre um salto alto, as secretárias executivas conquistaram território e uma grandiosa importância nas corporações. Sem elas, quantos relatórios, aniversários e compromissos seriam esquecidos? Quantas viagens seriam desmarcadas pela falta de alguém que, de alguma forma, pode suprir a ausência do líder?

Por tudo isso e mais um pouco, a Dynargie faz questão de homenagear quem muito faz pelos seus superiores (e, não raro, até pela família deles), pela corporação e pela categoria. Parabéns, vocês são demais!

Como ser uma boa secretária executiva

30 setembro 2015

5 dicas para se destacar e ser uma profissional bem-sucedida

As secretárias têm adquirido cada vez mais relevância dentro de uma empresa por serem multifuncionais e pela carga de responsabilidade, muitas vezes, assumindo o papel de liderança e tomando importantes decisões. Hoje não basta apenas ser simpática e organizada, pois, quem busca ser uma boa secretária executiva precisa ir além dessas características e ser capaz de tratar e, sobretudo, resolver problemas.

Atitude positiva

É possível transformar todo o ambiente, tornando-o mais agradável, com atitudes positivas – mesmo diante de obstáculos –, pois esta energia é contagiante, quebrando qualquer mau humor. Na eficácia, esse comportamento oferece uma outra ótica frente às questões e ao estresse do dia a dia, implicando em pró-atividade e soluções mais ágeis e efetivas, ao invés de perder tempo entrando em desespero ou resmungando pelos cantos.

Relacionamento e comunicação

Ter um bom relacionamento com seu superior e com todos os colaboradores da empresa é fundamental – especialmente porque essas profissionais lidam com diferentes pessoas, dentro e fora da corporação. Para isso, é preciso desenvolver a sua comunicação em todos os sentidos: escutar receptivamente, ler nas entrelinhas, e saber se expressar, utilizando gestos, palavras e o tom de voz correto, de acordo com o perfil de seu interlocutor.

Planejar as atividades

É preciso saber administrar o tempo, tornando-o mais produtivo com um plano de atividades, distinguindo-as de acordo com seu grau de urgência e importância. O planejamento dá o domínio de suas tarefas, facilitando o cotidiano e deixando-a mais preparada para resolver qualquer situação ou imprevisto.

Saber afirmar-se e saber dizer não

Muitas pessoas se sentem desconfortáveis em ter de negar ou então, em ter de tomar uma atitude mais firme. Gostando ou não, tudo isso faz parte da vida profissional (e pessoal também). A grande diferença está em superar esses momentos, aprendendo a dizer não e sabendo afirmar-se, ao invés de se impor, mostrando respeito a si mesmo e ao outro.

Se você tem uma secretária, que tal investir no desenvolvimento e treinamento dessa colaboradora? É um presente que beneficiará a profissional e a empresa. Lembre-se que para conquistar seus objetivos e alçar voos cada vez maiores, o seu braço direito deve estar preparado para te acompanhar.