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Transforme o tempo ocioso no trabalho em produtividade

24 setembro 2018

7 dicas para ganhar produtividade com aqueles momentos em que não você tem nada para fazer ou enquanto espera

Você pode ter terminado as suas tarefas rapidamente, está esperando a resposta do diretor para dar continuidade no projeto ou o dia está parado mesmo: o fato é que não há nada para fazer e ainda faltam algumas horas para o fim do expediente. O jeito é checar as redes sociais ou responder as mensagens pessoais no WhatsApp, certo? Talvez não, afinal, é horário de trabalho! Então, como transformar o ócio em produtividade e driblar o tédio?

Para responder a essa pergunta e te livrar da tentação da internet, elencamos algumas atividades para ajudar. Lembre-se que esses minutinhos livres serão muito úteis se usá-los corretamente. Então confira nossas dicas e aproveite todos os benefícios!

Mais produtividade? Arrume a sua mesa!

Que tal arrumar a sua mesa de trabalho? Esses momentos são oportunidades para espantar a preguiça e cumprir tarefas que foram adiadas. Comece organizando os itens que ficam sobre a bancada e jogando fora o que não tem mais utilidade. Estenda a arrumação para gavetas, arquivos e o que está à sua volta. Isso irá ajudá-lo a aumentar a sua produtividade. Um ambiente limpo e bem ajeitado torna a atmosfera mais agradável, diminuindo a distração e agilizando a solução das pendências. Como resultado, o dia passa a render mais.

Organize seus arquivos no computador

Que atire a primeira pedra aquele que nunca salvou um arquivo em qualquer pasta no meio da correria. Ou quem não tem duplicidade de documentos ou diversas versões desnecessárias daquele projeto de 2015. Afinal, a bagunça não é apenas física, mas também, virtual, mesmo que seja menos visível que na nossa mesa de trabalho. Logo, transforme o tempo ocioso em produtivo, ajeitando tudo e promovendo uma bela limpeza no disco rígido. Além de liberar espaço no computador e deixar tudo no seu devido lugar, rever planilhas e projetos antigos ajuda em seu crescimento. A análise do passado pode promover insights inusitados, permitir a revisão de velhos conceitos e auxiliar no autoconhecimento e no seu plano de carreira.

Faça um backup

O seu tempo “livre” pode ser muito útil com um backup de seus arquivos. Embora seja uma tarefa comumente procrastinada, é preciso lembrar da importância de ter uma cópia resguardada de seus materiais. Afinal, estamos suscetíveis a enfrentar falhas e problemas em nosso computador, assim como imprevistos que abalam a produtividade. Então, salve seus materiais na nuvem, no servidor ou em um HD externo. Para te incentivar ainda mais, tenha em mente que isso vai diminuir expressivamente a dor de cabeça quando o famoso Murphy resolver atuar. 😉

Limpe sua caixa de e-mails

Sabe o desgosto que dá só de olhar os inúmeros e-mails em sua caixa de entrada e no spam? Aproveitar momentos de ociosidade para fazer uma faxina neles é sinal de produtividade! Portanto, mexa-se: responda, delete, encaminhe, agradeça, confirme recebimento, tome as providências, organize as mensagens, faça o download. Organize os arquivos e os contatos, incluindo marcadores para classificá-los. A organização e a extinção dessa pendência serão de grande valia quando a pressa apertar. Outra boa razão para fazê-lo é que a conclusão dessa tarefa trará a sensação de dever cumprido, elevando a motivação.

Faça planejamentos

Como vivemos em uma grande correria, essas “folgas” no meio do dia não devem ser desperdiçadas. Por isso, use esse período para planejar. Uma boa gestão do seu tempo é benéfica em diversos sentidos. Vale programar também a sua carreira, assim como as suas ações para alcançar o seu objetivo e desenvolver a si mesmo. Não deixe essa chance de se beneficiar passar em branco. Por isso, mão na massa!

Procure oportunidades

Há sempre uma oportunidade nova por aí esperando por você. Portanto, nada de ficar de braços cruzados no meio do expediente. O momento ideal para buscar um projeto legal para fazer parte ou aprender coisas novas é agora. É também uma ocasião propícia para tomar a iniciativa de desenvolver e apresentar algo em que gostaria de trabalhar. Tirar do papel aquela ideia pode trazer a inovação que a companhia tanto almeja. Ou seja, existe um mar de coisas que aumentam a produtividade ao fazer valer esses minutos que sobraram no seu dia.

Produtividade é oferecer ajuda e colaborar com a equipe

Nem sempre o fato de você ter concluído a sua parte significa a conclusão do projeto. Então, por que não ajudar o seu colega? Oferecer ajuda é uma ótima maneira de transformar o ócio em algo produtivo. Isso fortalece o relacionamento, desenvolve o espírito de equipe, proporciona aprendizado e auxilia no desenvolvimento do sucesso. Essa pode ser uma chance de ensinar algo para as pessoas, atitude que também contribui para o seu crescimento.

Secretariado executivo de sucesso – como chegar lá

10 setembro 2018

Saiba o que secretárias e secretários podem fazer para alavancar a carreira

Secretárias e secretários executivos são cada vez mais vitais em empresas de todos os portes. Afinal, são eles que salvam o escritório, o evento, a reunião e resolvem as mais variadas questões. São responsáveis por organizar, administrar e executar, sem deixar de lado detalhes como a reserva no restaurante para aquele importante almoço de negócios. Além disso, têm sempre uma solução para tudo e muitas vezes, parecem prever o futuro se adiantando em diversas ocasiões. Não é à toa que a profissão vem ganhando respaldo. Com isso, ser um secretariado executivo de sucesso se tornou um importante objetivo a ser alcançado.

Qual é o primeiro passo para o profissional de secretariado executivo alcançar o sucesso?

As mudanças no mundo corporativo, a evolução da carreira e as exigências do mercado têm transformado secretários e secretárias executivos. Por isso, a função ganha notoriedade, novas responsabilidades e poder de liderança. Mas para encarar esse desafio, é preciso ter plena consciência do seu papel enquanto profissional de secretariado executivo.

Reflita sobre o universo do secretariado executivo

O primeiro passo é refletir sobre todo o universo profissional que envolve o secretariado executivo. Isso significa ir além de apenas saber as suas funções e encargos, mas também descobrir como fazer a diferença. É ter um grande compromisso sobre o relacionamento com superiores, pares, subordinados e todo o networking que compõe a posição. Vale a pena pensar também a respeito da sua comunicação, atitudes, ações e reações diante das mais variadas situações e cenários.

Toda essa reflexão ajudará a ampliar a lucidez sobre cada ponto que envolve a sua carreira em secretariado executivo. Secretárias e secretários conhecerão melhor o seu papel frente a todo esse contexto. Por consequência, isso trará ainda outro benefício: o autoconhecimento, que é fundamental para o próprio desenvolvimento.

O autoconhecimento traz clareza à carreira em secretariado executivo

Com o autoconhecimento, se entende melhor o trabalho em secretariado executivo e a importância dentro do contexto corporativo. Ao mesmo tempo, você conhece um pouco mais quem é, como age e reage. Portanto, o próximo passo é analisar de forma honesta, crítica e justa todo esse rico autoconhecimento.

Observe hábitos, atitudes, pensamentos, fraquezas, conquistas, entre outros. Isso ajudará a identificar os pontos de desenvolvimento, o porquê do aprimoramento e como se aperfeiçoar. Daí em diante é só colocar a mão na massa para amadurecer e evoluir o que está aquém do esperado. Não esqueça também de reconhecer suas virtudes e qualidades e cultive-as.

Plano de carreira em secretariado executivo

Com essa reflexão, fica fácil colocar em prática o desenvolvimento em secretariado executivo. Para isso, reveja o seu plano de carreira e busque as suas realizações. Visualize o seu momento atual e aonde quer chegar. Lembre-se de colocar prazos para todas as metas, evitando procrastinar aquela pós-graduação ou aquele treinamento, por exemplo.

Caso não tenha um plano de carreira, este post pode te ajudar a planejar a sua jornada profissional. Assim, o dia a dia ganha outro sentido, a motivação aumenta e as pequenas conquistas te aproximam mais do sucesso.

Como desenvolver a carreira em secretariado executivo

O desenvolvimento envolve diversos processos até se concretizar. Cada pequena meta realizada ao longo da jornada ajuda a conduzir o profissional de secretariado executivo ao sucesso. Nesta etapa, com todo o seu autoconhecimento e planejamento, fica mais fácil se atentar aos três pontos importantíssimos que todo mundo que atua em secretariado executivo deve saber:

Atitude: o profissional de secretariado executivo de sucesso precisa de atitudes positivas Isso é universal, valendo desde a forma como você se expressa, como encara diferentes situações, até a maneira como lida com os mais diversos públicos, etc. Esta dica é importantíssima porque atitudes positivas são capazes de transformar o ambiente de trabalho. Além disso, as ações se transformam em proatividade para sugerir, buscar soluções e se adiantar.
Relacionamento: faz parte do trabalho em secretariado executivo ter boas relações com superiores, pares, subordinados e profissionais de fora da empresa. Por isso a comunicação e a gestão do relacionamento são primordiais. Nesse quesito, é importante se atentar à prática da escuta receptiva. Também é preciso comunicar-se melhor, falar de forma positiva e conseguir dizer não quando necessário.
Ferramentas: por fim, mas não menos importante, é imprescindível aprender a utilizar as ferramentas do secretariado executivo de modo eficaz. Na prática, isso é traduzido nos telefonemas e e-mails assertivos, planejamento de atividades e no conhecimento das condições para realizar uma reunião bem-sucedida. Vale acrescentar ainda a gestão do tempo, distinguir o que é importante do que é urgente e estabelecer prioridades.

Como acelerar o desenvolvimento e ter sucesso em secretariado executivo

Secretárias executivas, secretários executivos e assistentes podem e devem investir em educação para acelerar o seu desenvolvimento. Investir em si mesmo, reciclar-se ou aprender coisas novas são ações muito bem-vindas. A Dynargie Brasil oferece uma série de cursos e treinamentos que te ajudarão a evoluir e, consequentemente, alcançar o sucesso. Além disso, é também uma ótima oportunidade para ampliar o networking, conhecer novos pontos de vista e revigorar a sua própria motivação.

7 dicas para a sua vida que impactam na carreira

16 março 2017

Dicas para a sua vida

Cuidar de si mesmo, ter hábitos saudáveis, praticar atividades físicas são algumas atitudes essenciais para que seu sucesso seja uma grande satisfação

Como você investe em sua profissão? Provavelmente, em sua resposta terá empenho, dedicação, cursos, treinamentos, entre outros, não é mesmo? E a saúde e o bem-estar não entram nesta lista? A pressão, os contratempos e a alta competitividade do mercado elevam cada vez mais o nível de estresse em colaboradores de todas as posições hierárquicas. Quando somamos sedentarismo, má alimentação, cansaço físico e mental, o resultado é aquele perfeito para prejudicar o seu trabalho e desencadear as mais diversas doenças. Diante deste quadro, é importante pontuar as essenciais 7 dicas para a sua vida que impactam na carreira. Elas são tão essenciais para alcançar satisfação e sucesso profissional quanto o seu esforço diário no trabalho.

Pratique atividades físicas

A prática regular de atividades físicas traz mais disposição, melhora o condicionamento físico, diminui a chance de desenvolver problemas de saúde, aprimora o sono e a memória, dá um up na autoestima e na imunidade. Além disso, é uma ótima forma de lidar com as adversidades do dia a dia, combatendo o estresse, ansiedade, nervosismo e depressão. O começo pode até ser difícil, mas em pouco tempo o corpo e a mente começam a agradecer.

Tenha uma alimentação saudável

Procure seguir uma alimentação saudável e equilibrada, incluindo mais frutas, legumes e verduras e reduzindo gordura, frituras, produtos industrializados e açúcares. Entenda que isso não significa fazer dieta, mas sim, zelar por sua saúde consumindo alimentos que te beneficiam. Refeições equilibradas e ricas em nutrientes são capazes de prevenir enfermidades, dar mais vigor e energia, favorecem a sua aparência e muito mais.

Durma bem

Crie uma rotina de sono: dormir e acordar mais ou menos no mesmo horário ajuda o seu corpo entender a hora de descansar, o que enfraquece a insônia. Na cama, troque o celular ou a TV, que excitam a mente, por atividades relaxantes como ouvir música, ler um livro, meditar. Isso irá contribuir para uma noite bem dormida. Lembre-se que a falta de sono é prejudicial à saúde, causando falhas na memória, déficit de atenção, sonolência, mau humor e impaciência.

Desconecte-se

Desconectar-se e deixar contratempos de lado no seu momento de descanso é fundamental. O primeiro passo é conseguir desligar o celular da empresa ou deixá-lo longe. Afinal, não é nada saudável checar o e-mail o tempo todo ao invés de dar atenção à sua família, estar online 24h e conferir as redes sociais enquanto a vida segue fora da tela. Para quem faz home office, é fundamental estabelecer um horário de expediente e segui-lo com disciplina para que você também tenha tempo para seus afazeres pessoais.

Relaxe

Durante o expediente, faça pequenas pausas, seja para um café, seja para esticar as pernas ou alongar o corpo. Esses 5 minutinhos podem ser milagrosos, pois ajudam a aliviar a tensão e a descansar a mente, além de prevenir dores musculares. Fora do escritório, uma boa dica é buscar uma atividade que te ajude a relaxar, como meditação e yoga – ótimos aliados para ganhar mais autocontrole e serenidade diante de aborrecimentos e transtornos.

Inclua mais atitudes positivas

Pequenas mudanças no dia a dia melhoram consideravelmente a sua satisfação no trabalho, reduzindo o nervosismo e o estresse. Incluir mais atitudes positivas, como adotar uma visão otimista frente a uma dificuldade, transformar reclamações em soluções e esquivar-se de fofocas. Saber lidar com críticas, sem levá-las para o lado pessoal, também deixa o cotidiano mais leve.

Cuide-se e viva bem!

Por fim, mas não menos importante: cuide da sua saúde e aproveite a sua vida. Trabalhamos e corremos atrás de sonhos e objetivos, mas sempre devemos lembrar de encontrar um espaço na agenda para a família, os amigos, lazer, hobbies e todas as atividades que nos deixam felizes. A conta é simples: pessoas satisfeitas rendem mais, aproveitam melhor o tempo e são mais inspiradas. Vale o esforço.

Uma reflexão sobre 2016

19 dezembro 2016

Após algumas centenas de dias passados, chegam as últimas semanas de um ano em que as crises política e financeira do País ainda não deram trégua. A retração no mercado continuou e não deu para afrouxar o cinto. Enfrentamos muita pressão, dificuldades, recomeços e várias pedras no caminho. Mas, também houveram muitas conquistas, tanto na vida pessoal, como na profissional, não é mesmo? O que dizer de 2016?

Com o momento conturbado no Brasil, começamos o ano repensando sobre nossas carreiras. Foi preciso refletir sobre o que queremos para nosso futuro, como desejamos estar daqui a cinco anos. Também buscamos o nosso autoconhecimento e reprogramamos o nosso mindset para enfrentar o que vinha pela frente.

O resultado disso veio aos poucos. Alguns foram avaliados para serem promovidos a líderes, outros foram recomendados pelos seus clientes, secretárias assumiram a liderança e foram reconhecidas como grandes heroínas. Isso sem falar naqueles que travaram batalhas internas, vencendo a procrastinação e transformando tempo perdido em produtivo. Cada vitória mereceu ser celebrada e com certeza, ainda haverá muito o que comemorar.

Entretanto, nós sabemos muito bem que não foi fácil. Tratamos diversas objeções de clientes, contornamos as fofocas e as falhas na comunicação. Ainda estamos aprendendo a lidar com as diversas gerações dentro de uma empresa; porém, podemos dizer que conseguimos aumentar a confiança dos colaboradores e favorecer a formação de verdadeiras equipes.

Entre dificuldades e superações, uma das grandes lições deste ano que se encerra foi manter atitudes positivas. Mas, não pense em clichê, ou que sorrimos o ano inteiro. A ideia é ir além, tentando construir um ambiente de trabalho mais colaborativo, agradável e eficaz para driblar a crise, mantendo-se competitivo e bem-sucedido. O fato é que além disso tudo, já estamos vivenciando uma parte dos desafios e mudanças que vêm por aí no universo corporativo.

E já que transformações estão a caminho, que venham para melhor, fazendo de 2017 um ano com muitas realizações, cases de sucesso, promoções, conhecimento, alegrias e saúde para viver muita coisa boa!

Use o seu mindset para alcançar o sucesso

23 outubro 2016

A mudança do seu modelo mental pode abrir portas, alavancar a sua carreira e melhorar a sua vida

A sua mente favorece ou sabota os seus planos? A pergunta pode até soar estranha, mas reflita um pouco a respeito. Será que todo o seu esforço está sendo colocado de corpo e alma ou há algo que está atravancando a sua evolução? O cérebro humano é uma fabulosa máquina com poderes incríveis – inclusive o de ajudar ou arruinar as suas realizações. Por isso, é preciso saber usar o seu mindset para alcançar o sucesso.

Mindset significa, na livre tradução, configuração mental. É o modelo mental que define como você enxerga o mundo, baseado no seu conhecimento, vivência, valores e crenças. Por consequência, isso é refletido em suas ações e em sua personalidade. Um exemplo clássico: um copo com água preenchido até a metade está meio cheio ou meio vazio? Cada pessoa verá o recipiente à sua maneira, sem haver um consenso. E nessa brincadeira, não há certo e errado, apenas maneiras diferentes de ver a situação.

O mesmo vale ao encarar um problema. Alguns irão visualizá-lo como um desafio, um aprendizado. Já outros irão se lamentar, achar que é o fim do mundo, sinônimo de estresse. Nossa mente é capaz de definir quem somos e aonde vamos chegar – antes mesmo de tentarmos –, assim como dizia Henry Ford em uma de suas célebres frases: “Se você acha que pode ou pensa que não pode – você está certo”.

Sabendo isso, por que não utilizar essa poderosa ferramenta a nosso favor? Por que reclamar pelos cantos, se podemos ir lá e resolver? Muitas vezes, estipulamos metas e nos frustramos pela dificuldade em atingi-las – sem nos darmos conta de que, na verdade, nem nós mesmos acreditamos que seja possível realizá-las. O resultado mais comum disso é ficarmos na zona de conforto, amedrontados com a possibilidade do fracasso e dominados pelo pessimismo e as lamúrias de uma vida sem graça.

Para contornarmos essa situação, é preciso treinar, ou melhor, reconfigurar a nossa mente. Por essa razão falamos muito sobre atitudes positivas aqui no blog e o quanto pequenas ações podem mudar o seu universo. Lembre-se que a forma como enxergamos as coisas não é imutável e pode ser vista por um outro ângulo. Só assim conseguiremos nos dar conta de todo esse poder que carregamos diariamente em nossa cabeça e o quanto ele pode influenciar tanto nas nossas vitórias, como em nossas derrotas.

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